20 najczęściej zadawanych pytań o pracę w Excelu dla świeżych absolwentów
Czwartek, 7 grudnia 2023
Znalezienie pracy, zakwalifikowanie się na to stanowisko i ugruntowanie swojej pozycji w sektorze finansowym to trudne zadania do wykonania. Jeśli dodamy do tego "bycie świeżo upieczonym absolwentem", zadania te mogą stać się o wiele trudniejsze do wykonania. Możesz być bardzo chętny do rozpoczęcia pracy w danej firmie. Być może jesteś entuzjastycznie nastawiony do założenia własnej firmy ze świeżym start-upem. A może jesteś zdeterminowany, aby rozpocząć pracę jako stażysta i zdobyć doświadczenie w programie stażowym. Niezależnie od Twoich marzeń i aspiracji, Twoje wyniki testów lub GPA nie wystarczą, aby dostać się do firmy w sektorze finansowym. Bez procesu rozmowy kwalifikacyjnej, pozostałe informacje będą bezużyteczne.
Faza rozmowy kwalifikacyjnej może być nieco przerażająca i śmiała dla świeżo upieczonych absolwentów poszukujących zatrudnienia. Jednak bez względu na to, o jakie stanowisko się ubiegasz (analityk finansowy, konsultant finansowy czy stażysta), zostaniesz zapytany o Microsoft Excel. Będą chcieli sprawdzić, jak dużo o nim wiesz i jak dobrze potrafisz go obsługiwać.
W tym wpisie na blogu znajdziesz 20 pytań dotyczących programu Microsoft Excel, które mogą pojawić się na rozmowie kwalifikacyjnej. Jeśli jesteś świeżo upieczony absolwent, to będzie przydatne do studiowania tych pytań i ich odpowiedzi przed pójściem do rozmowy kwalifikacyjnej. Bo nigdy nie zapominaj, że jeśli starasz się o pracę w sektorze finansowym, zostaniesz zapytany o Microsoft Excel. Powodem tego jest fakt, że każdy używa Excela w swoim miejscu pracy od prawie trzech dekad!
Więc sprawdźmy najczęstsze Excel Job Interview Questions, które mogą być zadawane do świeżych absolwentów!
Zacznijmy od łatwego. To nie jest bardzo powszechne, że zaczynają pytać o tabelach przestawnych lub makr na samym początku. Dlatego mogą zadać kilka łatwych, "szybkich" pytań, abyś poczuł się komfortowo i był bardziej zrelaksowany przed kolejnymi pytaniami.
Przykładowa odpowiedź na to pytanie może brzmieć: "Microsoft Excel to cyfrowy program do obsługi arkuszy kalkulacyjnych. Jego głównym zastosowaniem jest podstawowe przetwarzanie danych. Oprócz tego można w nim formatować i obliczać dane za pomocą różnych funkcji i formuł."
Nie ma wielu różnych sposobów na zdefiniowanie arkusza kalkulacyjnego. Na rozmowie kwalifikacyjnej wyjaśnij więc to pojęcie w najbardziej podstawowym zakresie. Rozmowa kwalifikacyjna nie jest miejscem, w którym musisz się popisywać; jeśli posiadasz więcej niż wystarczającą ilość informacji na temat danego pojęcia, doskonale! Zawsze dobrze jest zaimponować rozmówcy, ale uważaj, aby nie przekroczyć linii do "terytorium popisywania się".
Przykładowa odpowiedź na definicję arkusza kalkulacyjnego może brzmieć: "Arkusz kalkulacyjny to cyfrowa księga rachunkowa. Microsoft Excel składa się z jednego długiego, niemal nieskończonego arkusza kalkulacyjnego, który można również podzielić na różne arkusze."
Z pewnością jest to pytanie o charakterze ogólnym. Aby odpowiedzieć na to pytanie, być może będziesz musiał spisać i zbadać swoje możliwości jako pracownika. I spodziewaj się, że za chwilę może pojawić się pytanie o Twoje słabe strony. Dlatego lepiej jest przygotować sobie garść mocnych i słabych stron.
Jako świeżo upieczony absolwent, a zwłaszcza jeśli aplikowałeś na staż, będziesz musiał obsługiwać programy do wprowadzania i wyprowadzania danych, takie jak Microsoft Excel. To może być zaletą dla Ciebie, aby zaimponować rozmówcy i zanotować swoje nazwisko, jeśli wymienisz swoją zdolność do Excela jako jedną ze swoich mocnych stron.
