Niedziela, 17 października 2021

Czy Excel może być używany do księgowości?

17 września 2021

Dynamiczny sektor technologiczny oraz ciągle i niestrudzenie zmieniający się świat zmusza każdego do korzystania z narzędzi niezbędnych do osiągnięcia sukcesu. A w księgowości, narzędziem, które doprowadzi Cię do sukcesu jest Microsoft Excel.

Microsoft Excel staje się najlepszym przyjacielem każdego księgowego, jeśli jest wykorzystywany w pełni swoich możliwości.

Każdy profesjonalista i ekspert finansowy używa programu Microsoft Excel od momentu jego powstania. Przed Microsoft Excel, działy księgowości i analitycy w tych działach spędzić godziny na godziny obliczania każdego rachunku i sprawozdania finansowego. Robiono to albo ręcznie (czyli za pomocą długopisu, papieru i kalkulatora), albo za pomocą jednego z pierwszych komputerów na rynku. Teraz jednak obliczanie ciężkich algorytmów, przetwarzanie dużych ilości danych i tworzenie arkuszy kalkulacyjnych zajmie Ci tylko kilka minut.

Poza działami księgowości, prawie każde biuro korzysta z Excela. Marketing, kadry, zarządzanie, dziś prawie każdy komputer w biurze ma na swoim monitorze otwarty Microsoft Excel. Nawet jeśli nie pracujesz w biurze lub nawet jeśli nie pracujesz w ogóle, używałeś Microsoft Excel w pewnym momencie swojego życia. Ale jeśli pracujesz w firmie księgowej lub w dziale finansowym w dużej firmie, na pewno używałeś i nadal używasz Microsoft Excel codziennie.

Dlaczego Excel jest ważny dla księgowości?

Na każdym stanowisku związanym z księgowością, narzędzia, których będziesz używał najczęściej to wykresy, tabele i arkusze kalkulacyjne. Ponad połowa firm w USA i Kanadzie używa programu Microsoft Excel do prowadzenia księgowości. Konkretnie, w budżetowaniu i planowaniu, 54% małych, średnich i dużych firm w Stanach Zjednoczonych używa Microsoft Excel. I to spektrum sięga od nowych firm z rocznym przychodem mniejszym niż 25 milionów dolarów do gigantycznych konglomeratów w swoich dziedzinach z rocznym przychodem 5 miliardów dolarów lub więcej. Odsetek ten wzrasta do 56% w Kanadzie, Microsoft Excel przewodzi innym narzędziom w budżetowaniu i planowaniu. (Robert Half, 2019).

Teraz, jeśli zastanawiasz się, dlaczego większość Ameryki Północnej decyduje się na korzystanie z programu Microsoft Excel w swoich działach księgowości, spójrzmy na niektóre z korzyści, jakie zapewnia Excel:

Proste, ale szczegółowe formatowanie

Microsoft Excel sprawia, że proces obsługi dużej ilości danych w odniesieniu do raportów finansowych jest łatwym zadaniem. Osiąga to dzięki prostemu wyglądowi oraz łatwym do nauczenia się i trudnym do zapomnienia funkcjom. A mimo to, nadal jest bardzo szczegółowy i posiada wiele różnych typów wykresów, diagramów i szablonów. Możesz również pobrać i zacząć używać szablony innych firm dla księgowości i finansów, które możesz obejrzeć na końcu tego wpisu.

Organizacja danych

To, w jaki sposób zaprezentujesz swoje dane, zależy wyłącznie od Ciebie. Poprzez wykresy, diagramy i tabele, możesz wprowadzić swoje dane i pozostawić je Excelowi do przetworzenia. Możesz łączyć i porównywać powiązane dane dotyczące informacji finansowych, które umieszczasz w swoich arkuszach kalkulacyjnych. Ponadto, zawsze możesz śledzić, jak dane finansowe firmy zmieniały się na przestrzeni lat i zobaczyć kontrast pomiędzy różnymi zestawami danych w Twojej firmie lub porównać je z zestawami danych innych firm.

