Niedziela, 17 października 2021

Matryca Eisenhowera: Jak ustalać priorytety zadań i zwiększać produktywność?

9 września 2021

Bądźmy szczerzy, w dzisiejszym świecie, każdy jest zajęty. Każdy jest zajęty pracą, domem lub innymi zadaniami. I dla każdego człowieka, jest trochę dużo do zrobienia. Osoba, która chce śledzić każde zadanie lub działanie, które podejmują będzie włączyć się do planowania i planowania. Że osoba, która chce być produktywne i twórcze w swoich dążeniach będzie nieuchronnie wykorzystać korzyści i funkcje listy rzeczy do zrobienia.

Listy rzeczy do zrobienia są bardzo ważne i mogą pomóc zaplanować swoje codzienne życie. Te listy również pomóc w celu nie przegapić ważne wydarzenie lub zadanie w swoim życiu. Podczas gdy oszczędzasz czas i miejsce w swoim umyśle, możesz również śledzić wszystko, co masz do zrobienia na co dzień, co tydzień lub co miesiąc.

Jednak tylko zapisywanie zadań, które masz do zrobienia na liście i skreślanie ich w miarę ich realizacji może nie wystarczyć. Możesz ułożyć listę i posortować te zadania chronologicznie. Lub bardziej efektywnie, możesz wybrać listę opartą na priorytetyzacji. I właśnie wtedy Matryca Eisenhowera będzie najlepszym narzędziem do wykorzystania.

Czym jest macierz Eisenhowera?

Matryca Eisenhowera lub znana również jako Matryca Pilne-Imperatywne jest listą, która pomoże Ci ustalić priorytety Twoich zadań i zwiększyć Twoją produktywność. Sortuje ona Twoje zadania w oparciu o ich pilność, ważność i efekt.

Jest to bardzo ważne narzędzie w dzisiejszym świecie, gdzie każdy spieszy się, aby śledzić swoje zobowiązania. Niektóre z jego zalet to zarządzanie czasem i samoocena. Tworząc listę swoich obowiązków w oparciu o ich pilność i ważność, możesz zorganizować i zarządzać swoim czasem odpowiednio. W związku z tym, można stworzyć swój harmonogram i zorganizować go. Możesz poświęcić niezbędny czas i energię na swoje pilne i ważne zadania, a nie zawracać sobie głowę marnowaniem czasu i uwagi na te niepilne i nieważne.

Jaki zadanie jest "warty robić" w twój życiu?

Samoocena przychodzi od ciebie patrzeć i organizować twój rozkład opierający się na skutek na twój życiu. Bycie zorganizowanym i wstępnie zaplanowanym sprawia, że stajesz się bardziej świadomy własnych zadań, a także własnych możliwości realizacji tych zadań. W dodatku, jeżeli coś tak jak nagły wypadek nadchodzi, ty uczysz się dopasowywać to w twój rozkładu bez jakaś problemu. Uświadamiając sobie i zapisując swoje szczegółowe pilne i niepilne wydarzenia, tworząc Matrycę Eisenhowera dla siebie, sprawisz, że staniesz się bardziej produktywny i wydajny.

Możesz stworzyć dwie listy: Jedną do zadań osobistych, a drugą do działań biznesowych. Rozdzielenie tych list pomoże Ci skupić się w równym stopniu na rodzinie, przyjaciołach i ogólnych sprawach społecznych, jak i na pracy. W ten sposób nie poświęcisz jednego na rzecz drugiego, będziesz mógł je posortować i wyszczególnić w oparciu o ich ważność i kontynuować ich realizację jednocześnie.