Jednak jest też kilka banałów, których powinieneś unikać odpowiadając na tego typu pytania. Staraj się, aby Twoje mocne (a także słabe) strony były krótkie, ale precyzyjne. Unikaj chwalenia się sobą, ponieważ możesz wydać się wtedy arogancki. Podaj przykłady i, jeśli możesz, dokumenty potwierdzające Twoje mocne strony i umiejętności, do których masz zaufanie.
Przykładowa odpowiedź może brzmieć: "Uważam, że jedną z moich najmocniejszych stron jest umiejętność korzystania z programu Microsoft Excel i tego typu programów. Używam tego programu od wielu lat i stopniowo doskonalę swoje umiejętności oraz poznaję nowe funkcje. Ukończyłam również kurs Microsoft Excel, który również ukończyłam z certyfikatem. Mimo, że wciąż uczę się nowych funkcji i eksperymentuję z nowymi formułami, jestem pewna swoich umiejętności."
Jeśli przygotowałeś swoje mocne strony, powinieneś być również przygotowany na swoje słabości. To pytanie może być jednym z kluczowych podczas rozmowy o pracę. Ponieważ niektórzy świeżo upieczeni absolwenci są tak podekscytowani i zdenerwowani w tym samym czasie podczas rozmowy, że potykają się o to pytanie. Ankieter nie jest wyłącznie skoncentrowany na tym, co jest twoją słabością. Są one rzeczywiście bardziej zainteresowany w jaki sposób wybrać do przedstawienia swojej słabości.
Unikaj "bycia perfekcjonistą" i "nie sądzę, że mam słabości" klisze. Oni szukają tylko jednej rzeczy: szczerości. Szczerość oznacza, że znasz siebie i wiesz, czego Ci brakuje i jakie są Twoje słabości. Nie oznacza to, że powinieneś się ostro krytykować i pokazywać jako nieudolnego pracownika; oznacza to, że okazując szczerość, pokazujesz sobie, że mogą Ci zaufać i zatrudnić Cię.
Przykładowa odpowiedź dla Twojej słabej strony może brzmieć: "Microsoft Excel ma ponad 400 funkcji i powiedziałbym, że jestem pewny siebie w używaniu tylko połowy z nich. Bardzo ciężko pracuję i będę ciężko pracować nad tym, aby nauczyć się i przyzwyczaić do korzystania z prawie wszystkich jego funkcji."
Te pytania Excela służą dwóm celom: Po pierwsze, chcą zmierzyć Twoją wiedzę na temat Excela. Po drugie, chcą sprawdzić, jak działasz w Excelu.
Przykładowa odpowiedź dotycząca zmniejszenia rozmiaru pliku może brzmieć: "Aby zmniejszyć rozmiar pliku, znalazłbym ostatnią komórkę w ostatniej kolumnie i wierszu, w której znajdują się dane. Następnie zaznaczyłbym wszystkie puste komórki pod nią i obok niej. Usuń je i zapisz plik w ten sposób."
Przykładowa odpowiedź może brzmieć: "W programie Microsoft Excel przechowywałbym i chronił swoje osobiste konta i zestawienia. Nie sądzę jednak, aby dla firmy lub przedsiębiorstwa było najlepszym rozwiązaniem przechowywanie i ochrona ich wrażliwych danych w arkuszu kalkulacyjnym Excel."
Jak można powiedzieć, że Excel jest dobry dla podstawowych i niepoufnych danych, może być trochę zawodny przy przechowywaniu cennych danych. Ale nadal można chronić swoje arkusze kalkulacyjne za pomocą hasła.
Przykładowa odpowiedź na temat ochrony pliku Excela może brzmieć: "W sekcji Recenzja, u góry na pasku narzędzi, znajduje się opcja, dzięki której możesz zabezpieczyć pliki Excela hasłem".
Te pytania typu "gdybyś był..." zadawane są w celu sprawdzenia Twoich umiejętności przywódczych. Sprawdzają one Twoją zdolność do awansowania i być może wspinania się po drabinie i zajmowania lepszych stanowisk. Ważne jest, aby poradzić sobie z tymi pytaniami z dokładnie przemyślaną odpowiedzią.