Analiza ilościowa

Analitycy finansowi zdecydowali się korzystać z programu Microsoft Excel ze względu na jego przydatne funkcje w odniesieniu do zarządzania ryzykiem finansowym i śledzenia inwestycji, jak również. W zasadzie prawie każde działanie związane z konsekwencjami finansowymi może być wykonane w Excelu.

Dominacja na rynku

Jak udokumentowano w raporcie Robert Half, ponad połowa biur zlokalizowanych w Ameryce Północnej korzysta z programu Microsoft Excel. Nie jest to monopol na rynku oprogramowania arkuszy kalkulacyjnych, Excel wciąż ma swoich konkurentów. Jednak te procenty pokazują, że nawet jeśli jest to wyścig, Microsoft Excel wygrywa i dominuje na tym rynku. Bo jest wszędzie! Większość analiz finansowych przeprowadzanych przez ekspertów i pracowników w działach księgowości i finansów różnych firm jest wykonywana w Excelu. Księgowi, konsultanci i menedżerowie wykonują te same czynności i realizują ten sam proces. Pobierają dane ze swoich systemów w celu stworzenia arkuszy kalkulacyjnych, wykresów i diagramów w programie Microsoft Excel.

Brak krzywej uczenia się

Jeśli zaczynasz nawet jako stażysta w dziale księgowości lub firmie, jeszcze zanim zaczniesz tam pracować, będziesz co najmniej zaznajomiony z Microsoft Excel. Dziś, w ciągle rozwijającym się świecie, Excel wraz z innymi aplikacjami pakietu Microsoft Office jest nauczany w szkołach, a przede wszystkim używany na uniwersytetach. Nawet jeśli nigdy w życiu nie otworzyłeś programu Excel (co jest wyjątkiem), to i tak załapiesz jego istotę i wykonasz podstawowe czynności w ciągu kilku minut. Ponieważ w porównaniu z innymi narzędziami i programami arkuszy kalkulacyjnych jest o wiele łatwiejszy do nauczenia się, używania i poznania.

Tańszy i bardziej rozbudowany

Bez względu na to, czy korzystasz z urządzenia z systemem Windows, czy Mac, za program Excel z pakietem Microsoft 365 zapłacisz tyle samo. Ponadto, w przeciwieństwie do swoich konkurentów, jest on znacznie tańszy. Tańsze narzędzie arkusza kalkulacyjnego nie oznacza jednak, że jest mniej szczegółowe i mniej funkcjonalne od tych bardziej rozbudowanych. Wręcz przeciwnie, Microsoft Excel jest jednym z najtańszych, a zarazem jednym z najbardziej (być może najbardziej) wszechstronnych programów do obsługi arkuszy kalkulacyjnych na rynku.

VBA i makra

Dzięki swojemu językowi programowania VBA (Visual Basic for Applications), Excel oferuje również pewien rodzaj zautomatyzowanych działań. Odpowiednie "makro" stworzy własne wnioski, obliczenia i wyniki za pomocą jednego kliknięcia przycisku. Za pomocą makr można również zautomatyzować procesy wprowadzania danych lub tworzenia zbiorów danych.

Których funkcji lub formuł konta używają najczęściej?

Excel posiada prawie 400 funkcji. Księgowi lub osoby zajmujące się księgowością używają większości z nich podczas tworzenia wykresów i diagramów lub wprowadzania i przetwarzania danych finansowych. Jednak niektóre z nich są kluczowe i być może są najczęściej używane przez ludzi w działach finansowych. Są to:

Analiza "co-jeśli

Funkcja ta pomaga oszacować i przewidzieć wyniki finansowe potencjalnej zmiany. Dostosowując i zmieniając wprowadzone dane, można przetestować nowe wyniki i rezultaty. Pomyśl o tym jako o funkcji "prób i błędów" w programie Microsoft Excel. Jest ona najczęściej używana do śledzenia przepływów pieniężnych, wynagrodzeń, przychodów i oczywiście strat. To narzędzie zarządzania pozwala zobaczyć, jaki może być wynik, jeśli zmienisz czynnik w formule, którą wprowadziłeś. Jeśli chcesz skorzystać z tej funkcji w programie Excel, wystarczy, że przejdziesz do menu Dane znajdującego się powyżej na pasku narzędzi.

