Niedziela, 17 października 2021

Samouczek schematu blokowego: Najczęstsze pytania, typy, narzędzia i porady!

4 października 2021

Schemat blokowy to graficzna reprezentacja, która przedstawia przepływ pracy w firmie, kluczowy proces biznesowy lub rozwiązanie problemu. Dzisiaj, diagram przepływu może być uważany za podstawowe narzędzie biznesowe dla firm do dokumentowania, badania, planowania i lepszej komunikacji z łatwymi w użyciu systematycznymi diagramami.

Postęp dowolnego tematu może być pokazany poprzez użycie pól, strzałek, trójkątów (lub dowolnego kształtu, który chcesz użyć). Może to być narzędzie techniczne, którym możesz podzielić się z kolegami lub przełożonymi. Z drugiej strony, może to być zwykłe narzędzie z prostymi diagramami, które pozwolą Ci podzielić się swoją wizją z publicznością.

Jakie są korzyści z tworzenia diagramu przepływu?

  • Systematyczna reprezentacja wizualna

Kluczową zaletą korzystania z diagramu przepływu jest możliwość wizualnego zademonstrowania poprawy, progresji lub dowolnej sekwencji, przez którą przechodzi Twoja organizacja. Ponadto, nie będziesz miał do czynienia ze stosami papieru lub długimi slajdami prezentacji. Wiele szczegółowych diagramów można umieścić tylko w jednym dokumencie. Możesz przedstawić przebieg pracy w firmie, jej postęp lub nawet niepowodzenie, w sposób łatwy do napisania i przeczytania zarówno przez pracowników, jak i pracodawców. Ponadto, wszystkie dokumenty, które stworzyłeś, będą mogły być udostępniane klientom, klientom i ogólnej publiczności, aby zwiększyć sprzedaż.

  • Ułatwiona komunikacja

Kto chce spędzić swój poranek z niepotrzebnego spotkania, gdy może to być łatwo e-mail? Nikt! Tak więc, przy użyciu schematów blokowych, zespoły mogą łatwo komunikować się między sobą i między sobą, bez czynienia z bezużytecznymi i skomplikowanymi briefingami. Wyjaśnienie procesu pomaga członkom zespołu zrozumieć i usprawnić ich pracę. Ponadto, ta wizualna metoda daje każdemu pracownikowi szansę na zaoszczędzenie czasu.

  • Analiza każdego procesu

Schematy przepływu mogą pokazać "czym jest proces", "jak można go usprawnić" i co najważniejsze "jakie kroki należy podjąć, aby to usprawnienie osiągnąć". Poprzez analizę danych organizacji, opcje każdego procesu organizacji mogą być wyraźnie widoczne i zrozumiałe dla wszystkich. Szczególnie pomaga to analitykom w skutecznym uświadomieniu sobie decyzji i wyborów firmy w sposób wizualny.

  • Koordynacja pomiędzy wszystkimi

Schematy przepływu są kluczowym narzędziem dla kierowników projektów, niezależnie od dziedziny działalności firmy lub organizacji. Możliwość zaplanowania wydarzeń i przypisania ludzi bez obaw zmniejsza ryzyko niepowodzenia. Pomagają one kierownikom projektów zaoszczędzić czas i zasoby poprzez usunięcie zbędnych elementów procesu. Dodatkowo pomaga freelancerom lub często pracującym pracownikom lepiej zorientować się "co należy zrobić" lub "jakie działania należy podjąć".

  • Efektywność pracy

Te korzyści z komunikacji i koordynacji oczywiście ujawnią się, gdy spojrzymy na efektywność pracy Twoich pracowników. Diagramy zawierają listę wszystkich niezbędnych kroków, które pracownik może wykonać. Pozbawiają go więc każdego bezcelowego szczegółu. A w procesie usuwania zbędnych elementów, eliminuje również możliwość popełnienia błędu. Diagram przepływu jest wizualną reprezentacją wymagań, które należy spełnić, aby osiągnąć sukces w każdym procesie.

