Niedziela, 17 października 2021

Faktury Proforma: Znaczenie, szablony i jak je stworzyć!

13 października 2021

Co to jest faktura proforma?

Faktura proforma jest niezbędnym narzędziem do prowadzenia udanego biznesu. Jest to dokument, który jest wysyłany do klientów, którzy kupują Twoje produkty i/lub usługi, zanim sprzedaż faktycznie dojdzie do skutku.

Możesz użyć tej faktury jako kosztorysu dla swojego klienta, zanim wszystkie szczegóły sprzedaży zostaną ustalone.

Jest to rachunek za sprzedaż, zanim produkt lub usługa zostaną dostarczone klientowi:

Możesz myśleć o fakturze proforma jako o rachunku zaliczkowym, który otrzymuje klient. Z reguły zawiera ona czas wystawienia, opis tego, co klient kupuje i całkowitą opłatę.

Właściwie można ją traktować jako obietnicę sprzedawcy, że dostarczy on klientowi produkt lub usługę.

Jest to niesfinalizowane zobowiązanie pomiędzy sprzedającym a kupującym.

Jest to dokument informacyjny, a nie cele firmy:

Jak sugeruje słowo proforma, jest to tylko dokument dostarczany jako uprzejmość i w celu spełnienia minimalnych wymagań dotyczących zadowolenia klienta. Warto jednak pamiętać, że każda proforma musi mieć (tylko) charakter informacyjny.

Nie może zawierać żadnych "celów", "marzeń" czy "nadziei" związanych z Twoją firmą, przedsiębiorstwem czy życzeniami klienta. Upewnij się, że pracownicy odpowiedzialni za ten dokument są świadomi tego stwierdzenia.

Faktura proforma jest powszechnie stosowanym dokumentem w świecie biznesu. Jeśli jednak chcesz uszczegółowić i wyjaśnić cel tego dokumentu swojemu klientowi, nie krępuj się. Możesz się z nim skontaktować lub zamieścić oświadczenie, że jest to tylko dokument szacunkowy i informacyjny.

Nie jest on prawnie wiążący:

Dokumentu nie należy rejestrować ani w księgowości firmy, ani w księgowości kupującego. Jest to jednak wiążąca umowa handlowa.

Oznacza to, że dokument ten może zostać zmieniony, jeśli transakcja nie zostanie potwierdzona lub zakończona. Po podpisaniu dokumentu przez obie strony, klient musi potwierdzić, że sfinalizuje zakup. I tylko wtedy, po tym porozumieniu, można kontynuować transakcję.

Dlaczego powinieneś używać Faktury Proforma?

Uniknięcie niespodziewanych sytuacji:

Głównym celem każdej faktury proforma jest zminimalizowanie niespodzianek i ustalenie oczekiwań. Przedstawiając klientowi dokument zawierający informacje o tym, jak, kiedy i za ile zostanie sfinalizowana transakcja, unikasz wszelkich nieoczekiwanych komplikacji.

Zarówno sprzedający (Twoja firma), jak i kupujący (Twój klient) są świadomi tego, czego mogą się spodziewać po transakcji pod względem kosztów, szczegółów i terminów.

Zorganizuj się z klientami:

W dokumencie faktury proforma, proces sprzedaży jako całość jest zaprojektowany, szczegóły są ustalone. Zaprasza on również klienta do tak zaplanowanej sprzedaży, jak to tylko możliwe. Nie jest to pokwitowanie dla klienta, ani też wezwanie do zapłaty. Dla kupującego jest to jednak szczególnie ważne, ponieważ dzięki dokumentowi proforma wie on, czego może się spodziewać.

Dokument ten jest również używany dla towarów, które przechodzą przez klientów w różnych krajach, jak również. Ilość i szczegóły, takie jak waga i rozmiar towaru jest wymieniony w dokumencie. W związku z tym przejście przez kontrolę celną staje się o wiele łatwiejsze.

Innymi słowy, faktura proforma pomaga osiągnąć bezproblemowy proces dostawy.

Śledzenie importowanych towarów:

Jak wspomniano w przypadku procesu celnego, nie jest niespodzianką, że umowy proforma są również wykorzystywane w imporcie. Importowane towary i produkty, a także transakcje handlowe wykorzystują również ten rodzaj dokumentu.

Istnieje również wiele korzyści i zalet korzystania z tego dokumentu w Twojej firmie.