Twoja Matryca Eisenhowera będzie zawierać cztery sekcje dla różnych typów zadań, których szczegółowe opisy znajdziesz poniżej. Te kategorie lub kwadranty to:

  • Pilne i ważne zadania (Do First lub po prostu Do List)
  • Nie pilne, ale ważne zadania (Lista Decyduj lub Planuj)
  • Pilne, ale nie ważne zadania (Lista Deleguj)
  • Nie pilne i jednocześnie nie ważne zadania (Lista Usuń, Wyeliminuj lub Nie Rób)

Zadania o najwyższym priorytecie (lista Do List)

Pierwsza kategoria (lub kwadrant) to zadania typu "Do First" lub prościej "Do". Są to pilne i ważne zadania, które powinny być wykonane tak szybko jak to możliwe. Ponieważ są to zadania o najwyższym priorytecie w Twojej Matrycy Eisenhowera. Te zadania muszą wymagać Twojej pełnej i natychmiastowej uwagi. Są to zadania, których nie możesz odkładać na jutro, muszą być wykonane tego samego dnia, w którym zostały umieszczone na liście Matrycy Eisenhowera.

Lista ta będzie często zawierała zadania, których termin wykonania jest nieprzekraczalny, sytuacje awaryjne i zadania, których nie można odkładać na później. Poniżej znajdziesz kilka prywatnych, osobistych i biznesowych przykładów dla listy "Do".

  • Praca domowa lub praca, której termin wykonania jest ściśle określony
  • Ważne spotkania
  • Nagłe wypadki rodzinne
  • Nieoczekiwani goście
  • Pomoc w przypadku klęsk żywiołowych lub ochrona przed ich skutkami

Te sytuacje należą do Twojej listy "Do". Jeśli się pojawią, trzeba się nimi zająć bez względu na to, gdzie się jest i co się robi. Są to sytuacje kryzysowe i awaryjne oraz zdarzenia, które, jeśli nie zostaną załatwione natychmiast lub właściwie, mogą doprowadzić do szkody lub uszkodzenia Twoich długoterminowych planów, kariery, zdrowia i Twojej przyszłości.

Nie pilne, ale ważne zadania (Lista Decyzyjna)

W tej kategorii znajdują się zadania o drugim najwyższym priorytecie. W tym kwadrancie znajdują się zadania, które są ważne, ale nie muszą być wykonane natychmiast. Zadania należące do tej kategorii możesz wpisać do swojego tygodniowego, miesięcznego lub rocznego planera lub kalendarza. Ze względu na to, że są one ważne, ale nie pilne, są to głównie zadania długoterminowe, cele i osiągnięcia.

Najczęściej dotyczą one życia towarzyskiego z przyjaciółmi i innych relacji, dbania o siebie i samodoskonalenia. Poniżej znajdziesz kilka przykładów dla tej drugiej kategorii, którą jest lista "Decyduj":

  • Komunikacja osobista
  • Trening i ćwiczenia
  • Utrata wagi
  • Cele związane z awansem zawodowym
  • Długoterminowe cele zdrowotne
  • Długoterminowe cele zawodowe
  • Wydarzenia z rodziną lub przyjaciółmi (uroczystości, rocznice, itp.)

Te sytuacje należą do Twojej listy "Decyduj". Należy o nich zadecydować i zaplanować, kiedy powinny być wykonane i osiągnięte. Mogą nie być pilne, ale niezależnie od ich pilności i nagłości, są nadal ważne dla twojego życia i przyszłości.

Pilne, ale nie ważne zadania (lista delegowania)

Trzecia lista o najwyższym priorytecie to zadania, które zawierają mniej ważne zadania niż poprzednie kategorie; są one jednak pilne. Można na nie spojrzeć jak na znaczące obowiązki, które nie przyczynią się do realizacji Twoich celów lub nie pomogą Ci w rozwoju osobistym lub zawodowym.

Zadania te mogą obejmować planowanie wywiadów lub spotkań oraz drobne sprawy dotyczące Twojego domu lub miejsca pracy. Poniżej znajdziesz kilka przykładów z listy "Deleguj":

  • Umawianie wywiadów lub spotkań
  • Umawianie spotkań
  • Zakupy
  • Płacenie rachunków
  • Sprzątanie
  • Naprawy

Zadania te są ważne, ale nie pilne, dlatego można je oddelegować do wykonania komuś innemu niż Ty. Dlatego zadania z tej kategorii są używane głównie w miejscach pracy, gdzie pracuje się w zespole oraz w domu z partnerem lub rodziną.

