5 największych błędów podatkowych popełnianych przez małe firmy - i jak ich uniknąć

Co mają wspólnego zatrucie pokarmowe i błędy podatkowe? Zanim je zauważysz, jest już za późno.

Co roku w oczekiwaniu na sezon podatkowy rozmawiamy o tym, co firmy powinny, a czego nie powinny robić, ale zazwyczaj porady podatkowe są zbyt małe i zbyt późne. Złe nawyki powodują więcej problemów niż pojedyncze wpisy i błędy w obliczeniach. Jeśli jesteś właścicielem małej lub średniej firmy (SMB), być może będziesz musiał zmienić swoje nawyki podatkowe.

Tutaj przedstawię pięć powszechnych błędów podatkowych i wyjaśnię, jak możesz ich łatwo uniknąć.

1.Firma nie jest w stanie spłacić swoich podatków: Pracowałem z firmami, które zalegają sześć miesięcy (lub więcej) z podatkami i biorą jeszcze kolejne sześć miesięcy (lub lat), aby nadrobić zaległości i spłacić wszystkie grzywny i kary, które narosły. Choć ten błąd wydaje się łatwy do uniknięcia, często tak nie jest.

Pomyśl o małej restauracji w dużym mieście. Jeden miesiąc może być wolny, ale restauracja nadal musi płacić pensje, czynsz i zaopatrywać spiżarnie. Więc, restauracja spełnia te zobowiązania z operacyjnego przepływu gotówki, ale nie ma wystarczająco dużo funduszy na pokrycie podatków od sprzedaży i płac. Kolejne miesiące też są wolne; gromadzą się kolejne zaległe podatki i kary. Nadrobienie zaległości staje się coraz trudniejsze, nawet w dobrym miesiącu. Podobna sytuacja może mieć miejsce, gdy właściciel małej firmy przeznacza przychody ze sprzedaży z pewnej dostawy na pokrycie podatków w danym miesiącu. Jeśli śnieg opóźnia tę dostawę i płatność nie może dojść do skutku, podatki zostają niezapłacone.

Rozwiązanie: Utwórz osobne konto bankowe na podatki. W miarę generowania przychodów, automatycznie odkładaj na nie kwotę, którą będziesz musiał zapłacić w podatkach. Usuń te pieniądze z pola widzenia, aby nie kusiło Cię wykorzystanie ich na inne wydatki operacyjne. Środki będą wtedy dostępne, gdy nadejdzie dzień rozliczenia podatkowego.

2.Firma jestwinna podatki w wielu stanach, ale nie zdaje sobie z tego sprawy: W starym świecie, narażenie na podatki było dość proste. Masz pizzerię na Manhattanie, więc płacisz podatki w Nowym Jorku i stanie Nowy Jork. Po pewnym czasie Twój specjalny sos zyskuje na popularności i zaczynasz dostarczać ciepłe pizze przez tunel do Hoboken w New Jersey. Czy zdajesz sobie sprawę, że w momencie, gdy Twoja ciężarówka wyjeżdża z tunelu, narażasz swój biznes na podatek od sprzedaży w New Jersey i wymagania dotyczące składania dokumentów?

Im bardziej Twój biznes się rozwija - zwłaszcza jeśli sprzedajesz przez Internet, przyjmujesz zamówienia telefoniczne i dostarczasz produkty do swoich klientów - tym bardziej będziesz narażony na różne miejscowości z ich różnymi terminami składania deklaracji i stawkami podatkowymi.

Rozwiązanie: Moją radą jest korzystanie z oprogramowania dla podatków od sprzedaży. Im więcej możesz zautomatyzować proces, tym mniej pójdzie nie tak.

3.Wybierasz zwolnienie "Inne" - i dostajesz pytania: Jeśli twoi kupujący mówią ci, że są zwolnieni z podatków, musisz skategoryzować tę sprzedaż. Często kupujący jest zwolniony, ponieważ jest to organizacja charytatywna lub agencja rządowa, a te przypadki są łatwe do śledzenia. Czasami nie masz pewności, więc używasz catchall: "inny powód". Kiedyś było to bezpieczne pole do sprawdzenia, ale teraz skarb państwa wykorzystuje technologię do przesiewania deklaracji podatkowych i automatycznie zaznacza dziwactwa, takie jak zaznaczone pole "Inne". "Inny" jest czynnikiem wywołującym pytania uzupełniające i prośby o dokumentację uzupełniającą.