Przykładowa odpowiedź może brzmieć: "Jeśli uważam, że hasła na plikach Excela nie byłyby wystarczająco bezpiecznym środkiem ostrożności, przeniósłbym wrażliwe dane na inną platformę przetwarzania danych. Ponieważ nie jest możliwe, aby kierownik projektu mógł zobaczyć i zbadać historię pliku, jakie dane są kopiowane i gdzie mogą być kopiowane, a także, kto ma dostęp do pliku, który zawiera wrażliwe informacje."
Nie oczekuje się od Ciebie, że zapamiętasz każdy najmniejszy szczegół dotyczący Microsoft Excel, tego nie oczekuje się od nikogo. Jednak pracując w branży finansowej będziesz miał dużo do czynienia z Excelem. To jest dla lepiej nie tylko wiedzieć, jak to działa z jego funkcji i formuł, ale także, co znajduje się gdzie. Wstążka jest jednym z najczęściej klikanych i wykorzystywanych miejsc w programie Microsoft Excel, dlatego ważne jest, aby wiedzieć, co to jest i gdzie się znajduje.
Przykładowa odpowiedź może brzmieć: "Wstążka to górna część arkusza kalkulacyjnego Excel. Zawiera wszystkie pozycje menu oraz sam pasek narzędzi. Jest to najczęściej używana sekcja programu pod względem formatowania, dostosowywania i przetwarzania danych."
Jeśli jesteś świeżo upieczonym absolwentem, możesz nie znać niektórych formuł. I to jest zupełnie w porządku. Powinieneś jednak wiedzieć, czym one są. Są one jednym z najczęściej używanych narzędzi Excela. Nie musisz uczyć się na pamięć wszystkich, a nawet niektórych z nich. Na rozmowie kwalifikacyjnej wystarczy pokazać rozmówcy, że wiesz, czym są i potrafisz na nich operować przy odrobinie wprawy.
Przykładowa odpowiedź na temat wzorów może brzmieć: "Formuła to równanie wprowadzone przez użytkownika. Instruuje ona samego Excela, aby automatycznie wykonywał zadania, a nie użytkownika."
Jeśli używałeś Excela tylko do pracy własnej i/lub projektów na studiach, możesz nie znać VBA. Jednakże, jeśli studiowałeś finanse, matematykę lub cokolwiek pomiędzy, prawdopodobnie używałeś VBA i makr. Jeśli chcesz pracować w sektorze finansowym, poznanie VBA i towarzyszących mu makr jest kluczowe.
Przykładowa odpowiedź może brzmieć: "Językiem programowania programu Microsoft Excel jest VBA, który jest skrótem od Visual Basic for Applications. Stanowią one "system operacyjny" formuł i makr."
Formuły, VBA i makra staną się przydatne, gdy zostaniesz zatrudniony w firmie. Będą one często używane, więc lepiej dla Ciebie, abyś rozpoczął naukę tych ważnych wbudowanych funkcji programu Microsoft Excel. Tę kolejność można zapamiętać jako akronim, który brzmi PEMDAS.
Przykładowa odpowiedź może brzmieć: "Kolejność sekwencji przy ocenianiu formuł to najpierw Nawiasy. Następnie są to odpowiednio: wykładniki, mnożenie, dzielenie, dodawanie i odejmowanie."
Wizualne przedstawianie danych na dostosowanych do potrzeb użytkownika wykresach i grafach jest jedną z najbardziej przydatnych funkcji programu Microsoft Excel.
Przykładowa odpowiedź dotycząca wykresów może brzmieć: "Różne rodzaje wykresów są udostępniane przez program Excel w celu wizualnego zobrazowania wprowadzonych danych".
Przykładowa odpowiedź może brzmieć: "Każda komórka ma swój unikalny adres. W zależności od wiersza i kolumny, w której się znajduje, mogą być one adresowane np. A1 lub B2."
Przykładowa odpowiedź dotycząca importowania danych zewnętrznych może brzmieć: "Tak, można. Z zakładki Dane na pasku narzędzi można wybrać opcję Pobierz dane zewnętrzne i wybrać dowolne źródło danych."