  • Problemy i rozwiązania

Jak już wspomniano, schematy blokowe są zawsze przydatne, aby rozróżnić kierunki działania dla każdego problemu. Jeśli problem jest wizualnie widoczny dla pracowników, łatwiej jest znaleźć rozwiązanie.

  • Sformalizowana dokumentacja

Nie będziesz pracował z entuzjazmem, patrząc na nudne, bezbarwne i skomplikowane wykresy na kartce papieru. Jednak dzięki schematowi blokowemu możesz przeglądać ważne elementy swojej firmy na dowolnym urządzeniu technologicznym, które preferujesz. A nawet jeśli chcesz go wydrukować, możesz to łatwo zrobić!

Jak wykresy przepływu są używane w różnych dziedzinach:

W dziedzinie edukacji, można:

  • Planować sylabusy
  • Ustanowić kurs dla klasy
  • Pomóc studentom spełnić ich wymagania akademickie
  • Tworzyć prezentacje
  • Zorganizować projekt grupowy
  • Projektować, przygotowywać i organizować zadania domowe
  • Strukturyzuj przykłady kreatywnego pisania
  • Pokaż rozwój postaci w literaturze lub filmie
  • Naucz algorytmów naukowych
  • Opisywać procesy biologiczne, chemiczne i fizyczne.

W sprzedaży i marketingu, możesz:

  1. Zaplanować ankietę (jej pytania, proces i wyniki)
  2. Zbudować prezentację handlową
  3. Badać strategie marketingowe
  4. wykrywać potencjalne niedociągnięcia
  5. Przetwarzać dane
  6. Analizuj satysfakcję klienta
  7. Identyfikuj punkty marnotrawienia zasobów
  8. Wskaż punkty zbędnych wydatków
  9. Pokazać przepływ sprzedaży (wzrost lub spadek)

W sektorze finansowym możesz:

  • Ustanowić zasady i porządek w firmie
  • Zademonstrować codzienną rutynę pracownika (lub pracowników)
  • Uświadomić sobie, jakie kroki podejmuje odwiedzający stronę internetową firmy
  • Zorientować się, jaką drogę pokonuje klient w sklepie
  • Zdobądź niezbędne dokumenty w każdym procesie biznesowym firmy
  • Przeprowadzić audyt działu lub samej firmy
  • Osiągnąć udany proces zarządzania danymi

W produkcji, możesz:

  • Wskazać składniki produktu
  • Wizualizować proces produkcyjny od początku do końca
  • Odkryć problemy i obszary, w których firma ma braki
  • Rozwiązać wszelkie nieefektywności
  • Projektować produkty
  • Unowocześniać proces produkcji w oparciu o stale rozwijającą się technologię
  • Przedstawić nowy produkt publiczności
  • Pokazać pracownikom i klientom, jak korzystać z nowego produktu

Jakie są podstawowe symbole diagramu przepływu?

  • Owal

Owalny kształt jest używany do pokazania początku lub końca procesu. Czasami jest on również znany jako "terminator". Nie należy jednak zapominać, aby używać tego kształtu zarówno na początku procesu, jak i na jego końcu.

  • Prostokąt

Prostokąt reprezentuje każdy krok, który jest diagramem przepływu pracy, usprawnienia lub dowolnego procesu ustalania. Kształtu prostokąta można używać w każdym kroku procesu, np. w podstawowych zadaniach lub prostych czynnościach.

  • Strzałka

Strzałka jest używana w celu prowadzenia osoby, która śledzi dokument. Strzałki są "przewodnikiem" po wykresach i diagramach: sprawiają, że wszystko wygląda czysto i podkreślają pewne punkty.

  • Diament

Kształt diamentu wskazuje, że aby ruszyć do przodu w dokumencie, potrzebna jest decyzja. Decyzja ta może być prostym pytaniem typu "tak lub nie" lub może być bardziej złożona, która wymaga czasu i kontemplacji dla osoby, która ją podejmie.

Jakie są różne rodzaje schematów blokowych?

