Prawdziwy koszt ręcznego zarządzania podatkiem od sprzedaży
Czwartek, 7 grudnia 2023
Każdego dnia, zgodność z przepisami dotyczącymi podatku od sprzedaży przyprawia kogoś o ból głowy spowodowany pytaniem wymagającym odpowiedzi, formularzem wymagającym wypełnienia i gdzieś księgowy lub jego klient detaliczny to odczuwają.
Oto przykład: Mama-and-pop market w Vermont postanawia zaopatrzyć się w nowy rodzaj napoju i musi wiedzieć, czy napój ten podlega opodatkowaniu podatkiem od sprzedaży i użytkowania w Vermont. Niektóre napoje są zwolnione z podatku od sprzedaży w Vermont, ale od 1 lipca 2015 roku "napoje, które zawierają naturalne lub sztuczne substancje słodzące" są opodatkowane.
Zapisz się naCzy określenie podatkowości nowego produktu będzie tak proste jak zeskanowanie jego składników? Być może, ale bardziej prawdopodobne jest, że sprzedawcy będą musieli spędzić trochę czasu przeglądając stronę internetową Departamentu Podatków Vermont. Mimo to, jest to lekki ból głowy w świecie podatku od sprzedaży. Nie potrzeba ibuprofenu.
Nie trzeba dodawać, że potrzeba czasu i zasobów, aby uzyskać prawo do podatku od sprzedaży i użytkowania. Dokładnie, ile czasu i ile głów jest potrzebnych, zależy od wielkości i branży, w której działa Twój klient. Metody stosowane do zarządzania podatkiem od sprzedaży również odgrywają kluczową rolę.
Zawsze zainteresowana tym tematem, Avalara zleciła NetReflector/Potentiate przygotowanie ankiety, która zbierała informacje o sprzedaży każdej z firm. Określiła zakres działań firmy związanych z przestrzeganiem przepisów dotyczących podatku od sprzedaży, takich jak liczba złożonych deklaracji i częstotliwość ich składania.
Zapytano również, ile osób i ile godzin każdy z uczestników poświęcił na kwestie związane z podatkami od sprzedaży, wraz z wynagrodzeniem za godzinę pracy. Wreszcie, Potentiate zapytał o audyty.
Kluczowe wnioski zostały opisane poniżej. Zwraca uwagę fakt, że wielkość firmy i branża, w której działa, dyktują ilość zasobów, jakie przeznacza ona na zapewnienie zgodności z przepisami w zakresie podatku od sprzedaży i użytkowania. Ponadto, mimo iż respondenci są ogólnie przekonani, że działają zgodnie z przepisami, dowody sugerują, że niektórzy z nich nie są.
Zazwyczaj, im większa firma, tym więcej głów, czasu i pieniędzy poświęca na kwestie związane z podatkiem od sprzedaży. W "zdecydowanej większości" ankietowanych małych firm (ESB), nad podatkami od sprzedaży pracuje trzech lub mniej pracowników, których średnia stawka godzinowa wynosi 83$.
Każdego miesiąca poświęcają oni łącznie 131 godzin na działania związane z przestrzeganiem przepisów, tak więc firmy ESB wydają miesięcznie 11.968 USD na działania związane z przestrzeganiem przepisów dotyczących podatku od sprzedaży i użytkowania. Małe i średnie przedsiębiorstwa (SMB) zatrudniają zazwyczaj od dwóch do pięciu pracowników zajmujących się podatkami od sprzedaży, ze średnią stawką godzinową w wysokości $98. Ponieważ pracownicy ci poświęcają łącznie 163 godziny na zapewnienie zgodności z przepisami dotyczącymi podatku od sprzedaży, małe i średnie przedsiębiorstwa wydają miesięcznie 17 672 USD na zarządzanie podatkami od sprzedaży.
AvalaraKażdyaspekt związany z przestrzeganiem przepisów dotyczących podatku od sprzedaży wymaga więcej czasu od SMB niż od ESB
.Każdego miesiąca małe i średnie przedsiębiorstwa poświęcają 3 dodatkowe godziny na identyfikację obowiązków związanych z podatkiem od sprzedaży oraz wymogów dotyczących składania deklaracji, 5,7 dodatkowych godzin na stawki podatkowe i obliczenia, 6,6 dodatkowych godzin na zarządzanie certyfikatami zwolnienia, 7,8 dodatkowych godzin na podatek od użytkowania towarów i usług przez konsumentów oraz aż 8,7 dodatkowych godzin na deklaracje podatkowe.