Excel jest pełen funkcji, dlatego nie musisz ich wszystkich wymieniać. Możesz podać kilka przykładów funkcji, z których korzystasz na własny użytek i przy innych zadaniach.
Przykładowa odpowiedź może brzmieć: "Z własnego doświadczenia, regularnie używałem funkcji INDEX MATCH, SUM i IF. Jedną z wykorzystywanych przeze mnie funkcji są również tabele przestawne."
Na rozmowie kwalifikacyjnej na pewno pojawi się pytanie lub dwa, więc lepiej być na nie przygotowanym.
Przykładowa odpowiedź na temat tabel przestawnych może brzmieć: "Tabela przestawna to wbudowana funkcja w programie Microsoft Excel, która służy do sortowania i podsumowywania dużych ilości danych".
Ponownie, bycie szczerym będzie kluczem do tego typu pytań. Jeśli zrobiłeś staż przed tą rozmową o pracę lub nawet masz wcześniejsze doświadczenie zawodowe, w którym używałeś programu Excel, porozmawiaj o tym. Jeśli wyjaśnisz, co używałeś programu do, to, mogą wyjaśnić, co będzie za pomocąprogramu Excel, jeśli jesteś zatrudniony.
Przykładowa odpowiedź może brzmieć: "Używałem Excela do podstawowego przetwarzania danych, modelowania finansowego dla firm i własnych inwestycji oraz do szczegółowego dostosowywania danych".
Jak zostało wspomniane w tym wpisie na blogu i wielu innych, Microsoft Excel jest głównym oprogramowaniem używanym w niezliczonej ilości firm, przedsiębiorstw i organizacji w sektorze finansowym. Jest on używany wszędzie bez względu na sektor i branżę rynku. Dlatego nie musisz bagatelizować wartości Excela w swojej rozmowie kwalifikacyjnej.
Przykładowa odpowiedź na temat znaczenia Excela może brzmieć: "Jest kluczowy. Pracownik, który nie jest przyzwyczajony do korzystania z Excela lub nie jest chętny do nauki i doskonalenia swoich umiejętności, nie może odnieść sukcesu w tej branży. Excel jest sercem finansów i nawigacji po danych."
Być może nie korzystałeś z Excela tak często, aby poznać jego słabe strony; jednak są pewne koncepcje, o których powinieneś wiedzieć, że Excelowi ich brakuje. Najważniejszą z nich jest być może niezdolność do współpracy pomiędzy członkami dowolnego zespołu. A druga to jedna z tych, o których była mowa w poprzednich pytaniach: Bezpieczeństwo.
Przykładową odpowiedzią może być: "Chciałbym widzieć osoby, które edytują lub dodają nowe dane do pliku. W ten sposób członkowie zespołu mogą współpracować i wspólnie edytować dane na żywo."
Głównym powodem tych pytań nie jest poddanie Cię testowi. Rozmowa kwalifikacyjna nie powinna być porównywana z testem pisemnym. To nie jest nawet o swojej wiedzy na temat Microsoft Excel w ogóle. Ponieważ wiedzy można się nauczyć. Możesz być nauczany i można ćwiczyć na części, które uważasz, że można poprawić na. To, czego szukają, to Twoja osobowość.
Co wiesz jest ważne, nie będą zatrudniać kogoś, kto nie używał Microsoft Excel w swoim życiu. Jednak ważniejsze od tego, co wiesz, jest to, jak potrafisz zaprezentować to, co wiesz. Musisz pokazać, że masz umiejętności społeczne, przywódcze, analityczne, jak również swoje umiejętności techniczne.
Chcesz dowiedzieć się więcej? Sprawdź ten zestaw szkoleniowy Formuły Excel, aby zapoznać się z najczęściej używanymi funkcjami Excela w rzeczywistych problemach!
Bez względu na to, jakiego programu używasz do przetwarzania danych, zarządzanie danymi zawsze będzie ważne w Twojej pracy. Przechowywanie, nawigowanie i zarządzanie własnymi danymi, a co ważniejsze - danymi firmy, jest ważnym zadaniem, niezależnie od Twojego dotychczasowego doświadczenia.
Na początku swojej kariery, a także przez resztę jej trwania, będziesz prowadzić badania nad wszystkim. Ze względu na fakt, że każde dane, które wprowadzasz muszą być dokładne, badania będą najlepszym sposobem, aby dowiedzieć się, czy dana informacja jest poprawna czy nie.
