Przewodnik po liście liderów: Stwórz swój własny CRM w Excelu!
Czwartek, 7 grudnia 2023
Zarządzanie leadami jest jednym z najważniejszych procesów, które należy stosować, aby skutecznie pozyskiwać klientów. Poprzez organizowanie i śledzenie leadów, firmy pozyskują coraz więcej nabywców. Zatem, lead sprzedażowy oznacza zainteresowanie, jakie inna firma, klient lub kupujący wykazuje wobec Twojego produktu lub usługi. Czasami określenie, co dokładnie można uznać za "lead" może być nieco mylące dla działów obsługi klienta i marketingu.
leadem sprzedaży może być wszystko. Od małej komunikacji z bezpośrednią wiadomością na jednej z platform mediów społecznościowych, po szczegółową prośbę o zakup w wiadomości e-mail. Powinieneś traktować każdy komunikat od klienta poważnie i realizować go tak szybko, jak to możliwe. Z uwagi na fakt, że każdy lead sprzedażowy ma szansę na zysk dla Twojej firmy. Nieważne jak mały jest lead, zawsze może zakończyć się zakupem. Jednakże, określenie kryteriów, które leady należy śledzić i które leady należy traktować priorytetowo, będzie pomocne i przydatne dla Twojej firmy i pracowników. Oznacza to, że organizowanie i śledzenie leadów jest procesem, który powinien być brany pod uwagę przez każdy biznes.
Być może zastanawiasz się, dlaczego zarządzanie leadami jest ważne dla Twojej firmy. Można śmiało powiedzieć, że bez zarządzania i organizacji leadów sprzedażowych, wykonasz niewłaściwy pierwszy krok w celu osiągnięcia większych zysków. Albo raczej, nie podjąłbyś żadnych kroków w celu osiągnięcia sukcesu. Ponieważ taka organizacja Twoich leadów pomaga Ci skupić się na celu.
Bez żadnego zarządzania, będziesz marnować swoje zasoby, takie jak czas, pieniądze i pracowników na niewłaściwych ludzi; ludzi, którzy nie są zainteresowani Twoimi produktami lub usługami. Śledzenie leadów sprzedaży pozwoli Ci wydostać się z tych ślepych zaułków i pomoże Ci skupić się na klientach, którzy rzeczywiście chcą kupić Twoje produkty i usługi.
Śledzenie leadów nie tylko daje możliwość zwiększenia przychodów, ale również pomaga w alokacji zasobów finansowych. Śledzenie i organizowanie leadów sprzedażowych skutkuje szczegółowym "wielkim obrazem" Twoich spraw finansowych. Obejmuje on Twoje przychody, sprzedaż, budżet marketingowy, całkowite wydatki, itp.
Obliczanie ich i organizowanie każdego małego wydatku lub zysku finansowego ostatecznie pomoże Ci zrozumieć wzorce Twojej firmy, wyniki finansowe, a także lepiej przewidzieć przyszłość finansową Twojej firmy. Wyznaczając cele sprzedażowe, jednocześnie ograniczasz swój budżet wydatków.
Nie oznacza to, że zarządzanie leadami pomoże Ci w narzucaniu klientom swoich produktów. Ale pokaże Ci, na jakim etapie Twoi klienci odmawiają zakupu Twoich produktów i usług, a na jakim etapie przekonują się, że chcą je kupić. Na przykład, Twoje zarządzanie leadami sprzedażowymi pokazuje, że im później kontaktujesz się z klientami, tym mniej kupują oni produktów. Poprzez dostosowanie czasu kontaktu i obsługi klienta, będziesz w stanie osiągnąć większą sprzedaż, większą liczbę klientów i oczywiście większy zysk.
