Niedziela, 17 października 2021

Procesy księgowe: Unikaj kosztownych błędów dzięki standaryzacji procesów księgowych

7 września 2021

Wyobraź sobie obsługę swoich klientów, kontrahentów i/lub członków bez ustandaryzowanych procesów księgowych, które zmaksymalizowałyby ich doświadczenia. Na przykład, jeśli prowadzisz stowarzyszenie handlowe lub organizację non-profit, wyobraź sobie, że nie ma jasnego i spójnego sposobu obsługi corocznych spotkań lub innych regularnych wydarzeń - od rejestracji uczestników, rezerwacji prelegentów, zarządzania logistyką podczas wydarzenia, aż po uzyskanie informacji zwrotnej po wydarzeniu - Twoi wyborcy prawdopodobnie byliby niezadowoleni, podobnie jak Ty i Twój personel biurowy. Standaryzacja zapewnia środki do zapewnienia dokładnej i kompletnej obsługi klienta w efektywny sposób.

To samo odnosi się do procesów księgowych. Kiedy Twoja firma lub organizacja jest mała, możesz zacząć od obsługi rachunków należności, wypłat dla dostawców/ dostawców, płac i raportów finansowych w sposób doraźny. Jednak, tak jak niespójne dostarczanie doświadczeń klienta może siać spustoszenie w Twojej firmie, tak samo może brak standaryzacji z księgowością i rachunkowością. Standaryzacja procesów księgowych pomoże Ci uniknąć kosztownych błędów, które mogą potencjalnie zrujnować reputację Twojej firmy.

Oto kilka korzyści płynących ze standaryzacji procesów księgowych:

Zmniejszenie ryzyka błędów: Posiadanie standardowej procedury operacyjnej dla sposobu obsługi pieniędzy przychodzących i wychodzących z firmy jest bardzo ważne. Standaryzacja procesów płatności przy użyciu rozwiązań technologicznych nie tylko czyni je bardziej efektywnymi, ale również zmniejsza liczbę błędów popełnianych podczas ręcznego wprowadzania danych. Kontrole wbudowane w zautomatyzowany system i płatności elektroniczne pomagają ograniczyć oszustwa. Na przykład, dzięki rozwiązaniu do płacenia rachunków, takim jak Bill.com, możesz wyeliminować papierowe rachunki i zlecić dostawcom przekazywanie ich drogą elektroniczną na Twoje dedykowane konto e-mail Bill.com. Z tego miejsca Bill.com pomaga Twojemu księgowemu zapewnić właściwe kodowanie kont i daty płatności, a także automatyzuje procesy zatwierdzania i płatności, ułatwiając Ci posiadanie dokładnych danych w czasie rzeczywistym, nawet jeśli jesteś poza biurem.

Bill.com synchronizuje się bezpośrednio z systemami takimi jak QuickBooks, dzięki czemu nie musisz ręcznie wprowadzać danych do swojego systemu księgowego. Środowisko bez papieru ułatwione przez ten standardowy proces płacenia rachunków pomaga uniknąć przypadkowego płacenia podwójnych lub nieprawidłowych kwot. Pomaga to również zarządzać przepływem gotówki poprzez planowanie płatności elektronicznych, tak aby były one wypłacane w odpowiednim czasie. Mając dokładniejsze informacje finansowe w czasie rzeczywistym na wyciągnięcie ręki, unikniesz podejmowania złych decyzji w oparciu o błędne dane.

Pozwoli Ci skupić się na usługach o wartości dodanej: Dzięki standardowym i zautomatyzowanym procesom księgowym, obsługa dużej ilości transakcji staje się bardziej efektywna. Spędzasz mniej czasu na administracyjnych funkcjach back-office, a więcej czasu poświęcasz na obsługę klienta. Co może być lepszego niż to?

Ułatwienie zachowania ciągłości biznesowej: Po ustandaryzowaniu i udokumentowaniu procedur na piśmie, można szkolić innych do wykonywania pracy, unikając zakłóceń, gdy osoba, która zwykle zajmuje się tym procesem jest na urlopie. Na przykład, przetwarzanie listy płac może być szczegółowym i żmudnym procesem. Jeśli zostanie wykonany niepoprawnie, może znacząco wpłynąć na morale pracowników i ich zaufanie do systemu. Niezależnie od tego, czy korzystasz z usług outsourcingu płac, nadal chcesz mieć pewność, że właściwe przekazywanie danych dostawcy usług i prawidłowe wpisy na liście płac są zrozumiałe, aby uniknąć niepotrzebnych błędów, których badanie i korygowanie zabiera cenny czas.

Promuj ciągłe doskonalenie: Po ustanowieniu standardowych procesów, dobrze jest ponownie je przeanalizować i udoskonalić w oparciu o informacje zwrotne od pracowników i innych istotnych stron (np. dostawców). Okoliczności zmieniają się z czasem i to, co dziś jest idealne, może nie być takie w przyszłym roku, więc należy myśleć o tym jako o stałej najlepszej praktyce; nie musi to wymagać dużych nakładów czasu na kolejne iteracje, a może zidentyfikować dodatkowe usprawnienia i kontrole dla Twojej praktyki.

Jak zacząć?
Aby rozpocząć poprawę efektywności operacyjnej, należy skupić się na standaryzacji procesów, które wymagają częstej obsługi dużej ilości transakcji. Jakie są obszary, na które Ty i Twoi pracownicy poświęcacie najwięcej czasu, ale które ostatecznie dostarczają mniejszą wartość Twoim klientom? Zagłęb się w te procesy i oceń każdy krok oraz jego wartość: Czy istnieje sposób na zautomatyzowanie tego kroku? Czy ten krok jest w ogóle konieczny? Czy nie ma zbyt wielu przejść? Czy informacje są przechowywane w sposób, który sprzyja efektywności? (Wskazówki dotyczące usprawnienia tego procesu znajdują się w części Trzy wskazówki dotyczące efektywnego zarządzania zapasami handlowymi).

Jeśli masz problemy z ustaleniem, jaki jest najlepszy sposób standaryzacji procesu, nie bój się pytać innych i zbierać wnioski z ich doświadczeń. Mimo, że jest to inwestycja czasu, przeprowadzenie tej oceny i wprowadzenie wszelkich potrzebnych zmian przyniesie korzyści Twojej firmie w dłuższej perspektywie. W miarę rozwoju firmy, najlepszym rozwiązaniem może być skorzystanie z usług profesjonalnej firmy zewnętrznej, która zajmuje się prowadzeniem skutecznej i efektywnej księgowości i usług rachunkowych.

Podsumowując, konsumenci oczekują spójnych doświadczeń związanych z produktami i usługami, a Twoi klienci, klienci i/lub członkowie nie są tu wyjątkiem. Standaryzuj nie tylko procesy związane z obsługą klienta, ale także funkcje księgowe na zapleczu. Usprawnienie tych procesów pozwoli Ci skupić się na tym, co najważniejsze w Twojej praktyce.