20 najczęściej zadawanych pytań o pracę w Excelu dla menedżerów
Czwartek, 7 grudnia 2023
Jako menedżer, Twoja ogólna wiedza na temat programu Microsoft Excel będzie testowana podczas tych rozmów kwalifikacyjnych. Jednocześnie mogą paść szczegółowe pytania dotyczące funkcji i narzędzi Excela.
Różne formaty danych są jednym z tych pytań, na które powinieneś znać odpowiedź bez względu na to, czy zostaniesz o to zapytany podczas rozmowy kwalifikacyjnej, czy nie. Będziesz miał do czynienia z tymi formatami danych codziennie w swoim miejscu pracy jako menedżer.
Przykładowa odpowiedź dotycząca różnych formatów danych w Excelu może brzmieć: "Chociaż w programie Microsoft Excel istnieje ponad 10 formatów danych, najczęściej używane to formaty tekstowe, liczbowe, dat, walutowe i procentowe. To były te najczęściej używane przeze mnie i mój zespół."
Jak zobaczysz w dalszej części tego wpisu na blogu, formatowanie warunkowe jest obowiązkową funkcją podczas korzystania z programu Microsoft Excel. Excel rozwija się dzięki dostosowywaniu; dlatego formatowanie warunkowe jest jedną z najlepszych funkcji, aby wykorzystać niektóre z możliwych do dostosowania opcji programu Excel.
Przykładowa odpowiedź na temat formatowania warunkowego może być: "Formatowanie warunkowe to funkcja w programie Microsoft Excel, która pomaga formatować i dostosowywać komórki. Możesz sformatować swoje dane w komórce, tak jak możesz zmienić kolory, rodzaje czcionek i rozmiar."
Jeśli ubiegasz się o stanowisko kierownika, oznacza to, że starasz się o zarządzanie zespołem w danej firmie. Zarządzanie kilkoma pracownikami w zespole składa się z wielu zadań, jednak jednym z najważniejszych jest "sprawdzanie". Sprawdzanie oznacza dostrzeganie błędów, które popełnili Twoi pracownicy, za które Ty jesteś odpowiedzialny. Oznacza to, że musisz mieć większą wiedzę niż Twoi pracownicy, a także większe doświadczenie w obsłudze programu takiego jak Microsoft Excel. Dlatego tego typu bardzo szczegółowe pytania są ważne dla osoby przeprowadzającej rozmowę, aby sprawdzić, czy jesteś wystarczająco doświadczony, aby zarządzać zespołem.
Przykładowa odpowiedź na temat odwołań do komórek może brzmieć: "Odwołania do komórek składają się z trzech typów: Bezwzględne, względne i mieszane odniesienia do komórek. Służą one do odwoływania się do danych znajdujących się w tym samym arkuszu kalkulacyjnym, ale w innej komórce.
Bezwzględne odwołanie do komórki sprawia, że dane w komórce pozostają tam, gdzie są, nawet jeśli formuła użyta na tych danych zostanie przesunięta.
Odniesienie względne oznacza, że gdy formuła zostanie przeniesiona do innej komórki, odniesienie do danych również zostanie zmienione zgodnie z lokalizacją przeniesionej formuły.
A mieszane odniesienie jest albo wiersz lub kolumna komórki jest zmieniana. Wszystkie te zmiany i przenoszenie danych są reprezentowane przez znak dolara ($)."
Formuły Excela są zgodne z kolejnością sekwencji PEMDAS.
Przykładowa odpowiedź może brzmieć: "Najpierw brane są pod uwagę Nawiasy. Następnie kolejność przebiega jako Wykładniki, Mnożenie, Dzielenie, Dodawanie i Odejmowanie."
To pytanie nie jest testem mającym na celu zakwestionowanie Twojej wiedzy na temat funkcji Excela. Wręcz przeciwnie, ze względu na fakt, że nie ma złych ani dobrych odpowiedzi na to pytanie; jest ono zadawane, aby zmierzyć, jak działasz jako menedżer. Ponieważ funkcje, które wymienisz jako odpowiedź na to pytanie, pokażą wywiadowi, na czym skupiasz się w Excelu. Oznacza to, że będą to funkcje, które będziesz zachęcać swój zespół do korzystania z nich w sposób bardziej efektywny.