Wykresy i tabele przestawne

Tabele i wykresy przestawne to interaktywne narzędzie, które pomaga podsumować dużą ilość danych, które wprowadziłeś do Excela. Duże firmy mogą mieć ogromny zbiór surowych i nieprzetworzonych danych i zajęłoby Ci dużo czasu sortowanie, kategoryzowanie i używanie do tworzenia wykresów. A poza tym, nowe informacje zawsze będą się pojawiać! Dlatego też, wstawiając wykresy przestawne lub tabele przestawne, możesz łatwo zebrać wyniki i podsumowania dużych ilości skomplikowanych danych finansowych. Funkcja ta nie jest jednak dostępna w wersjach programu Excel dla komputerów Mac.

Arkusze prognozy

Arkusze prognozy wykorzystują przeszłe trendy danych i przeszłe ogólne dane finansowe do przewidywania nowych. Informacje finansowe, które wprowadzisz, zostaną przetworzone i porównane z przeszłymi trendami i danymi w celu stworzenia wizualnej reprezentacji tego, co może nastąpić w przyszłości. Arkusze te mogą pokazać, jak Twoja firma może być dotknięta w przyszłości z nadchodzącymi trendami danych. Osiąga się to poprzez przetwarzanie przeszłych raportów i porównywanie danych z nimi.

IF, SUM i LOOKUP

Podobnie jak analiza "co jeśli", funkcjonalność zestawień IF jest jedną z najczęściej używanych i najbardziej użytecznych w księgowości. Jeśli masz pytanie "jeśli" w odniesieniu do tego, co robisz finansowo, możesz uzyskać odpowiedzi i opcje, gdy umieścisz wymagane dane w programie Microsoft Excel. Działa on również z obliczeniami, jak również.

Zanim Excel został stworzony, księgowi i eksperci finansowi mieszkali na kalkulatorach. Obliczali wszystko jeden po drugim i zajęłoby im to bardzo dużo czasu, aby dodać i rozwiązać wszystko. Potem musieliby jeszcze zapisywać je na kartkach papieru długopisem lub używać bardzo powolnych urządzeń komputerowych do obsługi danych. Jednak dzięki funkcji SUM w programie Microsoft Excel, zaznaczając wszystkie dane, które chcesz zsumować i wybierając funkcję SUM, wszystko zostanie wykonane w ciągu zaledwie sekundy. Dzięki temu oszczędzasz czas i energię, które możesz przeznaczyć na inne zadania, które musisz wykonać.

Czy często używasz narzędzia 'Znajdź' w swoich programach? Tak? Teraz pomyśl o funkcji, która może znaleźć dane powiązane z wybranymi przez Ciebie informacjami. Funkcja LOOKUP osiąga to w programie Microsoft Excel. Ma ona dwie różne możliwości wyboru HLOOKUP i VLOOKUP. Poziomy i pionowy LOOKUP udaje się znaleźć dokładne lub częściowe dopasowania nawet w złożonym zbiorze przetworzonych danych.

Darmowe szablony Microsoft Excel dla księgowości i finansów

Someka udostępnia liczne darmowe szablony Excel, które pozwolą Ci osiągnąć to, co chcesz osiągnąć w księgowości i finansach. Są one specjalnie zaprojektowane dla ekspertów finansowych, księgowych i profesjonalistów w tej dziedzinie.

Kalkulator płac

Ten darmowy szablon Excel oferuje właścicielom małych, średnich i dużych firm lub menedżerom śledzenie wynagrodzeń i wypłat swoich pracowników. Jeśli zastanawiasz się, jak można korzystać z kalkulatora płac bez obliczania opłat podatkowych, dodatków i potrąceń w nim, nie zastanawiaj się więcej! Ponieważ ten kalkulator płac ma oddzielną sekcję tylko do obliczania podatków. Możesz nawet dostosować przepisy podatkowe w zależności od kraju, a reszta zostanie obliczona przez sam szablon. I to nie ma znaczenia, ilu pracowników masz; Kalkulator płac Excel szablon obsługuje tyle, ile firma ma. Ponadto, różne opcje raportowania, takie jak wykresy przestawne i tabele, które zostały wymienione w poprzednim rozdziale jako jeden z najbardziej używanych funkcji w programie Microsoft Excel.