Jedną z kluczowych jest to, że po pierwsze, nie jest to prawnie wiążąca umowa. Korzyści z niego jest to, że ani ty jako sprzedawca, ani twój klient jako kupujący nie jest prawnie wymagane do osiągnięcia i sfinalizowania umowy. Można go uznać za dokument przed-prawny.

Ponadto, dokument ten zawiera pomocne i przydatne informacje dla klienta. Te istotne szczegóły pomóc dla obu stron, aby przyjść razem, aby zrozumieć, co mają zamiar przeprowadzić z umowy.

Pomyśl o tym jako o próbie generalnej umowy. Pomaga to rozważyć i ponownie rozważyć szczegóły umowy. Dlatego też, faktury proforma zapewniają Ci kontrolę, której potrzebujesz, aby zminimalizować i wyeliminować wszelkie potencjalne błędy.

Kiedy należy korzystać z faktury proforma?

Ten dokument nie gwarantuje, co zostanie kupione, ale określa, co może zostać kupione przez klientów. Większość dużych, małych i średnich przedsiębiorstw korzysta z faktur proforma.

Są to zarówno firmy cateringowe, jak i wydawnictwa. Chociaż ich klienci i obszar, w którym dostarczają produkty i usługi są bardzo różne, umowa, którą zawierają ze swoimi klientami jest taka sama.

Faktury proforma są również wykorzystywane w transakcjach konsygnacyjnych pomiędzy dostawcami, detalistami i sprzedawcami. W umowach tych stwierdza się, że kupujący nie płaci za nie, dopóki ich nie sprzeda lub nie osiągnie z nich zysku. Po dokonaniu sprzedaży, pierwotny sprzedawca produktów finalizuje transakcję i otrzymuje zapłatę. Takie transakcje konsygnacyjne występują głównie w sklepach detalicznych i specyficznych sklepach, które specjalizują się w sprzedaży określonego rodzaju produktów.

Przykład gospodarstwa rolnego:

Na przykład, prowadzisz firmę rolniczą. Musisz importować produkty lub nasiona, aby móc je uprawiać, sprzedawać i osiągać zyski.

Faktury proforma mogą być traktowane jako dokument potwierdzający, który może pomóc w uzyskaniu pozwolenia na import. Dzięki szczegółowemu opisowi tego, co chcesz importować i jak duże chcesz złożyć zamówienie, rząd będzie bardziej skłonny udzielić ci pozwolenia.

Ponieważ faktury proforma nie są rejestrowane na kontach. Nie musi więc ingerować w sprawy finansowe, dopóki transakcja nie zostanie sfinalizowana. To może pomóc Ci przewidzieć swoje kwartalne szacunki bez formalnego angażowania się i planowania z działem księgowym Twojej firmy lub przedsiębiorstwa.

Bez względu na to, jak duża lub mała jest Twoja firma, przejrzystość jest i zawsze będzie kluczowym elementem w handlu. Wszystko, co wiąże się z transakcją lub obrotem finansowym, wymaga uczciwości i przejrzystości. A faktury proforma starają się to osiągnąć poprzez dostarczenie niezbędnych informacji i szczegółów dla klienta. Dzięki temu wszystko jest jasne i nie ma miejsca na nieporozumienia między stronami.

Co ważniejsze, to jeszcze jeden krok do zbudowania pełnej zaufania relacji między kupującym a sprzedającym.

Różnica między fakturą handlową a fakturą proforma

Znaczenie

Rozróżnienie pomiędzy fakturą handlową a fakturą proforma może wydawać się skomplikowane. Różnica jest jednak dość prosta. Faktura proforma powinna być używana w celu stworzenia potencjalnej umowy. Z drugiej strony, faktura handlowa powinna być wystawiona, gdy sprzedaż zostanie sfinalizowana. Znaczenie dokumentu handlowego jest takie, że zamówienie zostało złożone, produkt lub usługa zostały sprzedane, obie strony doszły do porozumienia i teraz nabywca musi zapłacić należność za produkt lub usługę.

Typ

Faktura proforma jest rodzajem oferty. Oznacza to, że sprzedawca zobowiązuje się do dostarczenia określonych towarów po szacunkowej cenie w określonym terminie. Ta szacunkowa cena (oferta) może zostać zaakceptowana lub odrzucona przez nabywcę. Ze względu na to, że faktura proforma nie jest prawnie wiążąca i finansowo nieoceniona, szczegóły dokumentu mogą być zmieniane.