Dlatego tak ważne jest, aby wymienić co najmniej 5 funkcji na to pytanie. Nie musisz się popisywać i wymieniać najbardziej skomplikowanych formuł. Zadaj sobie te pytania: Jakie są moje najczęściej używane funkcje? A jakie są najczęściej używane funkcje przez mój zespół?
Przykładowa odpowiedź na temat ważnych funkcji może brzmieć: "Jestem zapalonym użytkownikiem funkcji LOOKUP i COUNT, INDEX MATCH oraz SUM. Uważam, że są to jedne z najważniejszych i najczęściej używanych przeze mnie, jako menedżera, funkcji w pracy z moim zespołem."
Teraz, zamiast pytać o funkcję i prosić Cię o jej wyjaśnienie, ankieter może zadać Ci odwrotną wersję. Może podać Ci zastosowanie funkcji lub formuły i poprosić Cię o podanie nazwy funkcji. Ważne jest, aby znać i przyzwyczaić się do funkcji Excela. Ankieter, a później Twój zespół pracowników może również zapytać o różnicę między dwiema formułami i funkcjami również.
Przykładową odpowiedzią może być: "Liczenie wszystkich komórek, które zawierają dane, odbywa się za pomocą funkcji COUNTA w Excelu. Skanuje ona wszystkie wiersze i kolumny w poszukiwaniu jakichkolwiek danych i pomija puste komórki."
Testują Cię pytaniem o wiedzę, tak; jednak przygotowują Cię również do pracy w Twojej organizacji. Być może będziesz musiał szkolić nowych pracowników i uczyć ich o programie Microsoft Excel i jego ponad 400 funkcjach.
Przykładowa odpowiedź na temat różnicy tych dwóch funkcji może być: "Funkcja COUNT zlicza tylko te komórki, które mają w sobie liczby danych. Natomiast funkcja COUNTA zlicza komórki, w których znajdują się liczby, daty, znaki, tekst i dowolne dane.
Tabele przestawne są najlepszymi przyjaciółmi każdego eksperta finansowego lub profesjonalisty. Są one często używane i mają duże znaczenie w podstawowym przetwarzaniu danych. Jako menadżer, również będziesz używał narzędzia tabeli przestawnej.
Przykładowa odpowiedź może brzmieć: "Tabela przestawna jest wbudowaną funkcją programu Excel, która może podsumowywać i streszczać duże tabele danych. Dostarcza również raportów opartych na przetworzonych przez nią danych."
Ponownie, ważne jest, aby nie tylko wiedzieć, do czego służy tabela przestawna, ale także jak wiele różnych funkcji może ona zapewnić Tobie i Twojemu zespołowi.
Przykładowa odpowiedź na temat rodzaju raportów, jakie oferuje tabela przestawna, może brzmieć: "Raporty tabeli przestawnej prezentowane są w trzech formach: Compact, Outline i Tabular".
Jako menedżer musisz wiedzieć, co Excel potrafi, a czego nie potrafi zrobić sam. Pozwoli Ci to zaoszczędzić czas i energię. Ponadto Twój zespół może skupić się na innych zadaniach, zamiast ręcznie formatować dane, które wprowadzają do Excela.
Przykładowa odpowiedź może brzmieć: "Microsoft Excel automatycznie formatuje sześć typów danych. Są to czas, data, waluta, procent, ułamek i dane naukowe."
Te wizualne wskazówki w Excelu są wykorzystywane i pomagają zaoszczędzić czas i uniknąć nieporozumień między członkami zespołu. Dlatego te drobne szczegóły przydadzą się również w pracy menedżera.
Przykładowa odpowiedź może brzmieć: "Czerwony trójkąt znajdujący się w prawym górnym rogu komórki wskazuje, że do tej komórki jest dołączona notatka lub komentarz".
Przykładowa odpowiedź na temat różnicy między tymi dwoma terminami może brzmieć: "O ile można odpowiadać na komentarze dołączone do komórek, o tyle nie można odpowiadać na notatkę w Excelu. Notatki funkcjonują bardziej jako pojedyncza adnotacja".
Jeśli zarządzasz zespołem pracowników lub działem, utrzymanie bezpieczeństwa danych i informacji firmy jest jednym z zadań, które musisz wykonać. Dlatego ważne jest, abyś znał ochronę, jaką zapewnia Excel, aby zabezpieczyć swoje arkusze kalkulacyjne.