Sposób, w jaki zdecydujesz się śledzić i organizować swoje leady całkowicie zależy od Ciebie i potrzeb Twojej firmy. Zanim zbierzesz swoje leady i umieścisz je w arkuszu kalkulacyjnym w Microsoft Excel, najpierw zdecyduj, co Twoja firma ma teraz i jakie są jej potrzeby. Musisz ocenić aspekty swojej działalności związane z leadami sprzedażowymi, które zostały przedstawione poniżej:
Śledzenie i organizowanie leadów sprzedażowych w Excelu może obejmować zarówno podstawowy arkusz kalkulacyjny, jak i szczegółowe zarządzanie relacjami z klientami (CRM). Nawet jeśli CRMy mogą pomóc Ci w dłuższej perspektywie, są one droższym wyborem w porównaniu do systemów zarządzania leadami.
Poproś swoich przełożonych lub szefa działu budżetowego o przydzielenie niezbędnej i określonej kwoty pieniędzy na śledzenie i organizowanie leadów sprzedażowych. Wybór pomiędzy systemem zarządzania leadami a CRM zależy od budżetu, jaki otrzymasz oraz od gotowości firmy do zainwestowania wymaganej kwoty.
Jaka jest liczba Twoich rocznych klientów? Jaki jest cel firmy w odniesieniu do cytatów lub przychodów? Z iloma klientami firma ma do czynienia każdego roku? Odpowiedzi na te pytania pomogą Ci zdecydować się na system zarządzania leadami. W ten sposób można stworzyć plan śledzenia leadów sprzedażowych po określeniu celów finansowych firmy.
Podczas gdy Ty określasz cel finansowy firmy, musisz również dostosować do niego swoich pracowników. Śledzenie potencjalnych klientów i po komunikacji nie jest łatwe lub krótkoterminowe zadanie. Potrzebny jest zespół pracowników, którzy mogą wykonywać ciągłe telefony do potencjalnych klientów, niestrudzenie utrzymywać kontakt z e-mailami, analizować informacje i zawsze śledzić nowych klientów. Ludzie, których zatrudniasz i liczba osób w zespole określają Twoją gotowość do osiągnięcia celu firmy. Spraw, aby cel firmy stał się Twoim celem; wtedy będziesz go realizował w sposób bardziej zdecydowany i entuzjastyczny.
Rozwój każdego biznesu opiera się na analizie błędów popełnionych w przeszłości. Jeśli obecnie posiadasz system zarządzania leadami (lub system zarządzania relacjami z klientami), poszukaj jego słabych stron. Analizując to, co można poprawić, wskażesz problem. Innymi słowy, znajdź problem, a następnie znajdź rozwiązanie dla wspomnianego problemu.
Prawdopodobnie najważniejszą częścią śledzenia i organizowania leadów w Microsoft Excel jest proces nagrywania. Ale pytanie staje się: Które informacje chciałbyś nagrać? Jest to skomplikowany i trudny proces, aby dowiedzieć się, które informacje odnotować i zachować, a które nie. Zależy to od obszaru Twojej firmy, a informacje o kliencie, które należy zapisać, zmieniają się odpowiednio. Na przykład, można by pomyśleć, że rozmiar buta potencjalnego klienta nie jest ważny, prawda? Jednak, co jeśli jesteś producentem butów? Rozmiar buta swoich potencjalnych klientów byłby numerem jeden informacji, które można zachować w swoich zapisach. Ale niezależnie od tego, w jakiej dziedzinie działa Twoja firma, istnieją pewne informacje i dane kontaktowe potencjalnych klientów, które zawsze powinieneś zapisywać i przechowywać:
Po określeniu aspektów wymienionych w poprzednim rozdziale, możesz rozpocząć proces śledzenia leadów. Jednak w zarządzaniu leadami chodzi przede wszystkim o podejmowanie decyzji i stosowanie ich w swojej pracy. Dlatego też kolejną ważną decyzją, jaką musisz podjąć, jest sposób importowania danych do arkusza kalkulacyjnego.