Faktura handlowa jest rodzajem rachunku. Jest to pokwitowanie, które nabywca musi zapłacić, ponieważ transakcja została sfinalizowana, a produkty, usługi lub towary zostały dostarczone. W przeciwieństwie do faktury proforma, która zawiera szacunkowe koszty, faktura handlowa zawiera informacje o ostatecznym i pewnym koszcie umowy. A nabywca zobowiązuje się do zapłaty należnej kwoty.

Czas wystawienia

Faktura proforma jest wystawiana zanim nabywca złoży jakiekolwiek zamówienie, a także zanim umowa zostanie sfinalizowana. Jest ona wykorzystywana jedynie jako narzędzie do dokonania sprzedaży.

Z drugiej strony, kiedy używana jest faktura handlowa, następuje to po złożeniu zamówienia. Umowa została zawarta i jedynym brakującym elementem jest zapłata od kupującego. W przeciwieństwie do dokumentu proforma, który jest narzędziem do tworzenia transakcji, faktura handlowa jest potwierdzeniem sprzedaży.

Cel

Faktura proforma pozwala kupującemu nie spieszyć się z transakcją i zdecydować, czy powinien ją kupić, czy nie. Wysyłając tylko dokument informacyjny o potencjalnej transakcji, unika się ryzyka popełnienia błędów i pomyłek w transakcji.

Celem faktury handlowej jest poinformowanie nabywcy, ile musi zapłacić za produkty i usługi. Nie jest to dokument informacyjny; jest to w rzeczywistości żądanie i prośba sprzedawcy o zapłatę wymaganą do zakupu towarów.

Zmiany w umowie

Być może największą różnicą między tymi dwoma typami dokumentów jest możliwość zmiany szczegółów umowy. Podczas gdy informacje na dokumencie faktury proforma są tymczasowe i mogą zostać zmienione przed finalizacją transakcji, faktura handlowa jest ostatecznym stanem umowy. Warunki, daty, szczegóły, a także koszt zakupu mogą ulec zmianie w dokumentach proforma, jednak faktura handlowa jest dokumentem potwierdzającym dokonanie zakupu. Wszystkie szczegóły są uzgodnione i jedyne co pozostaje to zakończyć transakcję.

Szablony dla obu rodzajów faktur

Bez względu na to, na który rodzaj faktury się zdecydowałeś, Someka ma szablon Microsoft Excel dla każdego z nich.

Szablon Faktury Proforma:

Jeśli zdecydujesz się użyć faktury proforma dla swoich przedsięwzięć biznesowych, darmowy Szablon Faktury Proforma firmy Someka jest właściwym sposobem na stworzenie tego dokumentu.

Posiada on wiele baz danych, w których możesz umieścić swoje informacje i szczegóły dotyczące Twoich klientów. Oprócz sekcji "Baza danych klientów", Someka udostępnia również "Bazę danych produktów", w której można umieścić takie szczegóły jak nazwa, kategoria i opis produktu.

Ponadto, zawsze możesz liczyć na to, że w szablonie znajdą się również dane dotyczące płatności Twoich klientów. Nie musisz zapisywać ich w aplikacji 'notatki' w telefonie lub zapisywać na kartce papieru, którą możesz zgubić.

I na koniec, ale nie najmniej ważne, szablon oferuje dwa szablony proforma w zależności od szczegółów wysyłki, które możesz chcieć dołączyć lub nie. Jeśli chcesz dodać informacje o wysyłce do dokumentu proforma, możesz wybrać "szczegółowy".

Generator faktur handlowych:

Jeśli chcesz podążać drogą faktur handlowych i sfinalizować swoje transakcje, możesz pobrać i natychmiast zacząć używać Generatora Faktur Handlowych & Szablonu Excel Tracker od Someka.

To proste, ale profesjonalne i łatwe w użyciu narzędzie jest specjalnie zaprojektowane dla tych, którzy potrzebują tego najbardziej.

Jeśli jesteś małym lub średnim przedsiębiorstwem (MŚP), odpowiedzialnym za zarządzanie fakturami w swojej firmie lub nawet jeśli jesteś nowo założonym start-upem, ten szablon Excel sprawi, że tworzenie procesu faktury handlowej będzie krótsze i znacznie łatwiejsze dla Ciebie.

