3 kluczowe kroki w zakresie zgodności z przepisami podatkowymi dla firm w 2022 r.
Czwartek, 7 grudnia 2023
Pandemia skłoniła wiele firm do przejścia na pracowników zdalnych lub stworzenia nowych kanałów sprzedaży, partnerów biznesowych lub dostawców i dystrybutorów, z których wszystkie mogą mieć wpływ na zgodność z przepisami podatkowymi dotyczącymi sprzedaży.
Jedną z rzeczy, którą może zrobić CPA jest pomoc w przygotowaniu swoich klientów z sektora małych przedsiębiorstw na sukces w 2022 roku dzięki liście kontrolnej na koniec roku.
Jeśli Twoi klienci biznesowi mają klientów poza swoim stanem macierzystym, mogą być zobowiązani do rejestracji podatku od sprzedaży w stanach, w których mieszkają. Koniec roku to doskonały moment, aby sprawdzić, gdzie mają oni nexus, czyli powiązanie ze stanem, które pozwala temu stanowi opodatkować działalność gospodarczą.
Czy Twoi klienci są fizycznie obecni w nowych stanach? Nexus może zostać ustanowiony na kilka sposobów, w tym poprzez fizyczną obecność w danym stanie. Oprócz fizycznej obecności w danym stanie, takiej jak biuro, sklep czy magazyn, fizyczna obecność może zostać ustanowiona poprzez pracowników pracujących zdalnie w danym stanie lub poprzez przechowywanie zapasów w danym stanie.
Wiele firm rozszerzyło swoją zdalną siłę roboczą w 2020 i 2021 roku w odpowiedzi na pandemię i stanowe nakazy pozostania w domu. Rozumiejąc to, kilka stanów postanowiło nie wliczać pracowników pracujących w domu w danym stanie wyłącznie z powodu COVID-19 jako wyzwalacza nexus.
Niektóre stany pozwoliły, aby te tymczasowe zasady wygasły, podczas gdy inne zmieniły swoje zasady, aby odzwierciedlić świat z COVID-19. Jeśli masz pracowników lub korzystasz z usług kontrahentów z siedzibą w innych stanach, pamiętaj, aby sprawdzić, czy ich obecność nie spowodowała powstania obowiązku podatkowego w zakresie podatku od sprzedaży.
Posiadanie inwentarza w innym stanie może również ustanowić nexus dla firmy spoza stanu, nawet jeśli inwentarz jest przechowywany w obiekcie będącym własnością lub obsługiwanym przez marketplace facilitator. Kalifornia i Waszyngton to dwa stany, w których sprzedający na targowisku są odpowiedzialni za podatek od sprzedaży oparty na ich inwentarzu na targowisku. Mimo, że pośrednicy na targowiskach są zazwyczaj odpowiedzialni za pobieranie i odprowadzanie podatku od sprzedaży w imieniu swoich sprzedawców będących osobami trzecimi, sprzedawcy na targowiskach mogą nadal być zobowiązani do rejestracji i składania deklaracji, jak również do pobierania i odprowadzania podatku od wszelkiej sprzedaży bezpośredniej w danym stanie.
Ponadto, trudności w łańcuchu dostaw w ubiegłym roku zmusiły wiele firm do znalezienia nowych dostawców i dystrybutorów lub zgromadzenia zapasów. Nowe relacje lub przechowywanie zapasów w różnych lokalizacjach może prowadzić do nowych zobowiązań podatkowych, dlatego też należy je zweryfikować.
Czy sprzedaż dała Twojemu klientowi powiązanie ekonomiczne z nowymi stanami? W stanach, w których nie jesteś fizycznie obecny, nexus może być ustalony poprzez działalność gospodarczą. Obliczanie sprzedaży do każdego stanu na bieżąco jest zatem kluczowe.
Obecnie, Twoje i/lub transakcje mogą zapewnić Twojemu klientowi powiązanie gospodarcze w 44 stanach, Dystrykcie Kolumbii, Puerto Rico i niektórych częściach Alaski. W rzeczywistości, Missouri jest jedynym stanem z ogólnym podatkiem od sprzedaży, który nie egzekwuje obecnie zasady economic nexus - a stanie się tak od 1 stycznia 2023 roku.
Choć jest to dość prosta koncepcja, pojęcie powiązania ekonomicznego może być skomplikowane, ponieważ wszystkie stany przewidują wyjątki dla firm, których sprzedaż nie przekracza określonej kwoty, a próg powiązania ekonomicznego w każdym stanie jest inny. Niektóre progi są oparte tylko na sprzedaży, inne na sprzedaży lub transakcjach, a dwa (Connecticut i Nowy Jork) są oparte na sprzedaży i transakcjach.