Dziś, w erze cyfrowej, istnieje niezliczona ilość aplikacji, narzędzi online i oprogramowania firm trzecich, które umożliwiają importowanie i wprowadzanie danych do arkusza kalkulacyjnego. Jednak najczęściej używanymi i przydatnymi programami są Microsoft Excel i Google Sheets. Podczas gdy Excel jest bardziej tradycyjnym sposobem, Google Sheets oferuje wiele różnych podejść do importowania danych z zewnętrznych aplikacji i oprogramowania. Przyjrzyjmy się różnym sposobom importowania danych do arkusza kalkulacyjnego przy użyciu Microsoft Excel lub Google Sheets.
- Być może najbardziej podstawowym, ale też najbardziej prymitywnym podejściem, jakie możesz zastosować, jest ręczny sposób importowania danych. Oznacza to ręczne, jedno po drugim wprowadzanie wszystkich danych z zewnętrznego źródła. Jest to również najbardziej czasochłonna i energochłonna metoda importowania danych w arkuszu kalkulacyjnym. Jedyny sposób, w jaki ta metoda wydaje się być zrozumiała do zastosowania, to jeśli przenosisz swoje dane z kartki papieru do arkusza kalkulacyjnego. W przeciwnym razie staraj się unikać tego rozbudowanego i uciążliwego sposobu umieszczania wszystkich danych w arkuszu kalkulacyjnym.
- Microsoft Excel posiada prawie ponad 400 funkcji, które ułatwiają i przyspieszają proces wprowadzania danych. Excel jest świetny w tworzeniu podstawowych systemów przetwarzania danych, dlatego przyda się również podczas śledzenia i organizowania leadów sprzedażowych.
- Jeśli uważasz, że wbudowane funkcje Excela nie są wystarczające do pomyślnego zaimportowania danych, zawsze możesz spróbować użyć dodatków i innych narzędzi, takich jak szablony innych firm.
Wyobraź sobie szablon śledzenia ołowiu, który można utworzyć podstawowe, ale profesjonalne tabele. A także zapewnia rozwijane menu, dzięki czemu można łatwo wybrać i zaktualizować sprzedaży "Status" i "Postęp komunikacji" z klientem. Teraz wyobraź sobie, że ten szablon jest darmowy. Wydaje się to niemożliwe, prawda? Właściwie, to nie jest! Ten szablon listy ołowiu oferuje rejestrowanie i śledzenie danych klientów w celu śledzenia leadów sprzedaży. Jest kompatybilny zarówno z urządzeniami Windows jak i Mac bez konieczności instalacji, natychmiast gotowy do użycia po pobraniu. A także, jest całkowicie darmowy!
- Inną opcją importowania danych do Excela jest importowanie ich poprzez bazę danych. Jeśli klikniesz "Dane" w prawym górnym rogu na pasku narzędzi, zobaczysz opcję "Pobierz dane zewnętrzne". Jest to główne narzędzie do importowania danych z bazy danych. Możesz zaimportować swoją bazę danych z Microsoft Access, z dowolnej strony internetowej, z tekstowej bazy danych lub z innych źródeł (stron trzecich).
Ręczny proces wprowadzania danych do aplikacji jest prawie taki sam w obu programach, jednak po wprowadzeniu danych, są one jednocześnie zapisywane i przesyłane do chmury w Google Sheets. Oznacza to, że bez konieczności pamiętania o zapisywaniu lub aktualizowaniu dokumentu, jest on zapisywany na serwerach Google; dzięki temu staje się dostępny z każdego urządzenia cyfrowego, na którym można się zalogować do konta Google.
Jednym z najbardziej popularnych jest Supermetrics. Jest on przeznaczony do importowania danych z wielu różnych platform mediów społecznościowych, takich jak Facebook, Twitter, Instagram, Reddit, itp., a także platform reklamowych, takich jak Google Adwords i Facebook Ads. I to jest super łatwe w użyciu. Wystarczy go zainstalować, wybrać platformę, którą chcesz zaimportować swoje dane i dokonać zapytań. I nawet jeśli nie jest otwarty, Supermetrics planuje automatyczne odświeżanie i aktualizacje danych, które zaimportowałeś.