  • Wykresy przepływu dokumentów

Te rodzaje wykresów pokazują przepływ papieru między różnymi działami. Celem tego systemu przepływu dokumentów jest pokazanie kontroli i operacji unikalnych dla każdego z działów w organizacji. Są one kluczowym narzędziem, zwłaszcza dla analityków dla firmy. Ponieważ pomagają one analitykom zrozumieć i zapisać różne rodzaje procesów pracy zachodzących w firmie. W szczególności muszą być czytane od lewej do prawej. Powodem tego jest wskazanie przepływu pracy przez różne jednostki w firmie.

  • Wykresy przepływu danych

Schematy przepływu danych to wizualna reprezentacja przepływu danych wewnątrz systemu informacyjnego firmy. Te rodzaje wykresów są specjalnie zaprojektowane, aby pokazać transmisję danych przez kanały wewnątrz systemu informacyjnego. Zaznaczone kanały pokazują procesy przepływu danych, przechowywanie danych oraz podmioty zewnętrzne dotyczące danych firmy. Pomaga to stworzyć obraz przeglądu systemu bez zagłębiania się w niepotrzebne szczegóły danych i informacji. Schematy przepływu danych są również znane jako diagramy przepływu danych (DFD).

  • Wykresy przepływu systemu

Tego rodzaju diagramy przedstawiają przepływ danych przez elementy systemu, jak również decyzje dotyczące kontroli danych. Działania te obejmują wprowadzanie danych, włączanie programów, nośników, procesorów i sieci wewnątrz systemów. Tego typu wykresy po prostu "identyfikują urządzenia, które mają być użyte". Na przykład: Nowoczesny samochód. Schemat przepływu systemu samochodowego może przedstawiać mechanizm tempomatu poprzez włączenie diagramu przepływu paliwa do silnika. Skuteczne działanie czujników prędkości i sposób reagowania układu silnika w przypadku, gdy samochód przyspiesza. Wszystkie te działania można szczegółowo opisać na schemacie systemowym, aby mechanizm tempomatu działał prawidłowo.

  • Schematy blokowe procesów

Schematy przepływu procesów lub znane również jako diagramy przepływu procesów (PFD) są używane do demonstrowania procesów wysokiego poziomu w inżynierii chemicznej i procesowej. Przedstawiają one wizualnie ważne zależności pomiędzy głównymi komponentami w przedsiębiorstwie. Poprzez diagramy przepływu koncentrują się one na głównych i ważnych wydarzeniach i procesach. W PFD nie będzie można znaleźć drobnych i trywialnych szczegółów.

  • Diagramy przepływu programu

Tego rodzaju wykresy są zaprojektowane w celu dostarczenia symboli graficznych, które reprezentują zakodowane instrukcje. Ilustrują one wewnętrzne kontrole w ramach systemu. Cztery kluczowe symbole są używane do tworzenia diagramu przepływu programu. Symbole te to początek, proces, decyzja i koniec. Pomagają one w szczególności twórcom oprogramowania i programistom komputerowym lokalizować, naprawiać i aktualizować błędy i usterki w napisanym przez nich kodzie.

  • Model i notacja procesów biznesowych

Ta metoda znana po prostu jako BPMN jest używana do przedstawiania sekwencji i przebiegu procesów biznesowych w organizacji. Szczegółowo przedstawia działalność biznesową firmy i jej sprawy finansowe. Pomaga pracownikom i pracodawcom w uświadomieniu sobie, jakie dokładnie kroki podejmuje firma. BPMN jest szczególnie pomocny dla analityków, kierowników projektów, księgowych i konsultantów biznesowych.

Jak stworzyć schemat blokowy?

Udany flowchart powinien być przedstawiony w sposób zorganizowany. Powinien przekazywać informacje w sposób szczegółowy, ale nieskomplikowany. Poniżej znajdziesz podstawowe kroki, jak go stworzyć:

  1. Określ swój cel

Zanim narysujesz kształt lub nawet linię, musisz zdecydować o swoim celu. Co chcesz osiągnąć za pomocą tego dokumentu? Odpowiadając na to pytanie, możesz przejść do następnego kroku.

