Niedziela, 17 października 2021

Czy Excel może śledzić inwentaryzację?

14 października 2021

Duże firmy i duże przedsiębiorstwa mogą czasami wydać ogromną ilość pieniędzy, aby zarządzać swoimi zapasami. Używają wielu narzędzi i oprogramowania do śledzenia i poprawy ich zarządzania zapasami. Ale teraz, masz zamiar poznać sekret, że nie wiedzą. Czy jesteś gotowy? Możesz osiągnąć swoje zarządzanie zapasami po prostu pobierając Microsoft Excel za znacznie niższą cenę! Można również korzystać z szablonów w celu poprawy procesu zarządzania zapasami, jak również!

Microsoft Excel zapewnia całkiem sporo wszystkiego, czego potrzebujesz i będziesz potrzebował, aby uzyskać swój spis w porządku. Można umieścić swoje dane i elementy na swoim inwentarzu na arkuszu kalkulacyjnym, można pozwolić Excel automatyczne obliczenia i formuły przejąć swoje trudne zadania i można nawet tworzyć ilustrowane wykresy i wykresy dla zapasów.

Śledzenie zapasów może wydawać się jako trudne zadanie i jako nudny proces. Możesz mieć rację ... jeśli nie używać programu Microsoft Excel do zarządzania zapasami. Oczywiście, to nie jest bezbłędne, doskonałe narzędzie i ma pewne ograniczenia i wady, które można znaleźć poniżej w nadchodzących rozdziałach. Ale to może być jednym z najbardziej efektywnych narzędzi, które można wykorzystać do każdego zadania, które chcesz osiągnąć, a zwłaszcza do zarządzania zapasami.

Dziś każdy żyje i pracuje w konkurencyjnym rynku. Ta konkurencyjność rozprzestrzenia się na programy do zarządzania danymi i śledzenia, jak również. Jednak Excel zapewnia najprostszy sposób, aby utworzyć arkusz kalkulacyjny, który zawiera informacje na temat elementów, które masz w inwentaryzacji.

Era obliczania lub zarządzania czymkolwiek na piórze i papierze jest prawie skończona, zwłaszcza jeśli pracujesz w sektorze finansowym. Nieważne, czy jesteś małą i nową firmą, czy masz tysiące pozycji w swoim magazynie, arkusze kalkulacyjne Excel wykonają dla Ciebie pracę. Tworzenie arkuszy kalkulacyjnych, sortowanie i filtrowanie danych, zarządzanie i organizowanie elementów oraz prezentowanie ich w sposób, jaki chcesz przedstawić.

Dzięki ponad 450 funkcjom i formułom, które automatycznie wykonują zadania za Ciebie, Excel staje się coraz bardziej efektywny i interaktywny. Mimo, że może powodować problemy od czasu do czasu, jest idealnym narzędziem i tanią opcją szczególnie dla małych firm lub świeżo powstałych przedsiębiorstw.

Teraz porozmawiajmy o niektórych funkcji i formuł w programie Excel, które mogą pomóc Ci ułatwić proces zarządzania zapasami.

Przydatne funkcje programu Microsoft Excel do zarządzania zapasami

Funkcja SUM

Funkcja SUM jest prawdopodobnie jedną z najczęściej używanych formuł w programie Microsoft Excel. Tak, to nie powinno być zaskoczeniem, że jest to również jeden z najważniejszych funkcji do zarządzania zapasami, jak również. Jego funkcją jest sumowanie i dodawanie danych z wielu komórek.

Jednym z miejsc, które mogą pomóc w poprawie zarządzania zapasami jest obliczanie przychodów. Załóżmy, że wprowadziłeś liczbę sprzedanych jednostek w jednej z komórek. I dla następnej komórki wprowadziłeś cenę jednostki. Za pomocą funkcji SUM i jej formuły przedstawionej poniżej, możesz łatwo pozwolić Excelowi automatycznie obliczyć przychód.

Wzór na funkcję SUM to:

=SUM(Ilość Jednostek*Cena Jednostki)

Być może myślisz, że możesz to osiągnąć również poprzez ręczne dodawanie komórek. Cóż, tak, możesz. Wyobraź sobie jednak, że ręcznie obliczasz przychód każdej pozycji, którą posiadasz. A teraz wyobraź sobie, że masz tysiące przedmiotów w swoim inwentarzu. Zarządzanie i wszystkie jego obliczenia mogą zamienić się w koszmar. Funkcja SUM w Excelu jest po to, aby ten proces nie stał się dla Ciebie o wiele trudniejszy i bardziej skomplikowany.