Zadania nie pilne i nie ważne (usuń listę)

Do tej listy należą zadania o najniższym poziomie priorytetu. Te zadania są tak nisko na liście priorytetów, że lepiej będzie, jeśli zostaną całkowicie usunięte z twojego harmonogramu. Są to zadania, które nie przyczyniają się do żadnej z Twoich prac, relacji, celów czy marzeń. Będą marnować twój czas, zabijać twoją produktywność i zajmować inne ważne i pilne zadania, które musisz zrobić.

Pomyśl o jakiejkolwiek sytuacji, działaniu lub zadaniu, które jest przerwą w twoim życiu. Teraz, te zadania nie są ani pilne, ani ważne, dlatego nie powinny być wykonywane i marnować czas na.

Są to zadania, które odciągają cię od ważnych sytuacji w twoim życiu. Oczywiście, każdy musi się zrelaksować i oczyścić swój umysł z pracy lub zajęć domowych. Ale pamiętaj, że te zadania powinny być umieszczone jako najniższy priorytet. A jeśli możesz bez nich żyć lub ich wpływ na twoje życie nie będzie negatywny, jeśli ich nie wykonasz, zawsze skorzystaj z opcji usunięcia ich z Matrycy Eisenhowera.

Dlaczego Matryca Eisenhowera nazywa się Matrycą Eisenhowera?

Sama matryca nosi nazwę po 34. prezydencie Stanów Zjednoczonych Ameryki Północnej Dwight D. Eisenhower. Urodził się on w 1890 roku i zmarł w 1969 roku. Był generałem armii amerykańskiej, a później, podczas II wojny światowej służył w armii Stanów Zjednoczonych.

W tamtych czasach był jednym z czołowych umysłów, który prowadził i nadzorował inwazję w Normandii podczas II Wojny Światowej. Po II wojnie światowej wystartował w wyścigu prezydenckim w 1948 roku, ale nie udało mu się zdobyć nominacji republikańskiej.

Później został rektorem Uniwersytetu Columbia. Następnie został Naczelnym Dowódcą NATO. W 1952 r. ponownie stanął do wyścigu prezydenckiego. I z dużą przewagą wygrał tytuł prezydenta Stanów Zjednoczonych. Pełnił funkcję prezydenta przez dwie kadencje od 1953 do 1961 roku.

Od polityki zagranicznej po wyścig kosmiczny, zawsze był odpowiedzialny za zarządzanie i realizację trudnych zadań. Wymyślił Metodę Eisenhowera, aby każdego dnia przesuwać i rozdzielać swoją uwagę. Jego zasady ustalania priorytetów, planowania, delegowania i eliminowania zadań są stosowane do dziś. Bez względu na to, jakie było jego stanowisko pracy lub tytuł, zawsze dążył do osiągnięcia swoich celów i bycia produktywnym każdego dnia swojego życia.

Zalety i wady tworzenia macierzy Eisenhowera

Jak każde narzędzie, którego używasz, tak i macierz Eisenhowera ma pewne zalety i wady. Zalety tworzenia Matrycy Eisenhowera są następujące:

  • Łatwo stajesz się ekspertem w dziedzinie zarządzania swoim czasem.
  • Sprawia, że zadajesz sobie pytanie, czy niektóre zadania i działania są warte Twojego czasu.
  • Sprawia, że oceniasz i analizujesz siebie i swoje zadania.
  • Poza zarządzaniem czasem, pomaga Ci również go oszczędzać.

Wadami Matrycy Eisenhowera mogą być:

  • Podczas gdy wymieniasz swoje zadania w oparciu o ich pilność i ważność, pomija to prostotę i złożoność twoich zadań.
  • Niektóre z pilnych spraw są zbyt pilne, aby zapisać je na liście.
  • Pisanie, organizowanie i sprawdzanie listy Matrycy Eisenhowera na co dzień może być męczące.
  • Możesz być przytłoczony zadaniami na swojej liście.
  • Uaktualnianie listy może stać się bezproduktywne i czasochłonne.

Jak stworzyć własną Macierz Eisenhowera w programie Microsoft Excel?