  1. Zrób research

Schematy blokowe muszą być szczegółowe i dokładne, a jednocześnie nie na tyle zagmatwane, aby żadna osoba nie mogła ich zrozumieć patrząc na nie i czytając je. Możesz być ekspertem w temacie i rodzaju wykresu, który tworzysz, jednak pamiętaj, że nie każdy człowiek ogarnął temat.

  1. Zdecyduj o zakresie

Może się okazać, że masz więcej danych i informacji niż potrzebujesz. Możesz usunąć i zmienić niektóre elementy, aby nie wprowadzać niepotrzebnego bałaganu. Określ, co "muszą" wiedzieć, a nie co "chcieliby" wiedzieć w swoim wykresie i dopiero wtedy możesz zdecydować o wielkości i pojemności.

  1. Określ kolejność zdarzeń i decyzji

Schematy przepływu powinny być w porządku chronologicznym, niezależnie od tematu, rodzaju i elementów, które w nich zawrzesz. Dlatego ważne jest, aby ustalić oś czasu. Aby to osiągnąć, możesz porozmawiać z uczestnikami, przetworzyć dane i przejrzeć relacje z przeszłości.

  1. Zorganizuj... wszystko!

Teraz, gdy masz już wszystkie niezbędne elementy, nadszedł czas na ich uporządkowanie i ułożenie. Należą do nich szczegóły procesu, decyzje, dane i informacje, pytania wielokrotnego wyboru, wejścia i wyjścia.

  1. Konstruowanie diagramów

Możesz rysować i tworzyć swoje kształty. Możesz to zrobić ręcznie, rysując wszystko jeden po drugim, jednak w dalszej części tego wpisu na blogu znajdziesz o wiele łatwiejsze sposoby tworzenia diagramów na platformach cyfrowych.

  1. Zatwierdzaj każdą informację

Spraw, aby ludzie potwierdzili dane i informacje, które zawarłeś. Upewnij się, że nie popełniłeś żadnych większych lub mniejszych błędów, nie pominąłeś niczego ważnego lub nie pominąłeś żadnych ważnych lub kluczowych wydarzeń lub decyzji.

Narzędzia online a Microsoft Excel

Istnieje wiele różnych generatorów wykresów przepływu, które można znaleźć online, darmowe i płatne usługi. Kilka różnych programów zostanie przedstawionych w tym rozdziale wraz z ich zastosowaniem, platformą i ceną. Wtedy porównanie tych narzędzi online z programem Microsoft Excel będzie o wiele łatwiejsze.

Jednym z wielu narzędzi online, które można znaleźć jest Edraw firmy Wondershare. Możesz tworzyć diagramy przepływu, diagramy przepływu danych i BPMN, który został wspomniany powyżej. Może być używany na platformach Windows, Mac i Linux. Jednak jego wadą jest to, że jego cena waha się od $29 do $145. Ponadto, jak każde narzędzie online posiada również miesięczną opłatę abonamentową. Ponadto, być może największą wadą tego programu jest brak integracji oprogramowania i programów, z którymi projektanci są zaznajomieni.

Draw.io to kolejne narzędzie online, do którego dostęp można uzyskać tylko w przeglądarce. Udostępnia generatory flowchartów, diagramów procesów i diagramów sieciowych. Jego zastosowanie w działach jest bardzo szerokie. Projektanci, programiści i analitycy korzystają z tego narzędzia online. Ponadto, jak to bywa w przypadku stron kończących się na ".io", jest ono darmowe. Chociaż jest kompatybilny ze wszystkimi urządzeniami cyfrowymi i wszystkimi przeglądarkami, jego metoda "przeciągnij i upuść" jest zbyt prosta dla ekspertów i profesjonalistów, aby z niej korzystać.