Funkcja RANK

Teraz obliczyłeś przychody swoich pozycji. Następnym krokiem jest ułożenie ich w takiej kolejności, w jakiej chcesz. Możesz uszeregować je w kolejności rosnącej lub malejącej, jak w kategoriach od najczęściej sprzedawanych przedmiotów do najmniej sprzedawanych. W tym celu możesz użyć funkcji RANK w programie Microsoft Excel.

Ponownie, wszystkie funkcje programu Excel mogą być wykonane ręcznie przez siebie. Jednak te formuły sprawiają, że można zaoszczędzić tak dużo czasu i energii. Wyobraź sobie ranking wszystkich swoich pozycji lub ich przychodów jeden po drugim. Jest to działanie i proces, który jest tylko stratą Twojego czasu. Dlatego właśnie Excel posiada funkcje takie jak RANK, aby ułatwić i przyspieszyć proces zarządzania zapasami.

Funkcja LOOKUP

W przypadku, gdy masz tysiące pozycji w swoim inwentarzu, znalezienie konkretnego może stać się trudne i czasochłonne zadanie. Czy często chcesz, że nie ma narzędzia, które może wyszukać konkretne daty, nazwy lub ogólne informacje? Cóż, Twoje życzenie się spełniło, ponieważ Excel ma swoją funkcję LOOKUP. W rzeczywistości jest to jedna z najbardziej popularnych funkcji wśród jego użytkowników.

Pochodzi z dwóch opcji, jak w: HLOOKUP i VLOOKUP. Podczas gdy HLOOKUP pozwala Ci znaleźć dowolne konkretne dane, które chcesz poziomo, VLOOKUP działa w ten sam sposób, ale pionowo. Zapewnia dokładne i częściowe dopasowanie w twoim być może złożonym katalogu przetworzonych, a czasami surowych danych.

Funkcja SORT

Ta funkcja (co nie jest zaskoczeniem) pozwala Ci sortować Twoje elementy. I oferuje szeroki zakres opcji do sortowania twojej listy elementów. Może to być od rozmiaru czcionki do jej koloru. Ponadto, może sortować swoje elementy w oparciu o ich wyniki sprzedaży, pozostałe jednostki, a nawet ich przychodów. Dostosowywanie komórek i co ważniejsze, wprowadzanie dokładnych informacji jest kluczem do osiągnięcia dokładnego sortowania dla swoich elementów.

Funkcja COUNT

Funkcja COUNT zwraca informację o liczbie komórek, które zawierają w sobie dowolny rodzaj liczby. Na przykład, masz 100 pozycji w arkuszu kalkulacyjnym i w magazynie. Jednak 60 z tych produktów jest wyprzedanych, dlatego usunąłeś dane zawierające ich ilość. Zamiast ręcznie liczyć i znajdować pozycje, które są wyprzedane, możesz po prostu wprowadzić formułę COUNT. W ten sposób, tylko poprzez zapisanie tej formuły, otrzymasz informację, że tylko 40 z tych komórek ma dane, co pokazuje, że 60 z nich zostało sprzedanych.

Funkcje MAX i MIN

Załóżmy, że masz tysiące przedmiotów w magazynie, ale chcesz wiedzieć, największe i najniższe zyski pozycji w magazynie. Możesz przewinąć myszką w dół i porównać przychody każdej z pozycji... lub możesz użyć funkcji MAX i MIN wbudowanych w program.

Tylko wpisując formułę MAX, Excel zwróci komórkę, która ma w sobie największą wartość danych. Natomiast wpisując formułę MIN, w łatwy sposób zobaczysz najmniejszą wartość komórki. Funkcje te nie tylko ułatwiają procesy zarządzania zapasami, ale także pomagają w tworzeniu analiz i raportów opartych na danych sprzedażowych Twojej firmy.

Funkcja INDIRECT

Ta funkcja programu Excel jest używana do podsumowania tekstu lub komórek danych w odniesieniu do komórek. To odniesienie działa w tym samym arkuszu, a także w różnych arkuszach w ramach różnych plików Excel. Ta formuła jest zaprojektowana do pracy szczególnie wtedy, gdy mamy do czynienia z dużą ilością danych. Możesz utworzyć odwołanie, które może podsumować wiele komórek, które zawierają dane elementów.