Rozwiązanie: Zalecam, aby nie używać zwolnienia "Other". Jest to czerwona flaga i zwiększa szanse na wywołanie audytu.

4.Zostaniesz skontrolowany - i nie masz nic do pokazania: Audyty są zawsze bolesne, ale złapanie w audycie bez skrupulatnych zapisów jest koszmarem. SMB są bardziej narażone na zakończenie w tej sytuacji, ponieważ mają mniej czasu i pieniędzy, aby spędzić na rachunkowości.

Rozwiązanie: Musisz założyć najgorsze i skrupulatnie udokumentować "ścieżkę audytu". Spodziewaj się, że pewnego dnia audytor będzie chciał przyjrzeć się każdej sprzedaży i zobaczyć, jak obliczyłeś podatek od sprzedaży. Obecnie zaawansowane narzędzia pozwalają audytorom łatwo przesiać wszystkie dane w poszukiwaniu dziwactw. To właśnie robią podczas audytu. Do każdego rozliczenia podatku od sprzedaży musisz zebrać dowód, że złożyłeś deklarację i zapłaciłeś właściwą kwotę, a także potrzebujesz dowodu, kiedy deklaracja została złożona i kiedy płatność została rozliczona. Zawsze żądaj Certificate of Mailing, aby wykazać, że wysłałeś zwrot w terminie. Zrób również kopię czeku i poszukaj dowodu, kiedy płatność została zaksięgowana na Twoim koncie. Twój serwis bankowy online powinien udokumentować tę datę.

Bez tej całej dokumentacji, będziesz na haku za zaległe podatki, grzywny i kary. Cokolwiek zrobisz, pomóż audytorom wykonać ich pracę. Im milszy jesteś, tym milsi będą.

5.Nie wiesz, na jakie podatki jesteś narażony: Nowe firmy zostają zaskoczone przez podatki, o których istnieniu nie wiedziały. Oprócz zwykłych podatków od osób prawnych, sprzedaży i płac, jurysdykcje mogą podnosić "specjalne" podatki. Na przykład, 39 stanów, a także Chicago i Waszyngton, DC nakładają specjalne podatki na słodkie napoje sprzedawane w sklepach spożywczych i/lub automatach. Nowy Jork słynie z tego, że nakłada 8-centowy podatek na bajgle, jeśli klient zażyczy sobie, aby były one "zmienione" (tzn. pokrojone w plastry lub z polewą).

Rozwiązanie: Ponieważ takie dziwne przykłady są powszechne, musisz się o nich dowiedzieć. Najbardziej wiarygodnym źródłem jest profesjonalny księgowy, ale można też zasięgnąć informacji w lokalnym Better Business Bureau lub na stronie internetowej stanowego departamentu dochodów. Jeśli przeglądasz formularze podatkowe na stronie internetowej według nazwy, możesz ustalić, które z nich są istotne dla Twojej firmy.

Zbyt wiele kapeluszy?
Właściciele SMB często próbują radzić sobie z księgowością bez profesjonalnej pomocy. Niestety, kiedy jedna osoba jest dyrektorem generalnym, dyrektorem operacyjnym, dyrektorem finansowym, księgowym i doradcą podatkowym tej samej firmy, błędy podatkowe są bardziej prawdopodobne. Nawet jeśli starasz się zminimalizować koszty księgowości, nadal polecam współpracę z CPA. Zaoszczędzą Ci one pieniądze w dłuższej perspektywie. Tam, gdzie to możliwe, zautomatyzuj podatki za pomocą oprogramowania. Dobre intencje nie zapobiegną ludzkim błędom - lub zatruciu pokarmowemu.

O autorze:
Jonathan Barsade jest dyrektorem generalnym firmy Exactor, która dostarcza rozwiązania pomagające firmom w przestrzeganiu podatku od sprzedaży.