Gliffy jest również narzędziem online do budowania diagramów metodą "przeciągnij i upuść". Jego cechy i funkcje, w rzeczywistości, reprezentują zakres, który nie jest często spotykany w narzędziach online wbudowanych w przeglądarkę. Posiada intuicyjny interfejs użytkownika (UI), płynny import obiektów i kształty, które łatwo się zatrzaskują. Jednak jego dostosowanie brakuje w zakresie kolorów i kształtów, które zapewnia. Ponadto, może być nieco zbugowany, gdy jest używany w przeglądarce Google Chrome. Dodatkowo, Gliffy używa miesięcznej płatnej metody subskrypcji z $4.99 miesięcznie.

Być może zastanawiasz się, jaki jest najlepszy program do tworzenia wykresów przepływu. Bez wątpienia jest to Microsoft Excel. Po pierwsze, nie ma krzywej uczenia się dla Excela. Każda firma, duża czy mała, używa Excela i jej pracownicy powinni być z nim zaznajomieni. Następnie, niektóre z programów, które trzeba pobrać nie są kompatybilne z urządzeniami Mac.

Jednak Excel jest kompatybilny z każdą platformą. Nie musisz uczyć się skomplikowanych narzędzi dla programów lub radzić sobie z prostą konstrukcją narzędzi typu "przeciągnij i upuść". Wszystko, co musisz zrobić, to umieścić swoje dane i informacje, a Excel zajmie się tym! Możesz tworzyć swoje diagramy przepływu tylko za pomocą jednego kliknięcia przycisku. Ponadto, jeśli chcesz zmienić jakiekolwiek dane, informacje, kształt lub kolor w dokumencie, nie musisz robić wszystkiego od nowa. Możesz po prostu zmienić to, co chcesz zmienić, a Excel zaktualizuje to dla Ciebie!

Zalety korzystania z wykresów przepływu:

Flowcharts są łatwe do tworzenia narzędzi dla niezależnie od wielkości lub dziedziny działalności jest. Jest to jeden z najważniejszych instrumentów w celu określenia lub szczegóły dowolnego tematu w sposób wizualny. Nie tylko zapewnia Twoim pracownikom lub pracodawcom wizualną przejrzystość, której potrzebują, ale także może pokazać Ci niektóre z ważnych aspektów Twojego tematu, które mogłeś przeoczyć.

Każda firma potrzebuje odpowiedniej dokumentacji dla każdego projektu dla każdego działu. Zapisy te są bardzo ważne, aby zachować i przeglądać później, jeśli wystąpi jakikolwiek problem wewnątrz firmy. Tak więc, wykresy i diagramy reprezentują decyzje firmy, wydarzenia, wybory i relacje.

Schematy przepływu są używane do przetwarzania informacji, aby uczynić je strawne. W ten sposób nie ma zamieszania, nie ma skomplikowanych diagramów i nie ma błędów. Jeśli relacje i komunikacja pomiędzy wszystkimi w firmie jest jasna jak tylko może być, wtedy ryzyko potencjalnych błędów maleje.

Poniżej znajdziesz kilka wskazówek, które mogą sprawić, że procesy te staną się dla Ciebie łatwiejsze i płynniejsze:

  1. Zdecyduj o swojej publiczności zanim zaczniesz. Każdy diagram, który tworzysz i każda prezentacja, którą przygotowujesz ma swoich odbiorców.
  2. Nie skupiaj się tak bardzo na szczegółach. Wykresy są tworzone po to, aby przekazać komuś informację lub decyzję. Nikt nie chce czytać zbędnych szczegółów w dokumencie biznesowym, dlatego należy umieszczać tylko ważne informacje.
  3. Edytuj swój wykres. Możesz zmienić mniejsze lub większe szczegóły, jeśli Twój wykres wymaga aktualizacji lub uaktualnienia. Jego przepływ jest najważniejszym czynnikiem, aby był udany i łatwy do odczytania.
  4. Nie należy ściskać każdego kształtu, szczegółu lub danych w tej samej przestrzeni. Możesz rozbić wykresy i informacje na różne strony i diagramy.
  5. Nie zapominaj o znaczeniu symboli. Symbole - o których była mowa w poprzednim rozdziale - mogą być postrzegane jedynie jako element "stylu". Jednak ich funkcja jest kluczowa. Każdy kształt coś reprezentuje i dostarcza czytelnikowi informacji.