Wykresy przestawne i tabele przestawne

Te narzędzia przestawne są interaktywne funkcje w programie Excel, który również pomaga podsumować duże ilości danych dotyczących zapasów. Ty lub Twoja firma będzie wprowadzenie dużej ilości elementów do inwentaryzacji. Ponadto, będziesz wprowadzać nowe pozycje na bieżąco! Sortowanie, kategoryzowanie i przetwarzanie danych zajmuje dużo czasu, gdy masz dużą kolekcję zestawów danych.

Wstawiając wykresy przestawne lub tabele przestawne, możesz uzyskać podsumowania z twoich skomplikowanych i niekończących się arkuszy kalkulacyjnych. Zapewnia to również być może najbardziej potrzebny aspekt Twojego inwentarza: Wyniki.

Ograniczenia korzystania z programu Microsoft Excel do zarządzania inwentaryzacją

Microsoft Excel jest najbardziej znanym i najczęściej używanym oprogramowaniem arkusza kalkulacyjnego na całym świecie. I to jest coś, co mówi, bo od czasu jego powstania, zawsze był na szczycie programów arkuszy kalkulacyjnych. Ale bycie najlepszym nie oznacza, że program jest bez wad...

Twoja inwentaryzacja to dosłownie Twoja firma. Jest to lista wszystkiego, co posiadasz i chcesz sprzedać, aby osiągnąć zysk. Dlatego zarządzanie zapasami staje się jednym z kluczowych kroków, które musisz podjąć. W tym rozdziale, można znaleźć niektóre z ograniczeń i wad Microsoft Excel ma, jeśli chcesz go używać do zarządzania inwentaryzacji.

Edytowanie i aktualizowanie

  • Jak można mieć dość słyszenia, jedną z największych wad programu Microsoft Excel jest brak możliwości współpracy w czasie rzeczywistym. Wszystkie dane (twoje przedmioty i ogólnie inwentarz) są przechowywane w pliku Excel w trybie offline. Dane te muszą być udostępnione wśród pracowników, jeśli chcesz, aby każdy dodać swoje dane do inwentaryzacji.
  • Nawet jeśli używasz funkcji SORT i wielu innych, edytowanie i przeszukiwanie inwentarza może stać się nudne i powtarzalne konieczności.
  • Jak już wspomniano w poprzednim rozdziale, kolejność pozycji można porządkować, zmieniać i porządkować. Jednak nie można ich sortować i wymieniać według kolejności chronologicznej lub priorytetu. To sprawia, że cały proces opiera się wyłącznie na liczbach i usuwa czynniki zewnętrzne, które wpływają na inwentaryzację.
  • Status pozycji, zamówień i sprzedaży, zapasów pozycji i ilości jednostek oraz status dostawy pozycji nie są aktualizowane w czasie rzeczywistym. Zawsze musisz ręcznie aktualizować dane samodzielnie. Zamienia się to w proces polegający na przekreśleniu numeru i zapisaniu nowego na kartce papieru.
  • Jedynym sposobem, w jaki możesz udostępnić plik Excel, jest wysłanie go do swoich pracowników. Nie możesz edytować lub zmieniać danych ze swoimi pracownikami, gdy obserwujesz ich w czasie rzeczywistym. Tej funkcji brakuje w programie Microsoft Excel.

Kategoryzacja

  • Microsoft Excel ma tylko jeden, długi arkusz kalkulacyjny na plik. Ta płaska konstrukcja sprawia, że trudno jest dodawać i zmieniać dane, aby wyróżnić się spośród innych. Ma miliony komórek rozmieszczonych w wierszach i kolumnach, ma znajomy, ale staromodny wygląd, jeśli chcesz kategoryzować swoje elementy w inny sposób.
  • Pomyśl o wszystkich kategoriach, które można mieć na arkuszu kalkulacyjnym inwentaryzacji:
    • Nazwa produktu
    • Kod zakupu
    • Data zakupu
    • Data otrzymania
    • Sprzedawca
    • Jednostka Ilość
    • Ilość sprzedaży
    • Cena jednostkowa
    • Koszt Cena
    • Przychód
    • Zysk
    • Termin wysyłki
    • Szczegóły wysyłki
    • Szczegóły dotyczące klienta
    • Sprzedane produkty
    • Pozycje zatrzymane

Wyobraź sobie teraz aktualizację każdej z tych kategorii na własną rękę. Jest to absolutnie czasochłonny proces, jak również strata energii. Należy go unikać, ponieważ jest niewygodne, aby zaktualizować wszystkie te kategorie na wszystkich swoich przedmiotów.

Proces uczenia się formuł

  • Każdy kocha i używa formuł programu Microsoft Excel. Ale bądźmy szczerzy, mogą być trudne do nauczenia się i skutecznie wykorzystać czasami.
  • Excel ma tak wiele funkcji i formuł, czasami staje się skomplikowane tylko po to, aby nawet wybrać, która funkcja lub formuła chcesz użyć.