Szablon bilansu

Jeśli chcesz stworzyć bilans finansowy w odniesieniu do swojego działu lub firmy, Someka oferuje bezpłatny Bilans Excel Szablon dla Ciebie, aby to zrobić. Jego profesjonalny wygląd, a jednocześnie łatwe w użyciu funkcje pomogą pokazać ludziom w księgowości i finansach trendy, znaleźć problemy w swoich rachunkach lub raportach finansowych i prognozować przyszły rozwój lub straty. Jak każdy szablon Someka, działa on zarówno na urządzeniach z systemem Windows, jak i Mac. Posiada również szczegółowy dashboard wypełniony wykresami w celu obliczenia wskaźników finansowych. Wskaźniki te obejmują bieżący, zadłużenie i stosunek zadłużenia do kapitału własnego. Pokazuje również kwotę kapitału obrotowego dla tych wykresów finansowych.

Szablon rachunku zysków i strat

Ten darmowy szablon składa się z dwóch głównych sekcji: Tablica rozdzielcza zysków i strat oraz baza danych. Tablica zysków i strat pokazuje roczny zysk firmy, roczne zestawienia strat i przychodów, całkowite wydatki i wykres dochodów dla biznesu. Ten niezbędny szablon dla ekspertów w dziedzinie rachunkowości i finansów ma również pulpit do wypełniania danych o dochodach. Możesz wprowadzić i obliczyć dochód, dodatkowe wydatki i podatek związany z Twoją firmą lub przedsiębiorstwem. Może być również używany jako szablon sprawozdania finansowego z jego funkcjami i jest zawsze gotowy do druku.

Szablon zestawienia przepływów pieniężnych

Szablon rachunku przepływów pieniężnych pomaga zobaczyć przyszłe i potencjalne przepływy pieniężne. Oferuje on kluczowy wgląd w rentowność firmy w przyszłych okresach. Ocenia również kondycję finansową firmy, zapewniając jednocześnie tablicę rozdzielczą ze szczegółowymi wykresami i diagramami. Poprzez kompilację i wprowadzanie operacyjnych, inwestycyjnych i finansowych transakcji gotówkowych, zobaczysz, w jakiej sytuacji Twoja firma lub przedsiębiorstwo może być w przyszłości. Można by pomyśleć, że będzie drogi z jego profesjonalnym wyglądem i wszechstronnymi funkcjami; jednak, jak każdy szablon Excel od Someka na tej liście, jest darmowy!

Szablony faktur

Jeśli chcesz tworzyć faktury dla swoich klientów, Someka oferuje Ci wiele darmowych szablonów Excel. Dzięki szablonowi Faktury możesz tworzyć proste i bezpośrednie faktury. Zawiera on również stawkę podatkową i sekcję rabatów z płatnościami i opłatami.

Jeśli chcesz śledzić swoje faktury, Someka ma dla Ciebie narzędzie Invoice Tracker. Jego konstrukcja dostosowana specjalnie dla małych firm zapewnia daty, nazwy klientów, kwoty, podatki i rabaty, aby łatwo śledzić różne faktury. Ponadto, oferuje porównanie średniej miesięcznej płatności z wydajnością.

Innym szablonem faktury, którego możesz użyć jest Proforma Invoice Template. Ten darmowy dokument faktury proforma ma pięć różnych sekcji, w których można tworzyć i wysyłać faktury proforma. Posiada dwie bazy danych z bazą klientów i bazą produktów. Posiada również sekcję tylko dla szczegółów płatności. Wybór faktury oferuje prosty szablon faktury w celu szybkiego wypełnienia i wysłania faktury. A także szczegółową sekcję faktur, aby poświęcić czas i szczegółowo wprowadzić wszystkie dane dla twojego klienta.