Podsumowanie i darmowe szablony

  • Szablon Oceny Ryzyka posiada łatwy w użyciu formularz zarządzania ryzykiem, dzięki któremu możesz wyszczególnić wszystkie potencjalne ryzyka i ich wpływ na Twoją firmę. Ma również profesjonalny wygląd i projekt dla ekspertów i profesjonalistów. Jest kompatybilny zarówno z urządzeniami Windows jak i Mac, bez potrzeby instalacji. Możesz po prostu pobrać za darmo i zacząć używać go natychmiast.
  • Kanban Board Excel Template ma zautomatyzowany Kanban Board specjalnie zaprojektowany do użytku w programie Microsoft Excel. Posiada również zaawansowany mechanizm raportowania z dynamicznymi wykresami. Jego łatwe w użyciu filtry pozwalają Tobie i wszystkim patrzącym na wykresy zobaczyć ogólną wydajność pracowników. Ponadto, jak to bywa w przypadku szablonów Someka, działa zarówno na systemach operacyjnych Mac jak i Windows.
  • Stock & Inventory Tracker ma wszystko, czego szukasz, jeśli chodzi o inwentaryzację Twojej firmy. Posiada swój własny Simple Inventory Tracker w Excelu. Posiada również pulpit nawigacyjny, abyś mógł zobaczyć stan zapasów w Twojej firmie. Dodatkowo, można korzystać z ogólnego raportu zapasów, jak również i zobaczyć każdy produkt i jego ilość na jednym raporcie. Zawiera on również sekcje dla list pozycji, sprzedaży, otrzymanych produktów, jednostek, kodów produktów i kategorii pozycji w inwentarzu. Jest darmowy i gotowy do użycia tylko poprzez pobranie!
  • Eisenhower Matrix Template posiada łatwą do wypełnienia sekcję danych. Dzięki temu możesz umieścić swoje dane bez obaw, a szablon Someka zapewni Ci kolumny "ważne" i "pilne". Ten szablon jest specjalnie zaprojektowany dla Ciebie, aby utrzymać swoją listę rzeczy do zrobienia w ryzach. Ponadto, jeśli chcesz wydrukować swoją zorganizowaną listę rzeczy do zrobienia i nosić ją przy sobie, możesz to zrobić. Produkty Someka są zawsze w pełni gotowe do druku dla Ciebie i Twojej firmy!

Jeśli chcesz wydrukować swoją zorganizowaną listę zadań, to możesz ją wydrukować i mieć zawsze przy sobie. Kształty, kolory, typy, etykiety decyzyjne są w zasięgu Twojej ręki! Można by pomyśleć, że to wystarczy dla narzędzia flowchart, jednak Someka's Automatic Flowchart Maker zapewnia dostosowanie ustawień kształtu, szerokości i wysokości, wielkości szczeliny, pionowego i poziomego kierunku kształtów i wielkości czcionki.

Na dodatek, jeśli chcesz użyć narzędzia przeciągnij i upuść, można wybrać do edycji wykresu, jak również. Zapewnia również jasne, na arkuszu instrukcje z włączeniem i wyłączeniem funkcji. Jest kompatybilny zarówno z urządzeniami Mac i Windows bez konieczności instalacji. Można go pobrać i używać go w programie Microsoft Excel. Co więcej, jest znacznie tańszy niż jego alternatywy. A film informacyjny o Someka's Automatic Flowchart Maker można znaleźć tutaj.

Każdy flowchart jest inny, oczywiście, ale wszystkie składają się z tych samych elementów: Analiza, dokumentacja, standaryzacja i komunikacja. Pojęcia te, jeśli zostaną właściwie i skutecznie wykorzystane, doprowadzą Cię do udanego procesu tworzenia wykresów i diagramów.