Brak kontroli jakości

  • Podczas korzystania z programu Excel, zawsze będziesz miał duże szanse na popełnienie błędów. Wynika to z faktu, że Excel nie posiada funkcji sprawdzania jakości lub kontroli jakości.
  • Błędne odczytanie, błędne obliczenia i powielanie tych samych danych będzie powszechne w arkuszach kalkulacyjnych.

Brak poprzednich wersji

  • Microsoft Excel nie oferuje żadnej historii edycji i zmian dla Twojego pliku Excel. Ktoś może uzyskać dostęp do pliku, który zawiera całą inwentaryzację firmy w nim i go zmienić. A jeśli ta osoba zastąpi Twój przeszły plik, nie zauważysz tego, chyba że będziesz go szukał.
  • Nie jesteś w stanie spojrzeć na ludzi, którzy wnieśli swój wkład, edytowali i dodawali lub usuwali dane w pliku Microsoft Excel.

Podstawowe narzędzia analityczne

  • Nawet jeśli Excel posiada pewne funkcje analizy i raportowania, to nadal są one na najbardziej podstawowym poziomie. Excel jest świetny do podstawowego przetwarzania danych, ale jeśli chcesz szczegółowych przeglądów, raportów i analiz związanych z inwentaryzacją, nie będzie to możliwe.

Microsoft Excel jest prawdopodobnie najlepszym oprogramowaniem arkusza kalkulacyjnego. I to jest również dobrym narzędziem do zarządzania zapasami, jak również. Jest to bardzo przydatne dla małych firm i nowych firm start up, ale ma również swoje ograniczenia, jak również.

Jednakże, jeśli chcesz, aby ominąć niektóre z tych ograniczeń, a jednocześnie nadal chcą obsługiwać swoje zarządzanie zapasami w programie Microsoft Excel, można użyć szablonów! Poniżej, w następnym rozdziale, można znaleźć niektóre z najbardziej przydatnych szablonów Excel w celu śledzenia zapasów.

Szablony Excela do śledzenia inwentaryzacji

Po pierwsze, spójrzmy na szablon inwentaryzacji Vend. Został on zaprojektowany specjalnie dla Ciebie, abyś mógł zaoszczędzić czas i skupić swoją energię na kształtowaniu i rozwijaniu swojej firmy. W zestawie znajdują się jasne instrukcje dotyczące instalacji i konfiguracji szablonu w programie Microsoft Excel. Możesz śledzić swój koszt sprzedanych towarów, wskaźnik obrotu zapasów, a także współczynniki konwersji. I jak to zostało wspomniane w poprzednim rozdziale powyżej, formuły mogą być mylące. Dlatego ten szablon ma wszystkie formuły pod opieką. Musisz tylko wprowadzić swoje dane, a reszta zajmie się sama. A szablon jest całkowicie darmowy w użyciu!

Dalej, można znaleźć szablon inwentaryzacji dla Excel Skills. Ten szczegółowy i kompleksowy szablon jest w cenie 24 dolarów. Może tworzyć kody zapasów dla wszystkich przedmiotów znajdujących się w inwentarzu. To również automatycznie oblicza wszystkie swoje teoretyczne salda. Oznacza to, że pokazuje, co można i nie można zrobić w przyszłości w odniesieniu do pozycji i przychodów w swoim inwentarzu. Zawiera również różne raporty analityczne związane z Twoją sprzedażą, zyskiem i pozycjami. Jego głównym celem jest śledzenie zapasów i ich wykorzystanie dla Ciebie. Jeśli nie jesteś pewien, czy go kupić, możesz pobrać wersję próbną lub zarejestrować się, aby korzystać z wersji próbnej, jak również.

Szablon inwentaryzacyjny Excel Zervant składa się z trzech różnych sekcji. Pierwsza zakładka to inwentaryzacja dzienna. W tej sekcji wprowadzasz dane dotyczące ruchów zapasów. Ta zakładka musi być aktualizowana codziennie, aby uzyskać dokładne wyniki dla wejścia i wyjścia ruchów zapasów. Druga zakładka to inwentaryzacja zapasów. Wszystko, co musisz zrobić, to wybrać okres czasu, który chcesz, aby Twoje zapasy być sprzedawane lub kupowane i wprowadź początkową ilość zapasów masz. To wszystko. Resztą działań i analiz zajmie się sam szablon. Trzecią i ostatnią zakładką jest Twoja baza danych. W tej sekcji będą przechowywane wszystkie informacje i szczegóły, które zawiera Twój magazyn. Opisy dla Twoich pozycji, ich ilość i wszystkie kody produktów będą przechowywane tutaj. Szablon inwentaryzacji Zervant jest również darmowy!