Nie musisz poświęcać tak dużo czasu i uwagi na tworzenie wykresów i diagramów od podstaw. Zakładka Polecane wykresy w programie jest zaprojektowana tak, aby utworzyć wykres za Ciebie. A jeśli chcesz, możesz później dostosować wykres do własnych upodobań.
Excel to narzędzie, którym wprowadzasz dane i przetwarzasz je. Jednak nie jest to idealne narzędzie do prezentacji danych dla przełożonych i menedżerów. Aby to zrobić, przyzwyczajaj się do eksportowania danych do pliku PowerPoint lub pliku Word. W ten sposób łatwiej będzie Ci dzielić się swoją pracą w bardziej reprezentacyjny sposób.
Pracując w sektorze finansowym nie będziesz miał do czynienia tylko z kilkoma komórkami. Tylko w jednym z arkuszy kalkulacyjnych programu Excel znajduje się ponad milion komórek. Oznacza to, że musisz zapoznać się z pracą z różnymi skoroszytami Excela zawierającymi wiele arkuszy.
Niezbędne funkcje i formuły zostały wymienione powyżej w poprzednich rozdziałach. Poza tymi podstawowymi formułami w programie, nie musisz znać skomplikowanych funkcji i formuł. Program posiada ponad 400 funkcji, nikt nawet z Twoich doświadczonych kolegów nie jest w stanie być ekspertem od wszystkich z nich.
To , co musisz wiedzieć, to tworzenie wykresów i diagramów na podstawie przetworzonych danych. Bo jeśli będziesz starał się o staż lub stanowisko juniorskie w firmie finansowej, to właśnie Ty będziesz tworzył wykresy i grafy do prezentacji.
To, czego nie musisz wiedzieć, to wszystkie drobne szczegóły tworzenia wspomnianych wykresów. Zakładka Polecane wykresy dostarczy Ci szerokiego wachlarza wyboru. Możesz je przećwiczyć i przetestować, aby znaleźć ten, który chcesz wykorzystać lub dostosować do swoich potrzeb.
To, co musisz wiedzieć, to tabele przestawne. Są one jednym z najważniejszych narzędzi wbudowanych w program. Zostaniesz zapytany, czy wiesz, jak je utworzyć i dostaniesz zadanie ich utworzenia.
To, czego nie musisz wiedzieć o tabelach przestawnych, to funkcja obliczania pozycji. Funkcja obliczania pozycji i wiele innych są skomplikowane i trudne do wykonania dla świeżo upieczonego absolwenta. Oznacza to, że naucz się i przyzwyczajaj do tworzenia tabel przestawnych, ale możesz trzymać się z dala od wszystkich innych szczegółów z tym związanych.
Możesz być zdenerwowany na rozmowę o pracę, nawet jeśli miałeś niezliczoną ilość rozmów z wieloma firmami i jest to całkowicie normalne i oczekiwane. A także, może zamarznąć i nie może odpowiedzieć na niektóre z pytań, nawet jeśli znasz odpowiedź. Osoby prowadzące rozmowy kwalifikacyjne i konsultanci są doświadczonymi pracownikami, dlatego będą widzieć Twoje zmartwienie i postarają się Cię uspokoić.
Nie wahaj się podjąć pewne inicjatywy w rozmowach o pracę. Pokaż się i pozwól im zobaczyć, kim jesteś i co możesz zrobić dla ich firmy. Jednym z innych działań, które powinieneś podjąć jest zadawanie pytań. Jeśli jest jakieś zamieszanie wokół pytania lub jakiegokolwiek tematu w ogóle, poproś osobę prowadzącą rozmowę o wyjaśnienie ich punktu.
Arogancja nie jest doceniana nie tylko w rozmowach kwalifikacyjnych, ale także w każdym miejscu pracy. Jednak pewność siebie jest cechą, która jest poszukiwana. Zrównoważ swoje słowa i postawę, aby pokazać zaufanie do siebie, a także do swojej pracy. Ponieważ, jak wspomniano na początku tego wpisu, Twoje wyniki testów, GPA i CV nie wystarczą, aby dostać się na stanowisko. Co robisz w rozmowie kwalifikacyjnej jest jednym z kluczowych czynników w celu rozpoczęcia pracy.