Przykładowa odpowiedź może brzmieć: "Na karcie Recenzja możesz wybrać opcję ochrony arkusza hasłem. W ten sposób arkusz będzie chroniony hasłem i nie będzie można go otworzyć ani skopiować."
Ten typ pytania pokazuje, jak menedżer radzi sobie z tematem bezpieczeństwa. To pytanie zostało specjalnie wybrane i zadane Tobie, ponieważ aplikowałeś na stanowisko menedżera. Chcą sprawdzić, czy mogą Ci zaufać, jeśli chodzi o wrażliwe informacje firmy.
Przykładowa odpowiedź na temat tego, czy ochrona jest wystarczająco dobra w Excelu, może brzmieć: "Używałbym i chroniłbym swoje dane hasłem w Excelu; jeśli jednak uważam, że dane, z którymi mam do czynienia, powinny być regularnie sprawdzane, nie używałbym programu Microsoft Excel do przechowywania danych. Ponieważ Excel nie dostarcza informacji o tym, kto może uzyskać dostęp do tego pliku, co jest kopiowane i jak można go edytować."
Przykładowa odpowiedź na temat zmniejszania rozmiaru pliku Excela może brzmieć: "Istnieje wiele różnych sposobów na osiągnięcie małego rozmiaru pliku. Ja zachęcam mój zespół do zapisywania pliku w formacie .xlsb (Excel Binary Workbook). Albo inną metodą, którą stosuję, jest usunięcie wszystkich pustych komórek, usunięcie wszystkich formatowań danych i nieużywanych danych."
Jeśli masz do czynienia z ogromnymi zbiorami danych, zmniejszenie rozmiaru pliku byłoby ważne. Ty i Twój zespół możecie zaoszczędzić miejsce na dysku i możecie w znacznie łatwiejszy sposób przesyłać pliki Excela za pomocą poczty elektronicznej i łącza dyskowego.
Przykładowa odpowiedź może brzmieć: "Zmniejszając rozmiar pliku, mógłbym szybciej wysyłać pliki za pośrednictwem poczty elektronicznej. I pozbędę się niewykorzystanego miejsca na dyskach twardych mojego komputera i komputerów w moim dziale. Sprawi to również, że otwieranie, zapisywanie i zamykanie pliku będzie znacznie szybsze."
Jeśli ubiegasz się o stanowisko kierownika sprzedaży, musisz znać dodatkowe narzędzia i oprogramowanie, które pomogą Ci poprawić wyniki sprzedaży w Twojej firmie. Mogą to być szablony innych firm (takie jak niektóre z nich, które zostaną szczegółowo opisane w dalszej części tego wpisu), inne oprogramowanie lub narzędzia online.
Przykładowa odpowiedź na temat dodatkowych narzędzi do poprawy liczb sprzedaży może być: "Użyłbym trackerów pracowników i zwiększyłbym liczbę faktur, które wysyłamy do nabywców. Osiągnąłbym to za pomocą szablonów, które mogę wykorzystać w Excelu."
Każda liczba to dane. A każda dana jest przetwarzana w programie Excel. W prezentacjach, rozmowach sprzedażowych i spotkaniach można używać kolorowych i ciekawych wykresów i diagramów, aby zrobić wrażenie na stronie przeciwnej.
Przykładowa odpowiedź może brzmieć: "Wykresy i grafy mogą sprawić, że dane, które składają się z liczb, staną się bardziej strawne. Dane można łatwiej zrozumieć, jeśli są przedstawione w sposób wizualny. Dlatego też tworzenie wykresów i grafów w Excelu jest ważnym procesem w celu uzyskania zysku."
Możesz opowiedzieć ankieterowi o tym, dlaczego korzystanie z Excela jest ważne dla Ciebie jako menedżera, jako szefa zespołu pracowników w sektorze finansowym. Proszę pomyśleć o wszystkich zaletach, jakie oferuje Excel, ale nie zapomnieć również o wadach, które chciałby Pan/Pani, aby zostały poprawione.
Przykładowa odpowiedź na temat korzystania z Excela może brzmieć: "Każda firma działa w Excelu. Nie ma krzywej uczenia się nawet dla nowych pracowników, którzy nie są zbyt zaznajomieni z tym programem. Każdy, kto pracuje w tej branży, używał i nadal używa tego oprogramowania. Pozostałbym w tyle, gdybym ja i mój zespół nie korzystał z niego."