Dzięki sekcjom bazy danych dla produktów lub usług, które posiadasz oraz szczegółom śledzenia wszystkich poprzednich dokumentów, ten dobrze zorganizowany szablon jest gotowy do użycia w tej chwili!

Najczęstsze błędy w fakturach

Brakujący opis produktu, usługi lub towaru

Twoi klienci chcieliby zrozumieć i chcieliby wiedzieć, co od Ciebie kupują.

Tutaj kluczem jest komunikacja.

Postaw się na miejscu kupującego i zapytaj: "Co ja bym chciał wiedzieć, gdybym kupował ten produkt?

Odpowiadając na to pytanie, wymyślisz szczegóły i niezbędne informacje, które umieścisz w opisie swojego dokumentu proforma.

Nieumieszczenie żadnej daty lub umieszczenie niewłaściwej daty

Jeśli wysyłasz fakturę proforma, data jest konieczna, ale zawsze możesz ją zmienić, rozmawiając i omawiając umowę z klientem.

Z drugiej strony, jeśli wysyłasz fakturę handlową, data musi być określona. Nabywca będzie więc zobowiązany do zapłacenia tego, co jest oczekiwane do tej daty. Niejasne szczegóły dotyczące płatności i nieokreślone daty będą prowadzić jedynie do zamieszania.

Jest to jedna z najważniejszych rzeczy, których chcesz uniknąć w umowie, porozumieniu lub transakcji.

Wysyłanie faktury z opóźnieniem

Być może myślisz, że "lepiej dla klienta jest poprosić o fakturę".

Ale w rzeczywistości stwarza to gorszą sytuację.

Twoi klienci, bez względu na to, czy są ogromnym konglomeratem czy małym lokalnym butikiem, mogą nie mieć tylko Ciebie jako sprzedawcy.

Mogą być zajęci innymi produktami, inną sprzedażą i innymi przedsięwzięciami. Mogą zapomnieć, że muszą otrzymać dokument. Ty, jako sprzedawca, masz obowiązek go wysłać. Ponadto, nie jest niegrzecznie wysłać go od razu, nawet jeśli jest to żądanie zapłaty za transakcję.

Im wcześniej wyślesz fakturę, tym wcześniej otrzymasz zapłatę. Nie zapominaj o tym!

Błędy w szczegółach

Błędy zawsze się zdarzają i będą się zdarzać, niezależnie od powagi i profesjonalizmu danej pracy.

Jednak popełnianie błędów i ich niepoprawianie może sprawić, że będziesz wydawał się leniwy i nieprofesjonalny.

Czytanie, redagowanie i sprawdzanie każdego, nawet najmniejszego szczegółu, jest kluczowe zwłaszcza w przypadku dużych transakcji dotyczących dużych pieniędzy.

Szczególnie, popełnienie błędów w szczegółach klienta może czasami być przyczyną zerwania umowy. Podwójne sprawdzanie wszystkiego, aż do sekundy wysłania umowy jest ostatecznym reduktorem ryzyka.

Wprowadzanie nieoczekiwanych opłat lub zmiana kosztów

W każdym biznesie, umowie lub porozumieniu dotyczącym pieniędzy nie ma miejsca na niespodzianki.

Oczywiście, faktury proforma podają jedynie szacunkową cenę za sprzedawany produkt lub usługę. Nie ma nic złego ani nieprofesjonalnego w zmianie jej kosztu lub dostosowaniu opłat za wysyłkę.

Jednak w przypadku faktury handlowej, nie można umieszczać na dokumencie żadnych dodatkowych opłat. Każdy koszt lub opłata musi być dokładnie taka sama, jak ta, którą uzgodniłeś z klientem.

Każda niewymieniona zmiana w umowie (nawet jeśli jest to proforma) może spowodować, że stracisz klienta.

Jak stworzyć własną fakturę proforma?

Stworzenie faktury proforma wymaga czasu i uwagi. Jeśli więc zastosujesz się do poniższych podstawowych kroków, skrócisz czas badania faktur i sposobów ich tworzenia.

Uzgodnij cenę

To nie powinno być zaskoczeniem. Jest to pierwszy i być może najważniejszy krok w tym wszystkim.

Cała transakcja opiera się na otrzymaniu zapłaty od kupującego. Tak więc pierwszym krokiem, który musisz podjąć, jest podanie ceny tego, co sprzedajesz. Klient może uznać, że cena jest wysoka.

