4-stopniowa instrukcja podatkowa dla nowych przedsiębiorców

Istnieją dwa rodzaje przedsiębiorców: ci, którzy ignorują podatki, i ci, którzy mają obsesję na ich punkcie. Oba podejścia w końcu przynoszą odwrotne skutki, ale na szczęście istnieje złoty środek, który skieruje Twoją nową firmę na właściwą drogę.

Grupa "a kogo to obchodzi?" nie widzi sensu w przejmowaniu się podatkami, skoro nie ma żadnych przychodów, żadnych pracowników i żadnego pojęcia o tym, czy jej firma przetrwa. Ich zdaniem najpierw się rozwijajmy, a potem zajmiemy się podatkami. Wkrótce przedsiębiorcy ci będą musieli zapłacić zaległe podatki i kary z własnej kieszeni.

Druga grupa przesadnie myśli o podatkach i w konsekwencji paraliżuje swoją działalność. Boją się popełnić błąd, więc próbują zająć się każdą możliwą sytuacją związaną z dochodami. Podatki stają się tak absorbujące, a koszty tak wygórowane, że firma nigdy nie staje się rentowna.

Aby uchronić Cię przed jedną z tych skrajności, poniżej przedstawiamy czteroetapowy âplaybookâ dla przedsiębiorców â zestaw pytań, które pozwolą Ci poznać przepisy podatkowe, którymi musisz się zająć, a jednocześnie nie doprowadzą Cię do szaleństwa. Nie zastąpi to profesjonalnego księgowego i oprogramowania podatkowego. Zilustruje on jednak, o czym należy pamiętać i dlaczego.

1. Gdzie prowadzisz działalność? To pytanie jest zwodniczo skomplikowane, ponieważ nexus â czyli "wystarczająca fizyczna obecność" wymagana przez jurysdykcję do opodatkowania działalności gospodarczej â może być osiągnięty na wiele różnych sposobów. Państwa stają się innowacyjne i agresywne w interpretowaniu tego terminu, a wszystko to w jednym celu - poszerzenia swojego zasięgu, aby uzyskać więcej podatków.

Standardowa interpretacja pojęcia nexus jest taka, że niezależnie od tego, gdzie znajduje się Twoje fizyczne biuro (biura), będziesz płacić podatki w tym stanie. Jednak wiele innych jurysdykcji może wymagać od Ciebie płacenia podatków.

Na przykład, jeśli wysyłasz towary do ludzi, czy wynajmujesz lub posiadasz magazyn? A może korzystasz z usług takich jak Fulfillment by Amazon? Jeśli jesteś właścicielem towarów w magazynie, prowadzisz działalność gospodarczą w jurysdykcji, w której znajduje się magazyn. Dlatego należy się zarejestrować, aby płacić tam podatki. Jeśli jednak towar jest własnością dystrybutora, możesz nie podlegać lokalnym podatkom.

Czy masz zespół sprzedaży? Jeśli Twoja firma ma siedzibę w Filadelfii, ale zatrudniasz sprzedawców w Kalifornii, to prowadzisz działalność w Kalifornii â nawet jeśli ci sprzedawcy rzeczywiście pracują w domu, a nie w biurze firmy. Kalifornia będzie wymagać od Ciebie płacenia podatków od sprzedaży w tym stanie.

Czy niektórzy z Twoich pracowników dojeżdżają do pracy poza granice stanu? Jeśli masz pracowników, którzy mieszkają w New Jersey i dojeżdżają do biura w Filadelfii, masz nexus w New Jersey.

Czy przekraczasz granice stanów i hrabstw samochodem dostawczym? Czy prowadzisz firmę w Connecticut, ale reklamujesz się w Massachusetts, po drugiej stronie granicy? Lokalizacja decyduje o tym, jakim przepisom podatkowym podlegasz, co prowadzi nas do następnego kroku.

2. Jakie podatki muszę płacić? Teraz, gdy wiemy już, gdzie należy płacić podatki, należy ustalić, jakie podatki są pobierane w poszczególnych jurysdykcjach. Aby nie dać się zaskoczyć, należy skontaktować się ze stanowymi, powiatowymi i miejskimi organami podatkowymi w celu uzyskania informacji na temat podatków specjalnych.

Załóżmy, że jesteś obecny w Sikeston, Missouri, więc planujesz płacić podatek stanowy Missouri. Sikeston posiada specjalny podatek o nazwie âNorth Main/Malone Transportation Development District Tax’, ale stan Missouri go nie uznaje. Jeśli więc zadzwoniłbyś do Departamentu Podatkowego Missouri, nie wiedziałby on o tym podatku. Jeśli zajrzałbyś do deklaracji podatkowej stanu Missouri, której zwykle używasz do zgłaszania podatków lokalnych, nie znalazłbyś tego podatku.