Na przykład, trzeba mieć więcej niż 100 000 USD sprzedaży lub 200 transakcji, aby uruchomić powiązanie gospodarcze z Waszyngtonem, ale więcej niż 500 000 USD, aby ustanowić powiązanie gospodarcze z Kalifornią. Szczegółowe informacje na temat polityki każdego stanu w zakresie powiązań gospodarczych można znaleźć w przewodniku po przepisach dotyczących powiązań gospodarczych dla poszczególnych stanów.
Sprzedaż wliczona w próg każdego stanu również się różni. Floryda uwzględnia tylko podlegającą opodatkowaniu sprzedaż detaliczną rzeczowych dóbr osobistych dostarczanych fizycznie do stanu, więc sprzedaż zwolniona nie jest wliczana.
Natomiast próg Pensylwanii oparty jest na sprzedaży brutto produktów i usług w stanie Commonwealth - w tym sprzedaży przez agentów, przedstawicieli i filie - więc sprzedaż zwolniona musi być liczona. Tak więc, jest to możliwe dla firm zajmujących się głównie lub wyłącznie transakcjami zwolnionymi z podatku, aby ustanowić obowiązek rejestracji i składania deklaracji.
Niektóre stany wymagają od firm, aby zarejestrowały się i zaczęły pobierać podatek od sprzedaży zaraz po przekroczeniu progu powiązania ekonomicznego (tj. przy następnej sprzedaży), więc najlepszą praktyką jest regularne sprawdzanie aktywności sprzedażowej. Mimo to, koniec roku jest dobrym momentem na przeprowadzenie audytu działalności sprzedażowej. Możesz nawet odkryć, że sprzedaż Twojego klienta w danym stanie spadła poniżej progu powiązania ekonomicznego.
Kiedy już ustalisz, gdzie masz nexus, ważne jest, abyś upewnił się, że przestrzegasz wszystkich przepisów dotyczących podatku od sprzedaży i użytkowania w tych stanach. Podlegają one zmianom, więc powinny być okresowo przeglądane i oceniane.
Zmiany stawek stanowych i lokalnych podatków od sprzedaży i użytkowania następują zazwyczaj na początku miesiąca lub kwartału. Na przykład od 1 stycznia 2022 r. w Illinois i Waszyngtonie będą obowiązywały nowe stawki, a w Nevada City w Kalifornii wprowadzony zostanie nowy kod sprawozdawczy.
Stawki podatkowe dla poszczególnych produktów również podlegają zmianom. Tymczasowe zwolnienie z podatku od sprzedaży produktów higieny osobistej w Kalifornii ma wygasnąć 1 stycznia 2022 roku, podczas gdy produkty te zostaną zwolnione z podatku od sprzedaży i użytkowania w Michigan od 3 lutego 2022 roku. Maryland ma wprowadzić w życie swój nowy podatek od cyfrowych usług reklamowych 1 stycznia 2022 roku.
Lista jest dłuższa. Stawki podatku od sprzedaży, zasady i przepisy mogą się zmienić w każdej chwili w ciągu roku, często bez uprzedzenia. Niemniej jednak, koniec roku to dobry moment, aby sprawdzić, jakie zmiany szykują się w najbliższym czasie.
Upewnienie się, że wszystkie niezbędne certyfikaty, licencje i pozwolenia są aktualne jest kolejnym istotnym zadaniem na koniec roku. Chociaż niektóre z nich mogą być dobre na czas prowadzenia działalności (zakładając, że Twoja firma się nie zmieni), niektóre wygasają i muszą być regularnie odnawiane. Jak zwykle, zasady różnią się w zależności od stanu i lokalizacji.
Odnów zezwolenia i licencje na podatek od sprzedaży
. Alabama wymaga corocznego odnawiania licencji sales tax, licencji sellers use tax, uproszczonych licencji sellers use tax oraz kilku innych licencji podatkowych.Firmy muszą zweryfikować i zaktualizować informacje biznesowe co roku w listopadzie lub grudniu, po czym Departament Podatkowy Alabamy wyda nową licencję podatkową. Termin odnowienia stanowych i powiatowych licencji na prowadzenie działalności gospodarczej w Alabamie upływa wcześniej - na ogół 31 października każdego roku.
Wszystkie licencjonowane firmy muszą odnawiać swoją licencję na podatek od transakcji (TPT) w Arizonie co roku. Licencje są ważne od 1 stycznia do 31 grudnia każdego roku, a firmy, które nie odnowią licencji TPT do 1 stycznia mogą zostać ukarane.
Licencje na podatek od sprzedaży w Kolorado są dobre przez okres do dwóch lat, ale wszystkie działają na tym samym dwuletnim harmonogramie. W rezultacie wszystkie aktywne licencje na podatek od sprzedaży w Kolorado wygasną 31 grudnia 2021 roku i muszą zostać odnowione przed 1 stycznia 2022 roku - nawet licencje uzyskane w październiku 2021 roku.
