Jak uniknąć naruszeń przepisów dotyczących wynagrodzeń i pracy

Księgowi, którzy pracują jako dyrektorzy finansowi w małych firmach lub mają takie firmy jako klientów, mogą zostać zmuszeni do pełnienia funkcji faktycznych menedżerów ds. płac. To sprawia, że stykają się z oszałamiającym wachlarzem przepisów dotyczących wynagrodzeń i pracy. I choć księgowi nie mogą zastąpić prawnika doświadczonego w tych kwestiach, pewna znajomość podstaw może pomóc im pomóc swoim firmom uniknąć poważnych błędów. Federalne i stanowe egzekwowanie przepisów jest surowe, a grzywny mogą być ogromne - odrobina wiedzy może pomóc firmom w utrzymaniu się na dobrej drodze.

AccountingWEB rozmawiał niedawno z Nicholasem Fortuną, Esq., założycielem i partnerem zarządzającym kancelarii prawnej Allyn & Fortuna LLP w Nowym Jorku. Głównym aktem prawnym wpływającym na zasady wynagradzania jest ustawa o uczciwych standardach pracy z 1938 r. (Fair Labor Standards Act), powiedział Fortuna, choć na przestrzeni lat została ona w znacznym stopniu zmieniona przez inne przepisy, takie jak ustawa o urlopach rodzinnych i medycznych (Family and Medical Leave Act). Obejmuje ona na przykład kwestie nadgodzin, obszar pełen potencjalnych naruszeń.

O nadgodzinach dla pracowników godzinowych było głośno w związku z ostatnimi propozycjami prezydenta Obamy. (Więcej na ten temat poniżej.) Podkreśliły one zamieszanie w tym obszarze. Zasadniczo, pracownicy godzinowi są uprawnieni do wynagrodzenia za nadgodziny w wymiarze półtora etatu po 40 godzinach - 44 godzinach, jeśli są pracownikami mieszkaniowymi", ale istnieją szczegółowe zasady, powiedział Fortuna. "I można mieć z nimi wiele kłopotów".

Na przykład, FLSA wymienia kategorie pracowników, którzy są zwolnieni z wymogów dotyczących nadgodzin, wyjaśnił Fortuna. Pracownicy ci są zwolnieni, jeśli należą do jednej z tych kategorii - takich jak kierownicy lub specjaliści - i zarabiają co najmniej 455 USD tygodniowo. Jeśli pracownik nie należy do żadnej z wymienionych kategorii, nie ma znaczenia, ile zarabia, nadgodziny są wymagane zgodnie z ustawą. (Więcej szczegółów można znaleźć w Departamencie Pracy).

"Ponadto, nie myśl, że możesz wziąć pracownika godzinowego i powiedzieć 'psiakrew - jesteś menadżerem. Teraz pracuj 60 godzin w tym tygodniu bez wynagrodzenia za nadgodziny". To wpędzi cię w kłopoty". Inną pułapką jest udawanie, że pracownik jest tak naprawdę niezależnym wykonawcą, aby otrzymać wynagrodzenie na formularzu 1099, a nie jako pracownik W-2. Księgowi powinni zapoznać się z wytycznymi IRS w tej kwestii. Ale Fortuna podsumowuje to zgrabnie: "Jeśli nadzorujesz kogoś, kto wykonuje pracę w twoim zakładzie, nie jest on niezależnym wykonawcą".

Restauracje "notorycznie" naruszają przepisy, powiedział Fortuna, więc księgowi z klientami gastronomicznymi i pracodawcy powinni zachować szczególną ostrożność. Niektóre z pułapek - które mogą wystąpić również w innych branżach - obejmują niewłaściwe średnie. Nie można pracować z pracownikiem 60 godzin w jednym tygodniu, 20 godzin w następnym i nazywać tego średnią 40 godzin. Nie można też być "zwolnionym kierownikiem", jeśli zarządza się jedynie maszyną do smażenia frytek.

Podobnie jest w sklepach detalicznych: zbyt często sprzedawcy pracujący na godziny stają się "asystentami kierowników", aby uniknąć płacenia za nadgodziny, nawet jeśli nie mają prawdziwych uprawnień kierowniczych.

Gratyfikacje są również przedmiotem nadużyć. Chociaż niektórzy pracownicy wynagradzani napiwkami, tacy jak kelnerzy, mogą otrzymywać niższą płacę minimalną, jeśli pracodawca zatrudni ich nawet w niepełnym wymiarze godzin na stanowiskach bez napiwków, może to stanowić problem: jedna z sieci restauracji została za to ukarana wielomilionową grzywną.

Inną branżą, która często jest narażona na problemy, są start-upy technologiczne. Fortuna powiedział, że są one jednymi z "największych przestępców". Uważają, że każdy powinien pracować 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, mówiąc pracownikom: "Och, dostaniesz część biznesu, jeśli zdobędziemy fundusze". To jest w porządku dla partnerów, ale nie dla szeregowych pracowników.

Fortuna wskazał, że powagi naruszeń nie można wyolbrzymiać. Grzywny mogą sięgać tysięcy dolarów na pracownika, powiedział, a sądy są bardzo pobłażliwe w dopuszczaniu pozwów zbiorowych w sporach dotyczących wynagrodzeń i nadgodzin.

Co proponuje Obama

Prezydent wyraźnie zamierza rozszerzyć liczbę pracowników objętych przepisami dotyczącymi nadgodzin, powiedział Fortuna. Wśród propozycji, przedstawionych w New York Times, jest podniesienie pułapu 455 USD i zmiany w definicjach, które mogą doprowadzić do tego, że znacznie więcej pracowników będzie uprawnionych do pobierania wynagrodzenia za nadgodziny. W artykule zacytowano ekonomistę Jareda Bernsteina, który powiedział, że zwiększenie kosztów nadgodzin dla pracodawców zachęciłoby ich do zatrudniania większej liczby osób pracujących mniej godzin, zamiast intensywnej pracy małej grupy.

A to, jak powiedział Fortuna, było kluczowym motywem wprowadzenia FLSA w 1938 roku.

Tymczasem stany już przejęły inicjatywę. Jak zauważono w Times, w Kalifornii pracodawca musi płacić nadgodziny każdemu pracownikowi zarabiającemu mniej niż 640 USD, a ostatnie przepisy podniosły ten próg do 800 USD w 2016 roku. W Nowym Jorku próg ten wynosi 600 USD, a w planach jest podniesienie go do 675 USD.