Nie martw się, masz dużo czasu na dyskusję i rozważenie nowych opcji z klientem. Możesz również wysłać wiele dokumentów proforma, ze zmianą ceny i dodatkowych kosztów. Jednak najważniejszym wnioskiem, do którego dojdziesz Ty i klient, jest uzgodnienie ceny (i dodatkowych opłat).

Określ format faktury

Jak wspomniano w tym wpisie na blogu w poprzednich rozdziałach, faktury mogą być różnego rodzaju. Skomunikuj się z klientem i wyraźnie zaznacz na dokumencie, jaką fakturę wysyłasz, czy jest to faktura proforma czy faktura handlowa.

Wyszczególnij pozycję(i)

Czasami może się zdarzyć, że nie sprzedajesz tylko jednego produktu lub usługi. Transakcja może być oparta na wielu towarach. Dlatego musisz pamiętać, aby wyszczególnić wszystkie sprzedawane towary osobno i w przejrzysty sposób przedstawić ich cenę i koszty.

Zdecyduj się na walutę

Jeśli dokonujesz transakcji na całym świecie, ważne jest, aby uzgodnić walutę z klientem. Staraj się unikać przeliczania walut, ponieważ w momencie finalizacji transakcji każda z walut może być warta więcej lub mniej.

Podpisz się datą

Niektóre faktury mają charakter handlowy, a niektóre są prawnie wiążące. Dlatego ważne jest, abyś zawsze umieszczał datę zawarcia umowy. A jeśli chcesz sfinalizować transakcję i zakończyć zakup, osoba odpowiedzialna za transakcję musi również dodać swój podpis na dokumencie.

Poniżej znajdziesz niezbędne i ważne informacje oraz szczegóły, które powinieneś zawrzeć w swoim dokumencie:

Nagłówek faktury: Zawsze należy mieć wyraźny nagłówek określający rodzaj faktury.

Numer faktury: Każda faktura ma swój unikalny numer. Umieszczając tę informację, obie strony będą mogły później odnaleźć i zlokalizować dokument.

Data faktury: Uwzględnij datę utworzenia i wysłania faktury. Nie zapomnij również dodać daty wygaśnięcia umowy.

Podatek, koszty wysyłki i cena dla każdej pozycji: Wszelkie obowiązujące stawki podatkowe, sumy częściowe przed opodatkowaniem i odliczeniami, szczegóły dotyczące kosztów wysyłki i dokładna cena dla każdego elementu powinny być uwzględnione.

Szczegóły dotyczące sprzedawcy i kupującego: Obie strony muszą zawierać osiągalne informacje kontaktowe.

Szczegóły pakietu: Liczba produktów, szczegóły takie jak objętość, waga i rozmiar oraz zawartość w środku będą pomocne w całym procesie wysyłki.

Szczegóły przesyłki: Nie zapomnij o metodzie wysyłki, dacie wysyłki (jeśli to możliwe, dacie przybycia) i pełnym adresie obu stron.

Suma: Ważne jest, aby uwzględnić ceny, koszty i podatek, jednak całkowita kwota należna kupującemu do zapłaty, jeśli transakcja zostanie sfinalizowana, powinna być również wyszczególniona.

Rozpocznij pracę nad swoją fakturą proforma już teraz!

Najlepszym programem do tworzenia faktur proforma jest Microsoft Excel. Każda firma, niezależnie od jej wielkości, używa Excela. Wszyscy są do niego przyzwyczajeni, więc nie ma żadnej krzywej uczenia się! Ponadto, jeśli pobierzesz i utworzysz swoją fakturę za pomocą szablonów Someka dla Excela, będziesz tworzyć profesjonalne dokumenty, ponownie, niezależnie od wielkości Twojej firmy!

Szczegółowość i łatwość wypełniania szablonu oraz kompatybilność z systemami Mac i Windows to wystarczające powody, aby rozpocząć pracę nad własną fakturą proforma! Jeśli jednak nadal masz wątpliwości, sprawdź cenę szablonu. Tak jest, w przeciwieństwie do drogich konkurentów online i ich trudnego do nauczenia się oprogramowania, Someka's Proforma Invoice Template jest darmowy! Wszystko, czego potrzebujesz, to pobrać i natychmiast zacząć używać go w Excelu!