AvalaraOprócz tego, że SMB zatrudniają więcej pracowników zajmujących się podatkami od sprzedaży, mają tendencję do zatrudniania większej liczby pracowników pomagających w przestrzeganiu przepisów podatkowych w porównaniu do swoich mniejszych odpowiedników. Są one również bardziej skłonne do zatrudniania zewnętrznych usługodawców.
AvalaraBiorąc pod uwagę liczbęspędzonych godzin i koszt za godzinę, małe i średnie przedsiębiorstwa przeznaczają miesięcznie 40 procent więcej na usługi dostawców niż firmy typu ESB
:2 455 USD w porównaniu z 1 748 USD. Do tego dochodzą pieniądze wydawane na pracowników wewnętrznych.
Podobnie jak w przypadku rozmiaru, branża klienta może w znacznym stopniu wpłynąć na ilość czasu i pieniędzy potrzebnych na zapewnienie zgodności z przepisami dotyczącymi podatku od sprzedaży. Aby lepiej zrozumieć ten wpływ, Potentiate zebrał informacje od firm z różnych branż. Trzy z nich zostały wymienione z nazwy: producenci, sprzedawcy detaliczni i firmy programistyczne.
Wyniki pokazują, że detaliści i producenci wydają więcej na podatek od sprzedaży niż firmy programistyczne, przy czym detaliści wydają zdecydowanie najwięcej. Każdego miesiąca:
wydają również mniej ($1,492) na zewnętrznych dostawców usług niż firmy z innych branż. Producenci mają tendencję do korzystania z największej pomocy zewnętrznej: Ogólnie wydają 3 638 USD miesięcznie na dostawców usług, podczas gdy sprzedawcy detaliczni wydają 2 093 USD.
AvalaraCzyUczestnicy badania zostali poproszeni o ilościowe określenie sprzedaży w stanach, w których nie byli zarejestrowani do pobierania i odprowadzania podatku od sprzedaży. Wyniki sugerują, że małe i średnie przedsiębiorstwa częściej nie przestrzegają przepisów niż firmy typu ESB, niezależnie od branży.
Aby było jasne, nie wszystkie firmy mają obowiązek rejestrowania się w celu płacenia podatku od sprzedaży we wszystkich stanach, w których prowadzą sprzedaż. To, czy mają taki obowiązek, jest określane przez nexus, czyli związek pomiędzy firmą a jurysdykcją podatkową. Posiadanie fizycznej obecności w danym stanie jest jednym z najbardziej powszechnych sposobów tworzenia nexus, ale firma spoza stanu, która nie jest fizycznie obecna w danym stanie, może ustanowić nexus wyłącznie poprzez swoją działalność sprzedażową w danym stanie. Jest to znane jako nexus ekonomiczny.
Wszystkie prawa dotyczące powiązania ekonomicznego przewidują wyjątek dla firm, których sprzedaż jest poniżej progu powiązania ekonomicznego, który różni się w zależności od stanu. Na przykład, próg w Kalifornii wynosi $500,000 w całkowitej łącznej sprzedaży rzeczowych dóbr osobistych do dostawy w Kalifornii (w tym sprzedaży zwolnionej) w poprzednim lub bieżącym roku kalendarzowym.
Próg w Kentucky jest znacznie niższy i wynosi 200 transakcji lub 100 000 USD wpływów brutto ze sprzedaży rzeczowego majątku osobistego lub własności cyfrowej w stanie (w tym sprzedaży zwolnionej) w poprzednim lub bieżącym roku kalendarzowym.
Według badania, 78 procent małych i średnich przedsiębiorstw sprzedało mniej niż 50 000 USD w stanach, w których nie były zarejestrowane jako podatnicy podatku od sprzedaży, co jest znacznie poniżej wszystkich stanowych progów nexus ekonomicznego. Jednak 80 procent małych i średnich przedsiębiorstw sprzedało od 50.000 do 3 milionów dolarów w stanach, w których nie były zarejestrowane, a średnia wyniosła 678.000 dolarów.
Tak więc wiele z badanych małych i średnich przedsiębiorstw może mieć powiązanie gospodarcze - i wymóg rejestracji - w stanach, w których nie są zarejestrowane, nawet jeśli cała ich sprzedaż jest zwolniona z podatku. Mimo to, respondenci byli ogólnie przekonani, że są świadomi i przestrzegają wszystkich obowiązujących podatków związanych z ich działalnością.
AvalaraAnkietanie mogła - i nie miała na celu - określić, czy respondenci przestrzegają czy nie
przestrzegają przepisów.Można jednak bezpiecznie założyć, że przynajmniej niektóre z ankietowanych firm powinny być zarejestrowane jako płatnicy podatku od sprzedaży w przynajmniej jednym stanie, w którym obecnie nie są. Audyt ujawniłby działalność niezgodną z przepisami, dlatego uczestnicy zostali zapytani o ich doświadczenia z audytami.