To samo, co w przypadku Microsoft Excel. Ponownie, jeśli używasz dodatku Supermetrics Sheets, możesz również importować dane z serwera SQL.
Jeśli przechowujesz swoje dane w formacie XML, HTML, RSS lub w formacie CSV, możliwe jest również zaimportowanie danych w nich zapisanych do arkusza kalkulacyjnego Google Sheets. Oznacza to, że możesz wprowadzić dane z postów na blogu, opisów produktów z różnych sklepów internetowych i ogólnie adresów URL.
Jeśli znasz się na technicznej stronie importowania danych, możesz użyć opartego na chmurze narzędzia skryptowego Google Apps Script (które jest również językiem programowania), aby napisać kod w celu zautomatyzowania różnych zadań i ułatwienia sobie tego procesu.
To są sposoby na stworzenie arkuszy kalkulacyjnych składających się z podstawowych tabel z zaimportowanymi danymi. Jeśli jednak chcesz, aby Twoja lista leadów była wieloarkuszową i szczegółową listą leadów sprzedażowych, możesz przejść do tworzenia systemu zarządzania relacjami z klientami (CRM).
Krótka odpowiedź brzmi: tak! Jednak, aby używać Microsoft Excel jako CRM, musisz zrozumieć, co to jest CRM i co robi. Mówiąc prościej, CRM nie różni się od agendy lub planisty, który był używany w latach 80-tych. Chociaż koncepcja jest taka sama, z rozwojem w erze cyfrowej, funkcje i użyteczność koncepcji jest bardzo praktyczne.
CRM dąży do dostępności z dowolnego urządzenia cyfrowego, łączność z zespołem pracowników, dokładne i szczegółowe raporty analityczne, szeroki katalog dostosowywania, aby zapewnić spełnienie wymagań firmy. Oferuje również bezpieczeństwo wrażliwych danych i automatyzację ułatwiającą proces.
Teraz, jest to możliwe, aby korzystać z programu Microsoft Excel jako CRM, jednak istnieją plusy i minusy tej integracji:
+ Excel jest najbardziej znanym programem arkuszy kalkulacyjnych na całym świecie. Każda firma księgowa i każdy sprzedawca zapisuje i śledzi ich klientów i szczegóły firmy w tym samym kształcie lub z w Excelu.
+ Można pobrać i zintegrować nieskończoną ilość szablonów w celu poprawy systemu CRM. Możesz znaleźć niektóre z tych szablonów, aby pomóc Ci stworzyć swój system CRM poniżej.
+ Chociaż jest to pierwotnie narzędzie arkusza kalkulacyjnego, jest znacznie tańsze, zwłaszcza w porównaniu do swoich konkurentów, takich jak skomplikowane oprogramowanie CRM.
+ Jak wspomniano, inne aplikacje i narzędzia CRM są złożone i prawie wszystkie z nich są zbudowane dla profesjonalistów w biznesie. Excel jest zbudowany dla każdego, aby łatwo się nauczyć i zacząć go używać, nawet jeśli chcesz go używać jako CRM.
- Być może jedyną i najważniejszą cechą, której brakuje programowi Microsoft Excel jest możliwość współpracy. Musisz zapisać i wysłać pliki .xls lub .xlsx, aby współpracować między zespołem pracowników. Brakuje również opcji jednoczesnej edycji na żywo i współpracy nad tym samym plikiem.
Vertex42's CRM Template oferuje szeroki zakres tabel. Możesz wprowadzać i dostosowywać swoje dane w Contact Log, Sales Log i Contact Details. Zapewnia również tabelę tylko dla członków zespołu, dzięki czemu można łatwo przypisać pracowników do różnych ról i szczegółowo określić liczbę klientów, z którymi mają do czynienia. Szablon jest również darmowy, możesz go pobrać już teraz i używać w Excelu jako swojego CRM!