Microsoft Excel może być najlepszym oprogramowaniem do stworzenia własnej macierzy Eisenhowera. Ponieważ Excel jest narzędziem, które każdy zna i używa. Dlatego nie będzie żadnej krzywej uczenia się, kiedy usiądziesz do tworzenia swojej listy.

Ma ponad 400 funkcji, aby pomóc Ci uczynić swoją listę bardziej reprezentatywną i pomocną. Jest to również najbardziej znany i najczęściej używany program arkuszy kalkulacyjnych na całym świecie. Jedną z jego największych zalet jest to, że bezproblemowo współpracuje z szablonami innych firm.

Ten szablon matrycy Eisenhowera jest ramowym arkuszem kalkulacyjnym, w którym możesz stworzyć swoją matrycę Eisenhowera. Jego sekcja danych jest bardzo łatwa do wypełnienia. Jedyne co musisz zrobić to wypisać swoje zadania i wybrać czy są one pilne czy ważne. Wybierając tylko "Tak" lub "Nie" w kategoriach pilności i ważności zadania, Twoje zadania automatycznie znajdą swoje miejsce. Zostaną one przeniesione do jednej z czterech kategorii: Wykonaj, Podejmij decyzję, Deleguj lub Usuń. Możesz aktualizować swoją listę rzeczy do zrobienia, zaznaczając te, które już wykonałeś. A wiesz, co jest najlepszą częścią tego szablonu? Jest on całkowicie darmowy! Tak, w przeciwieństwie do swoich konkurentów online i innych narzędzi Matrycy Eisenhowera, jest on darmowy do pobrania i natychmiastowego rozpoczęcia korzystania z niego w Microsoft Excel!

Inne szablony Someka dla Ciebie!

Istnieją inne szablony Someka, które warto rozważyć, jeśli chcesz skupić się na zarządzaniu i priorytetyzacji swoich zadań:

  • Szablon Value-Complexity Matrix jest podobny do Matrycy Eisenhowera. Różnica polega na tym, że ten szablon oblicza wartość i złożoność Twoich zadań i umieszcza je w tabeli. Pomyśl o tym jako o innej wersji Macierzy Eisenhowera. Szablon Matrycy Złożoności Wartości jest również darmowy!
  • Jeśli potrzebujesz kalendarza, możesz skorzystać z naszego darmowego szablonu kalendarza w Excelu. Jeśli zdecydujesz się użyć go jako kalendarza cyfrowego, możesz. A jeśli zdecydujesz się wydrukować jego profesjonalny projekt i umieścić go na swoim biurku w miejscu pracy lub w domu, możesz to zrobić również!
  • Jednym z szablonów listy rzeczy do zrobienia, które mamy jest podstawowy, ale szczegółowy. Ten darmowy szablon Excel został zaprojektowany tak, aby pokazać Ci liczbę zadań, które masz na co dzień, tygodniowo i miesięcznie. Posiada on również niesamowitą sekcję statusu zadań, ilustrowaną wizualnymi wykresami postępu.

SŁOWA KOŃCOWE

Jest kilka wskazówek, o których możesz pamiętać tworząc swoją Matrycę Eisenhowera. Jedną z nich jest ciągłe robienie list rzeczy do zrobienia. Jeśli obawiasz się, że będziesz chciał wskoczyć w szczegółową Matrycę Eisenhowera, przedtem możesz tworzyć codzienne listy rzeczy do zrobienia jako praktykę. Pomoże ci to zrelaksować pamięć i będziesz mógł nadać priorytety zadaniom, które chcesz umieścić na liście.

Postaraj się zaplanować swoje jutro. Oznacza to, że możesz aktualizować, dodawać lub usuwać zadania ze swojej listy Matrycy Eisenhowera poprzedniego wieczoru. Zawsze możesz sprawdzić i ocenić swoje zadania po przebudzeniu się wcześnie rano.

Jedną z ważnych wskazówek, którą powinieneś rozważyć, jest decyzja o ustaleniu priorytetów swoich zadań. Zawsze powinieneś być głównym motorem wszystkich swoich zadań i działań. Nie pozwól, aby inni zarządzali, organizowali i zmieniali priorytety Twojej Matrycy Eisenhowera.