Connecticut również działa w cyklu dwuletnim, jednak w przeciwieństwie do Kolorado, gdzie podatnicy muszą aktywnie odnawiać swoje licencje na podatek od sprzedaży w Kolorado, pozwolenia na podatek od sprzedaży i użytkowania w Connecticut są automatycznie odnawiane i wysyłane do każdej firmy bez żadnych kosztów, "tak długo jak twoje konto jest aktywne i w dobrej kondycji".
Connecticut Department of Revenue Services (DRS) nie odnowi zezwoleń dla firm z zaległościami podatkowymi. Co więcej, DRS karze grzywną firmy, które nie uzyskają lub nie odnowią pozwolenia na sprzedaż zgodnie z wymogami, a grzywny mogą się sumować: $250 za pierwszy dzień i $100 za wszystkie kolejne dni, kiedy dana osoba angażuje się w działalność bez pozwolenia na sprzedaż.
Certyfikat Indiana Registered Retail Merchant Certificate (RRMC) jest również ważny przez dwa lata i automatycznie aktualizowany dla firm o dobrej kondycji. Certyfikat RRMC wygasa dla firm z zaległymi zobowiązaniami podatkowymi lub brakującymi deklaracjami. Licencje dla sprzedawców w Indianie są obsługiwane przez biuro urzędnika hrabstwa.
Twoi klienci mogą potrzebować oddzielnej licencji stanowej dla każdej lokalizacji biznesowej w stanie, lub jednej licencji stanowej i oddzielnych licencji lokalnych; często oprócz pozwoleń i licencji stanowych istnieją lokalne wymagania dotyczące pozwoleń i licencji. Wymagania różnią się w zależności od stanu i lokalizacji i powinny być przeglądane co roku.
Odnów certyfikaty odsprzedaży i zwolnienia
. Podobnie jak licencje biznesowe i zezwolenia na podatek od sprzedaży, certyfikaty zwolnienia i odsprzedaży mogą wygasnąć. Na przykład, certyfikaty zwolnień Maryland dla sprzedaży detalicznej są zazwyczaj ważne przez pięć lat, a przedsiębiorcy muszą ubiegać się o ich odnowienie. Z drugiej strony, certyfikaty zwolnienia wydane dla agencji rządowych nie wygasają w Maryland.Świadectwa odsprzedaży w Arizonie są zazwyczaj ważne przez jeden rok, chociaż świadectwo zostanie uznane za przyjęte w dobrej wierze na okres do 48 miesięcy, "jeśli sprzedawca posiada dokumentację, że licencja TPT jest ważna na każdy rok kalendarzowy objęty świadectwem".
Connecticut certyfikaty odsprzedaży są generalnie dobre przez dwa lata, choć certyfikaty zwolnienia z produkcji w Nutmeg State zazwyczaj trwają trzy lata. Podobnie, certyfikaty odsprzedaży na Florydzie zazwyczaj wygasają co roku, podczas gdy certyfikaty zwolnienia z opłat generalnie wygasają po pięciu latach.
Jeśli Twój klient akceptuje certyfikaty zwolnienia lub odsprzedaży od swoich klientów, ważne jest, aby mieć system na miejscu do zatwierdzania i odnawiania ich w razie potrzeby. Automatyzacja zarządzania dokumentami zgodności może w tym pomóc.
To tylko niektóre z zadań, które powinny znaleźć się na liście kontrolnej każdej firmy na koniec roku, zwłaszcza małych firm, które mogą jeszcze nie mieć ustalonych systemów do przeglądów na koniec roku. Każda firma mająca nadzieję na ekspansję międzynarodową powinna również rozważyć globalne kwestie podatkowe, których jest wiele.
Na przykład, unijny system Import One-Stop Shop (IOSS) może przynieść korzyści firmom amerykańskim poprzez przyspieszenie odprawy celnej, usprawnienie logistyki i wiele innych. Jednakże, aby skorzystać z IOSS, sprzedawca może być zmuszony do współpracy z pośrednikiem IOSS i musi pobierać podatek od wartości dodanej (VAT) przy kasie.
Małe firmy zainteresowane sprzedażą do UE powinny zrozumieć, co pociąga za sobą IOSS przed podjęciem decyzji, czy skorzystać z tego, co oferuje. Nie będąc już częścią UE, Wielka Brytania nałożyła nowe wymagania dotyczące pobierania podatku VAT również na firmy amerykańskie.
Wielu z nas nie może się doczekać zamknięcia ksiąg za rok 2021. W tym czasie warto poświęcić trochę czasu na przejście przez powyższe kroki i zastanowić się, jak mogą zmienić się Twoje obowiązki podatkowe w 2022 roku.