Jednym z innych szablonów Excel do śledzenia zapasów jest szablon inwentaryzacji TradeGecko. Możesz śledzić liczbę zapasów, numery sprzedaży i wiele więcej. To również robi dość przyzwoitą pracę do zarządzania zamówieniami i produktami, jak również. Ten darmowy szablon zapewnia automatycznie generowane raporty na temat sprzedaży i zysków. W związku z tym, staje się o wiele łatwiejsze, aby uświadomić sobie, co masz, ile zyskałeś i ile straciłeś.

Ostatnim szablonem Excel, który możesz znaleźć tutaj jest szablon inwentaryzacji Excel Champs. Ten szablon będzie oferować lepsze doświadczenie śledzenia, a także skuteczny system zarządzania zapasami, jak również. Wszystkie formuły, które będą potrzebne są wbudowane w szablon, dlatego program będzie wykonywać ciężką pracę dla Ciebie. Składa się z formularzy użytkownika, arkuszy danych i dodatkowych raportów dla Ciebie, aby śledzić swoje zapasy. Ma darmową wersję i płatną wersję, która zawiera dodatkowe funkcje, takie jak zarządzanie zwrotami zapasów i możliwość tworzenia faktur.

Jak korzystać z Someka's Stock & Inventory Tracker

Someka's Stock & Inventory Tracker Excel Template jest jednym z najlepszych (jeśli nie najlepszym) Excel szablon dla Ciebie, aby śledzić swoje zapasy. To sprawia, że zarządzanie przychodzących i wychodzących zapasów znacznie łatwiejsze, dzięki czemu można poprawić swoją produktywność. Ponadto, można śledzić swoje produkty i sprzedaż lepiej w celu budowania lepiej rozwiniętej strategii biznesowej.

Sam szablon składa się z trzech różnych części: Lista przedmiotów, Otrzymane i sprzedane produkty oraz Dashboard. Kiedy początkowo wprowadzasz dane swoich pozycji w zakładce Lista pozycji, możesz również wprowadzić ich szczegóły. Szczegóły te mogą zawierać takie informacje jak ich ilość, koszt i przychód. I nie będzie wiele rozwijanych menu dla Ciebie, aby dostosować i wybrać odpowiednią kategorię swoich produktów. W menu Kategoria, można wybrać, czy pozycja jest sprzęt AGD, sprzęt techniczny, itp. A w menu Produkty, można określić, co element jest w inwentaryzacji, takich jak telewizor, komputer, itp.

Znajdują się tu również trzy kolumny, w których możesz wprowadzić dodatkowe dane. Kolumna Ilość początkowa pokaże ilość elementu, który już posiadasz w swoich zapasach. Kolumna Poziom alarmowy to wskaźnik, od którego nie chciałbyś, aby któraś z pozycji była mniejsza niż. Na przykład, Poziom alarmowy większości pozycji jest 50 w szablonie trackera zapasów. Oznacza to, że można porównać liczbę początkową z poziomem alarmowym. Jeśli ilość początkowa będzie niższa niż 50, będziesz wiedział, że masz problem. Trzecią kolumną, w której można umieścić informacje, jest kolumna Uwagi. Służy ona jako kolumna "Uwagi".

Sekcja Otrzymane i sprzedane produkty będzie zawierała wszystkie dane, które umieściłeś w sekcji Lista pozycji. Możesz umieścić takie szczegóły jak data, kody produktów, a także ich ceny. Patrząc na całą listę swoich pozycji w inwentaryzacji może prowadzić firmę do lepszej sprzedaży i bardziej logiczne zakupy. Szablon zapewnia duży obraz tak, że można dostosować swoje plany finansowe, jak również, oprócz śledzenia zapasów i zapasów.

Szablon jest całkowicie darmowy i gotowy do użycia natychmiast po pobraniu! Dzięki prostemu, ale szczegółowemu projektowi i kompleksowemu ogólnemu raportowi inwentaryzacyjnemu poprawia Twój system zarządzania zapasami. Kompatybilność zarówno z Mac i Windows urządzeń i możliwość pobrania i używać go bez żadnych instalacji będzie śledzenie procesu inwentaryzacji znacznie łatwiejsze, szybsze i bardziej wydajne.