Powinieneś zaobserwować i zbadać wszystkie szczegóły, które podobają Ci się i nie podobają w Excelu. Możesz zostać poproszony o zmianę niektórych sposobów korzystania z Excela w swoim zespole. Dlatego zawsze powinieneś zastanowić się nad funkcjami i działaniami, które Excel (i Ty) może ulepszyć.
Przykładowa odpowiedź może brzmieć: "Excel może opracować nowe sposoby ochrony plików w bardziej bezpieczny sposób. Microsoft może również zintegrować narzędzie do współpracy dla firm i zespołów, takie jak Google Sheets."
Twoje umiejętności techniczne i znajomość Excela są wystawiane na próbę, na pewno; ale cechą, której szukają u Ciebie są umiejętności menedżerskie. Chcą zobaczyć, czy można zarządzać zespołem w dużej firmie i funkcji pracy z programem Excel.
Rozmowa kwalifikacyjna nie jest pisemnym testem, chociaż niektóre pisemne szczegóły dotyczące Excela i jego funkcji mogą być zadawane. Oni szukają kogoś, kto może zarządzać i mogą zaufać. Chcą, aby zobaczyć kogoś w wywiadzie z pewnością siebie i może pokazać zaufanie, aby uzyskać zatrudniony.
Ubieganie się o pracę na stanowisku kierowniczym wskazuje, że jesteś dość zaawansowany w swojej karierze, zdobyłeś wystarczające doświadczenie i jesteś w stanie wykazać się umiejętnościami technicznymi i miękkimi w miejscu pracy jako kierownik. Oczekuje się od Ciebie, że weźmiesz odpowiedzialność za swój zespół i projekty, które rozwijasz. Następnie będziesz podejmował ważne decyzje dotyczące inwestycji i sprzedaży.
Jesteś kluczowym elementem dla firmy, aby zbudować i prowadzić dobrze prosperujący dział. Twoje zdanie będzie cenione, a sama firma będzie podejmować działania w oparciu o Twoje oceny i ewaluacje. Dlatego też powinieneś posiadać niezbędne umiejętności, aby spełnić wymagania stanowiska kierownika, a następnie awansować w firmie.
Na przykład, kierownik sprzedaży musi wiedzieć, jak obliczyć średnią ważoną sprzedaży firmy. Nie oznacza to, że musi on znać funkcję SUMPRODUCT w Excelu; oznacza to, że musi on posiadać umiejętności techniczne niezbędne do wykonania tego zadania.
Menedżer sprzedaży musi również wiedzieć, jak dokładnie przeprowadzić kalkulację rentowności dla swojej firmy. Ponownie, to nie jest specyficzne dla funkcji w programie Excel, będą musieli pivot w oparciu o numery sprzedaży i obliczyć marżę brutto firmy.
Analityk finansowy musi obsługiwać różne arkusze i różne rodzaje arkuszy kalkulacyjnych. Ponadto, muszą one połączyć swoje dane razem w arkuszu, jak również. Mogą one korzystać z szablonów stron trzecich, takich jak Someka's Financial Models w celu pracy z różnych arkuszy dla różnych obszarów pracy.
Konto musi używać różnych typów odwołań do komórek, takich jak te wymienione powyżej w poprzednich rozdziałach, a nie wykorzystywać twardo zakodowane wartości. I musi znać funkcje znaku dolara ($) w programie Microsoft Excel.
Każdy menedżer i ekspert finansowy lub konsultant powinien być przyzwyczajony do widoku i używania makr. Nawet jeśli nie muszą uczyć się i używać większości formuł i funkcji, powinni być w stanie rejestrować makra i nie wahać się ich używać w razie potrzeby.
Menedżer może być liderem zespołu lub działu. Oznacza to, że są pewne cechy, które muszą posiadać lub uzyskać, aby wykonać niektóre z zadań, jakie niesie ze sobą to stanowisko. Menedżer jako lider musi być zdecydowany i niezawodny. Powinien także umieć udzielać konstruktywnej krytyki swoim pracownikom i szybko rozwiązywać konflikty.
Menedżer musi również odczuwać empatię w stosunku do swoich kolegów z zespołu. Menedżer musi być mentorem i motywować nowych pracowników, którzy dołączają do jego zespołu lub działu. A jeśli niektórzy z nowo przyjętych członków zespołu nie są w stanie rozwinąć niezbędnych umiejętności w wymaganym czasie, menedżer musi wykazać się cierpliwością dla członków swojego zespołu.