Chandoo's różne szablony Sales Dashboards od różnych deweloperów oferują wiele wersji tej samej koncepcji. Niektóre z nich mają dynamiczne i automatycznie aktualizowane pulpity, inne oferują mniej wizualnych wykresów i skupiają się na czytelności danych. Przeczytaj ich opisy, wybierz ten, który Ci się podoba i pobierz go. Większość z nich jest również darmowa!
TemplateLAB również oferuje różne szablony CRM, ale ich projekt jest oparty głównie na prostocie importu danych. Możesz wprowadzać dane tylko w kolumnach i rzędach bez możliwości zintegrowania wykresów.
Szablon Excel Lead List Someka do śledzenia leadów sprzedaży ma ramy do śledzenia listy kontaktów, jak również dostosowywania dla każdego menu rozwijanego, z którym się spotkasz. Czysty, ale profesjonalny projekt jest również eksportowane jako PDF, jak to jest w przypadku każdego szablonu Someka. I jest on całkowicie darmowy do pobrania już teraz!
Mimo, że szablony Excel, które zostały przedstawione w poprzednim rozdziale, bardzo Ci pomogą, istnieją pewne elementy CRM, które powinieneś uwzględnić w Excelu.
- Dziennik zadań: Aby śledzić swoje spotkania, zadania, pracowników i - oczywiście - swoje leady, potrzebujesz listy. Pomyśl o niej jak o "liście rzeczy do zrobienia". Pomoże Ci to, po pierwsze, zaangażować pracowników i być na tej samej stronie co oni. A później, gdy masz do czynienia z klientami, możesz łatwo śledzić, co robić dalej. Jeśli szukasz szablonu Excel dla dziennika zadań, spróbuj skorzystać z szablonu Team To Do List Template firmy Someka. Jest on wypełniony funkcjami, takimi jak możliwość comiesięcznego śledzenia zadań i osiągnięć Twoich pracowników. Posiada również gotowe do użycia zadania i wizualny wykres postępu. A co najlepsze? Jest darmowy!
- Calendar Sheet: Jak wspomniano w tym wpisie na blogu, CRM-y mogą być również postrzegane jako kalendarz. Someka's Automatic Schedule Planner oferuje widok miejsc pracy i pełny widok kalendarza w swoim unikalnym automatycznym generatorem harmonogramu w programie Excel. Jest to oszczędność czasu, ponieważ prawie każde działanie w nim jest zautomatyzowane i jest to również oszczędność pieniędzy, jak również ze względu na fakt, że jest tańszy w porównaniu do innych narzędzi kalendarzowych.
- Śledzenie płatności: Sekcja śledzenia płatności może być podobna do systemu Enterprise Resource Planning (ERP). To może być trochę skomplikowane i zbyt szczegółowe dla Ciebie, aby włączyć do już zatłoczonego systemu CRM. Jeśli chcesz dodać system ERP do swojego CRM, jak również, można użyć Someka's obszerne Small Business ERP Template. Oferuje on przyszłe cele sprzedażowe i leady dla Twojej firmy, jak również koszty produktów, faktury i rejestry zakupów.
- Arkusz zarządzania kanbanem/projektem: Musisz śledzić swoje projekty i ważne wydarzenia, aby stworzyć szczegółowy system CRM. Someka posiada już darmowy szablon Excel Kanban Board, który możesz pobrać i wykorzystać. Posiada on zaawansowane raporty analityczne towarzyszące szczegółowemu trackerowi dla różnych procesów.
Możesz używać Microsoft Excel jako głównego systemu zarządzania leadami. Z drugiej strony, możesz również używać Excela jako systemu zarządzania relacjami z klientami. Albo nawet możesz utrzymywać dane swoich klientów jako bazę danych w arkuszach kalkulacyjnych Excel. Najlepszą częścią korzystania z programu Microsoft Excel w procesach księgowych i finansowych jest to, że masz możliwość robienia wszystkiego, co chcesz. Powinieneś zaplanować i oprzeć swoje procesy na wymaganiach i potrzebach Twojej firmy. A Excel poprowadzi Cię po drodze.