Jest też wiele innych dziwacznych podatków. W Alabamie âPlaying cards containing not more than fifty-four (54) cards are taxed at $0.10 per deck â according to their Department of Revenue. W Kalifornii alkohol jest opodatkowany stawką 3,30 dolara za galon, chyba że zawiera więcej niż 50 procent alkoholu, wtedy podatek wynosi 6,60 dolara za galon. Nowy Jork dolicza 8 centów podatku do bajgli, jeśli klient zamówi je w "zmienionej formie" (tzn. pokrojone w plastry lub z polewą).

Poza standardowymi podatkami â płacowymi, stanowymi, federalnymi i Social Security â trzeba kontaktować się z urzędami podatkowymi hrabstw i miast, aby dowiedzieć się o tych niejasnych podatkach.

3. Jak jest zorganizowana moja działalność? W zależności od tego, czy sprzedajesz towary, wynajmujesz sprzęt, sprzedajesz usługi, czy łączysz towary i usługi, Twoje obowiązki podatkowe ulegną zmianie.

Jako przykład posłużmy się firmą zajmującą się naprawą klimatyzacji. Jeśli naprawiasz klimatyzatory, świadczysz usługę. Jeśli dostarczasz filtry do klimatyzacji, możesz zajmować się sprzedażą filtrów, w zależności od tego, jak skonstruujesz umowy serwisowe. Jeśli oferujesz jedną cenę, która obejmuje wszystkie potrzebne komponenty, takie jak filtry, prawdopodobnie nie jesteś zobowiązany do zapłaty podatku od sprzedaży. Jeśli sprzedajesz filtry jako osobne pozycje, wówczas każdy filtr podlega opodatkowaniu podatkiem od sprzedaży.

Jeśli sprzedajesz usługi i komponenty w pakiecie, niekoniecznie unikasz podatków. Zamiast płacić podatek od sprzedaży, płacisz podatek od użytkowania, ponieważ zakupiłeś elementy do zapasów.

4. Co sprzedaję? Po określeniu struktury firmy należy zastanowić się nad sprzedawanymi produktami. Jakby nie było to wystarczająco zagmatwane, różne towary mogą być opodatkowane w różny sposób w poszczególnych stanach.

Załóżmy, że masz miejsce prowadzenia działalności w Teksasie i sprzedajesz oprogramowanie. Jeśli ktoś w Teksasie ściągnął i aktywował oprogramowanie, zapłaciłby jedną stawkę podatkową. Jeśli jednak ta sama osoba kupi to samo oprogramowanie i zostanie ono wysłane na płycie DVD, będzie ono uważane za dostarczony towar materialny, a zatem będzie opodatkowane w inny sposób.

Connecticut również wprowadza takie rozróżnienia. Stan ten opodatkowuje "oprogramowanie skanowane lub wstępnie napisane" stawką 6 procent, podczas gdy oprogramowanie na zamówienie jest opodatkowane tylko stawką 1 procent. Zasadniczo każdy âtangible personal propertyâ otrzymuje wyższą stawkę podatkową, podczas gdy cyfrowe âusługiâ otrzymują niższą stawkę.

Nie da się tego wszystkiego uniknąć
Zakładając firmę, nie da się uniknąć skomplikowanego, zagmatwanego i chaotycznego amerykańskiego systemu podatkowego. Dobra wiadomość jest taka, że a) bystrzy księgowi mogą uchronić Cię przed opisanymi przeze mnie błędami, a b) oprogramowanie może obecnie zautomatyzować wszystkie najbardziej skomplikowane elementy zgodności z przepisami podatkowymi.

Ten poradnik pomoże Ci zadawać właściwe pytania podczas poszukiwania pomocy u specjalistów podatkowych i dostawców oprogramowania. Jeśli śledzenie przepisów podatkowych nie jest Twoją ulubioną czynnością, nie próbuj nosić tej czapki. Skorzystaj z pomocy.

O autorze:
Jonathan Barsade jest dyrektorem generalnym firmy Exactor, która dostarcza rozwiązania pomagające firmom w przestrzeganiu przepisów dotyczących podatku od sprzedaży.

Powiązane artykuły:

5 największych błędów podatkowych popełnianych przez małe firmy â i jak ich uniknąć5
usług, których potrzebują małe firmy, aby uniknąć kłopotów związanych z podatkiem od sprzedaży