Według ankiety, 14% wszystkich uczestników doświadczyło audytu podatkowego w zakresie podatku od sprzedaży w ciągu ostatnich pięciu lat. Większość audytów (79%) została zakończona w ciągu trzech tygodni, choć niewielki odsetek przeciągnął się do pięciu miesięcy lub dłużej. Pracownicy potrzebowali średnio 35 godzin, aby nadzorować i reagować na audyt.
Pracownicy w 3 procentach firm poświęcili na audyt ponad 100 godzin, podczas gdy pracownicy w 7 procentach firm spędzili na audycie 10 lub mniej godzin.
Przedsiębiorstwa typu ESB były rzadziej poddawane audytowi niż małe i średnie firmy (9 procent w porównaniu do 19 procent). Jeśli ESB były audytowane, wydawały znacznie mniej na nadzór nad audytem niż ich większe odpowiedniki: 1 471 USD w porównaniu z 4 679 USD. Innymi słowy, audyty były o 218 procent bardziej kosztowne dla małych i średnich przedsiębiorstw niż dla firm typu ESB.
AvalaraProducenci byliProducenci byli bardziej narażeni na audyty niż sprzedawcy detaliczni i firmy programistyczne: 18 procent producentów w porównaniu z 10 procentami sprzedawców detalicznych i 4 procentami firm zajmujących się oprogramowaniem. Producenci byli również bardziej narażeni na kary po audycie, choć były one niższe niż w przypadku detalistów i firm produkujących oprogramowanie. Badanie ostrzega, że wiele wyników związanych z audytem, szczególnie w przypadku ESB, pochodzi z "wyjątkowo małych baz danych".
Co spowodowało kary związane z audytem? Przyczyny obejmują wszystko, od spóźnionych zgłoszeń po zobowiązania z tytułu podatku od użytkowania towarów i usług przez konsumentów oraz brak rejestracji w danym stanie, gdy jest ona wymagana. Jednak błędy w stawkach lub zasadach dotyczących podatku od sprzedaży oraz brakujące certyfikaty zwolnienia były dwoma głównymi powodami.
AvalaraWartozauważyć, że tylko 21 procent ankietowanych firm twierdzi, że odkłada pieniądze na wypadek kontroli. Wśród tych, które to zrobiły, wysokość budżetu rezerwowego różniła się znacznie w zależności od wielkości. Średni budżet rezerwowy dla ESB wynosił 9 790 USD; średni budżet rezerwowy dla SMB wynosił 457 638 USD.
Ponownie, badanie ostrzega, że przyczyny kar za audyt wynikają z "wyjątkowo małych rozmiarów bazowych".
Ponad jedna czwarta badanych firm (26 procent) stwierdziła, że pandemia COVID-19 zwiększyła prawdopodobieństwo zakupu nowych rozwiązań technologicznych w ciągu najbliższych 12 miesięcy.
Jest
tozgodne z wynikami ostatniego badania przeprowadzonego wśród specjalistów ds. księgowości
.Ponad 52 procent ankietowanych księgowych stwierdziło, że z powodu pandemii "nadążanie za zmianami w technologiach internetowych" jest bardzo ważne dla małych firm. A 54 procent z nich wskazało, że ich własne firmy również mogłyby skorzystać z oprogramowania opartego na chmurze. Według księgowych, "więcej automatyzacji, mniej pracy ręcznej" jest kluczem "do utrzymania konkurencyjności".
Podobnie jak wielu z nas, wielu księgowych było zmuszonych do pracy zdalnej podczas wczesnych miesięcy pandemii. I tak jak wielu z nas, wielu nadal pracuje. Technologia oparta na chmurze pozwala na bezpieczne dzielenie się informacjami z kolegami i klientami w różnych miejscach.
Nowa technologia z pewnością kosztuje, ale jak pokazuje badanie Potentiate, wiele rąk sprawia, że ręczna zgodność jest również kosztowna. Firmy płacą pracownikom za zarządzanie podatkami od sprzedaży i płacą zewnętrznym dostawcom usług za zarządzanie podatkami od sprzedaży.
Niektóre z nich płacą również kary za audyty, gdy pracownicy i zewnętrzni dostawcy usług popełniają błędy, które są na pewno popełniane, ponieważ przestrzeganie przepisów dotyczących podatku od sprzedaży wiąże się z koniecznością poruszania się po zagmatwanym labiryncie stawek, zasad i wymogów dotyczących podatku od sprzedaży w 45 stanach, plus Waszyngton, D.C. i część Alaski.
