Osadzanie danych z arkusza kalkulacyjnego programu Excel w prezentacji programu Power Point

Osadzanie danych z arkusza kalkulacyjnego Excel w prezentacji Power Point jest szczególnie przydatne, jeśli podstawowa prezentacja jest używana wielokrotnie i często. Osadzenie danych w prezentacji lub dokumencie pozwala na automatyczną aktualizację danych w prezentacji, gdy dane w źródłowym arkuszu kalkulacyjnym są aktualizowane.

Zakładając, że zarówno źródłowy arkusz kalkulacyjny, jak i prezentacja docelowa już istnieją i są otwarte w osobnych oknach, wykonaj poniższe kroki, aby osadzić dane:

1. Zaznacz w arkuszu kalkulacyjnym Excel zakres komórek, które chcesz skopiować.
2. Kliknij przycisk Kopiuj na pasku narzędzi lub z rozwijanego menu Edycja.
3. Kliknij w okno prezentacji Power Point, aby je uaktywnić, i wybierz slajd lub stronę notatek, na której chcesz wstawić komórki z arkusza kalkulacyjnego.
4. Wybierz polecenie Wklej Specjalnie z rozwijanego menu Edycja.
5. Pojawi się okno Wklejanie specjalne. Wybierz opcję Wklej Specjalnie. Podświetl obiekt arkusza Microsoft Office Excel. Kliknij przycisk OK.
6. Slajd prezentacji Power Point zostanie wyświetlony z wybranymi danymi w wybranym miejscu.

Powyższe instrukcje dotyczą pakietu Microsoft Office 2003, a w szczególności programów Excel 2003 i Power Point 2003.

Proces ten może być bardzo wygodny. Nie jest on jednak pozbawiony ryzyka. Jednym z najczęstszych zagrożeń jest zapomnienie, skąd pochodzą dane. Aby temu zapobiec, należy w komórce (komórkach) stanowiącej źródło danych wstawić komentarz zawierający nazwę prezentacji i ewentualnie ścieżkę dostępu do niej. Lokalizacja i ścieżka dostępu do lokalizacji źródłowej powinna być również zapisana w sekcji notatek prezentacji.

Innym częstym problemem jest to, że użyte dane opierają się na jednym lub kilku obliczeniach. Stosowanie obliczeń w arkuszach kalkulacyjnych stwarza wiele możliwości popełnienia błędu, a błędy te mogą zostać przeniesione do prezentacji bez starannego monitorowania. Jedną z metod walki z tym problemem jest zapisanie zarówno formuły wykorzystanej w arkuszu kalkulacyjnym, jak i bardziej ogólnej formuły, która nie opiera się na położeniu komórek lub podobnych danych, w części prezentacji zawierającej notatki. Ma to tę dodatkową zaletę, że formuła jest w zasięgu ręki prelegenta, gdyby była potrzebna do odpowiedzi na pytania. Ponadto, jeśli dane użyte do obliczenia wartości formuły są dostępne w innym miejscu prezentacji, może to służyć jako cenny test, który pomoże zapewnić dokładność.