Menedżer powinien również posiadać umiejętności komunikacyjne, organizacyjne i strategiczne.
Jak wspomniano w tym wpisie na blogu, menedżerowie nie muszą znać wszystkich formuł i funkcji wbudowanych w Excela. Jednakże, muszą być w stanie działać z tych formuł i funkcji. Ich zespół pracowników będzie używać większości z nich w ich codziennej pracy. Jeśli pojawi się problem lub błąd zostanie wprowadzony do zbioru danych, Ty (jako menedżer) będziesz w stanie zauważyć ten błąd i naprawić go dzięki swojej wiedzy.
Dlatego poniżej znajdziesz kilka podstawowych funkcji i formuł, które powinieneś poznać i umieć stosować jako menedżer:
Jeśli nie ufasz swojemu poziomowi wiedzy na temat tych formuł i funkcji, możesz pobrać i zacząć korzystać z zestawu szkoleniowego Someka's Excel Formulas Training Kit. Zawiera on 100 pytań dla 30 różnych celów szkoleniowych, aby nauczyć Cię tych formuł.
Daje Ci jasne instrukcje i moduł testowy do ćwiczeń. Oznacza to, że inni niż ty, twoi nowi rekruci i inni pracownicy mogą korzystać z tego zestawu narzędzi. Możesz śledzić ich postępy z własnym pulpitem nawigacyjnym szablonu, który zapewnia miernik postępu. I obsługuje również wielojęzyczne formuły i funkcje, jak również. Możesz użyć zestawu narzędzi, aby dowiedzieć się, jak można korzystać z programu Excel bardziej efektywnie, nawet jeśli dane nie są nawet w języku angielskim!
Tabele przestawne mogą być narzędziem, które oszczędza najwięcej czasu podczas pracy w Excelu. Ponieważ podsumowują obszerną i kompleksową ilość danych w ciągu kilku sekund. Oznacza to, że możesz zrozumieć i przeanalizować być może milion wierszy danych w ciągu zaledwie kilku sekund. Proces ten odbywa się dzięki funkcji tabeli przestawnej.
Dzięki funkcjom podsumowywania, sortowania i filtrowania tabel przestawnych, byłoby jedną z Twoich największych wad, gdybyś nie potrafił obsługiwać tabeli przestawnej w programie Excel. Jest to prawdopodobnie najczęściej używana funkcja, a więc może to być również najważniejsze narzędzie używane w sektorze finansowym.
Jako menedżer powinieneś wspierać swój zespół w korzystaniu z zalecanej zakładki Wykresy w Excelu. Podobnie jak narzędzie tabeli przestawnej, jest ona zaprojektowana tak, aby zaoszczędzić Twój czas i energię, a także oferuje wiele różnych typów wykresów z całą masą opcji, które można dostosować. Przyjrzyjmy się, jak wiele typów wykresów można tworzyć w programie Excel:
Oznacza to, że możesz stworzyć 12 różnych rodzajów kolorowych i szczegółowych wykresów i grafów, które możesz zaprezentować podczas prezentacji lub prezentacji handlowych. Jest to jedna z najbardziej użytecznych i kreatywnych funkcji Excela dla Ciebie jako menedżera i dla Twoich pracowników.
Jest to funkcja, w której możesz zastosować określone formatowanie do wybranej komórki. Może to być podkreślenie, uwypuklenie lub zmiana koloru komórki. Jest to najczęściej używane do odróżnienia danych w komórce od innych komórek.
Menedżerowie muszą mieć podstawowe pojęcie o tym, jak działa ta funkcja i w jakim celu można ją wykorzystać.
Nawet jeśli masz już doświadczenie w tej dziedzinie i starasz się o wysokie stanowisko, powinieneś uczyć się i ćwiczyć w obszarach, które uważasz, że Ci brakuje. Mogą to być umiejętności twarde (techniczne) lub miękkie (społeczne). Aby czuć się komfortowo podczas rozmowy kwalifikacyjnej i pokazać swoją pewność siebie i entuzjazm w tym samym czasie, musisz połączyć swoją osobowość z "rzeczami", które znasz. Jednak na końcu, twoja uczciwość, lojalność i umiejętności jako menedżer sprawią, że zostaniesz zatrudniony.
